Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов. Организация документооборота

Основное содержание бухгалтерских документов составляют признаки и показатели, подтверждающие факт хозяйственной деятельности, которые называют реквизитами.

Бухгалтерские документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции;

• личные подписи должностных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В зависимости от особенностей совершаемых хозяйственных операций, кроме перечисленных реквизитов, бухгалтерские документы могут содержать и другие реквизиты, расширяющие первичную информацию об операции. Например, номера расчетных счетов в банке, пункты отправления и назначения продукции, показатели качества и др.

Для удобства оформления и последующей обработки реквизиты в документах располагают в различной последовательности, которая определяет форму документа.

К бухгалтерским документам предъявляются следующие определенные требования по их оформлению, обеспечивающие их юридическую полноценность. Записи в первичные документы производят чернилами, пастой шариковой или гелиевых ручек, их заполняют в ручную или при помощи вычислительных и пишущих машин. Неоговоренные исправления и подчистки в бухгалтерских документах не допускаются. В денежных документах (кассовых и банковских) вообще не может быть исправлений.

Юридическая доказательность и значение бухгалтерских документов обеспечивается их правильным оформлением; полнотой зарегистрированных данных о хозяйственных операциях; подтверждением лиц, ответственных за проведение операции; сохранением документов в течение установленных сроков.

Путь движения документа от момента составления до сдачи в архив называется документооборотом.

Правила документооборота и технологии обработки учетной информации отражаются в составе принятой организацией учетной политики. Для рациональной организации документооборота на предприятии должен быть разработан план-график документооборота предприятия, который утверждается приказом руководителя. Он является обязательным для всех работников, связанных с оформлением документов. В плане-графике указывается: название каждой формы документа и его назначение, сроки сдачи в бухгалтерию, записи в учетные регистры и другие данные. Контроль за соблюдением исполнителями графика осуществляет главный бухгалтер организации.

Поступающие в организацию документы подлежат формальной, арифметической проверке и проверке по существу.

Формальная проверка документов заключается в установлении правильности оформления документов путем проверки полноты заполнения всех необходимых реквизитов, наличия подписи лиц, ответственных за совершение операций, своевременности заполнения и т.д.

Арифметическая проверка проводится для определения правильности арифметических подсчетов (путем подсчета итогов, проверки правильности осуществления расчетных процедур и т.п.).

Проверка по существу заключается в установлении законности и экономической целесообразности совершенной хозяйственной операции.

Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы и, следовательно, не могут служить основанием для записи в бухгалтерском учете. Поэтому учетный работник возвращает их для исправления или задерживает до выяснения.

Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей обработке в бухгалтерии организации. Обработка документов начинается с таксировки.

Таксировка - это оценка натуральных показателей в денежном (стоимостном) выражении.

После таксировки документы подвергаются группировке. Группировку проводят по однородности содержания хозяйственных операций, а также отдельно по поступлению (приходу) и расходу материальных ценностей, денежных средств. Группировка документов производится в сводных группировочных (накопительных) ведомостях таким образом, чтобы получить необходимые данные для составления бухгалтерских проводок.

Затем производится контировка документов. Контировка документов представляет собой указание корреспонденции между счетами по отражению каждой хозяйственной операции. Ведется она различными способами.

В основном корреспондирующие счета по хозяйственным операциям проставляются на бланках первичных документов, которые имеют для этих целей специальные графы. Для сокращения учетных записей корреспондирующие счета могут проставляться и в сводных регистрах (ведомостях).

После контировки документов, оформленные операции отражаются на счетах синтетического и аналитического учета.

Порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета зависит от формы бухгалтерского учета.

После отражения данных бухгалтерских документов в учетных регистрах на счетах бухгалтерского учета, их подбирают в хронологическом порядке, подшивают в папки или переплетают и сдают в архив.

Сроки хранения отдельных документов в архиве устанавливаются нормативными документами. Ответственность за сохранность документов в архиве несут руководитель и главный бухгалтер организации.

Для придания документации юридической силы, они должны быть составлены с соблюдением правил, изложенных в законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и в других нормативных документах.

С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Роль документов важна в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью, осуществления контрольно-аналитических функций.

Особое значение приобретают документы при осуществлении контроля за соблюдением государственной дисциплины, за законностью совершаемых операций.