Учетные регистры, их классификация

После проверки, таксировки и бухгалтерской обработки документов их данные должны быть зарегистрированы и отражены в определенной последовательности, сгруппировав хозяйственные операции по их экономическому содержанию. Такая регистрация осуществляется в специальных учетных таблицах, называемых учетными регистрами или регистрами бухгалтерского учета.

Учетные регистры представляют собой совокупность специально разграфленных таблиц, приспособленных для регистрации и группировки хозяйственных операций по счетам бухгалтерского учета. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах называется учетной регистрацией.

В организации применяется большое количество разнообразных учетных регистров. Их можно классифицировать по ряду признаков: по внешнему виду; по назначению (видам записей); по степени обобщения информации; по строению и форме графления и другим признакам.

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, карточки и сводные листы, а также электронные таблицы (при использовании средств вычислительной техники).

По назначению (видам записей) учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

По степени обобщения информации учетные регистры делятся на синтетические (главная книга), аналитические (ведомости книги карточки) и комбинированные.

По строению и форме графления регистры бухгалтерского учета подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, количественные, количественно-суммовые, контокоррентные (для учета расчетов - дебетовый оборот, кредитовый оборот, даты), шахматные.

Выбор того или иного способа заполнения учетных регистров зависит от целого ряда условий: применяемой и формы учета, отраслевой принадлежности организации и т.д.

Все записи в учетных регистрах классифицируются по следующим признакам: систематизации, характеру записи, изображению, числу экземпляров и способу заполнения.

По систематизации учетные записи делят на: хронологические, систематические и синхронистические.

По характеру выделяют униграфические и диграфические записи

По изображению различают четыре варианта записи:

1. Формульный – при этом варианте указывают только корреспондирующие счета.

2. Структурный – запись хозяйственных операций производится схематично на счетах.

3. Графический- запись иллюстрирует только логическую связь между счетами.

4. Матричный- запись осуществляется один раз, но она связывает сумму одновременно с двум корреспондирующими счетами.

По числу экземпляров различают одноразовые, многоразовые (копировальные) записи.

По способу заполнения записи хозяйственных операций могут быть ручные и машинные.

 В условиях использования ЭВМ в качестве учетных регистров выступают внутримашинные (электронные) и внемашинные (обычные бумажные) регистры.

Во  внутримашинных учетных регистрах накапливаются, группируются в нужных аспектах данные о хозяйственных операциях и формируются необходимые показатели.

Внемашинные учетные регистры формируются на основе внутримашинных регистрах и являются регистрами обобщающего сводного аналитического и синтетического учета.

Ошибки в учетных записях. Способы их выявления и исправления

При регистрации и обобщении информации в системе бухгалтерского учета могут возникать ошибки. Они могут быть классифицированы по следующим признакам:

- отсутствие записи данных какого-либо документа, отражение этого документа в учете дважды;

- указание неверной корреспонденции счетов;

- неправленое отражение сумм операций на счетах;

- неверный подсчет итогов и т.д.

Известны следующие приемы выявления ошибок: повторная сверка записей в учетных регистрах с информацией в первичных документах; сверка итогов оборотных ведомостей аналитического и синтетического учета; сверка итогов по экономическому содержанию; встречная проверка и др. Запуск контрольных программ на ЭВМ применяется при полностью или частично автоматизированной системе обработки учетной информации.

 Обнаруженные ошибки могут быть исправлены корректурным способом, способы дополнительной бухгалтерской проводки, сторнировочным способом («красное сторно»).

1 - Сущность  корректурного  способа сводится к тому, что обнаруженную в регистре неправильную запись зачеркивают тонкой чертой, чтобы при необходимости ее можно было прочесть. Затем рядом или сверху делают правильную запись и оговорку «Исправлено», ставят дату, фамилию и подпись лица, внесшего исправление.

Этот способ может применяться и в первичных документах, но подписи на этом исправлении должны поставить все лица, его подписавшие.

2 - Способ дополнительной проводки (записи) применяется тогда, когда бухгалтерская проводка составлена на сумму, меньшую, чем это следует из первичного документа. В таких случаях старую запись оставляют без изменения, я рядом на свободной строке (поле) дают дополнительную запись на недостающую сумму.

3 - Исправление способом «красного сторно» производится тогда, когда вся ранее произведенная запись была ошибочной (неправильная корреспонденция счетов, отсутствие документа, повторная запись операции и т.д.). Составленная неправильная запись повторяется, но только красными чернилами. При подсчете итогов суммы, записанные красными чернилами, вычитаются, чем и ликвидируется ранее сделанная неправильная запись. После этого производится правильная запись обыкновенными чернилами.

Формы бухгалтерского учета, их сущность и историческое развитие

Для того чтобы правильно организовать бухгалтерский учет в организации, нужно выбрать наиболее оптимальную форму его ведения. В настоящее время организации самостоятельно имеют право выбрать форму бухгалтерского учета в соответствии со своей учетной политикой.

Для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете используют различные регистры. Формы этих регистров, порядок и последовательность записи в них, а также технические средства учета весьма разнообразны. Определенное сочетание применяемых в бухгалтерском учете регистров хронологического и синтетического учета, порядок ведения синтетического и аналитического учета, определенные связи между учетными регистрами, способ и техника осуществления учетных записей – все это определяет форму ведения бухгалтерского учета.

Под формой бухгалтерского учета следует понимать определенную структуру и порядок сочетания различных видов учетных регистров, последовательности и способы производства учетных записей в них.

В настоящее время в Республики Беларусь применяются в основном следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная, журнал- главная, журнально-ордерная, упрощенная, автоматизированная (форма учета с применением компьютерных технологий).