Эволюция управленческих функций.

Функции менеджмента — это виды управленческой деятельности, которые обеспечивают формирование способов влияния на деятельность организации. Управленческие процессы на предприятии происходят на основе функционального распределения. Суть управленческой деятельности на всех уровнях управления обеспечивают функции менеджмента.

На сегодняшний день к функциям менеджмента относится :

-планирование, текущее планирование, оперативное планирование.

-организация, – распределяют обязанности, ресурсы, место в пространстве

-мотивация,

-контроль,

-регулирование. Как бы не спланировали всегда бывают отклонения, поэтому возникает необходимость координации действий

Планирование — это одно из средств, с помощью которого руководство обеспечивает единственное направление усилий всех членов организации для достижения ее общей цели.

Функция организации — это формирование структуры организации, а также обеспечение всем необходимым для ее работы — персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами. В любом плане, составляемом в организации есть создание реальных условий для достижения запланированных целей, часто это требует перестройки структуры производства и управления с тем, чтобы повысить их гибкость и приспособляемость к требованиям рыночной экономики. При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в реальность, используя важную функцию менеджмента, как мотивация.

Функция мотивации — это деятельность, имеющая целью активизировать людей, работающих в организации, и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей, поставленных в планах. Для этого осуществляется их экономическое и моральное стимулирование, обогащается само содержание труда и создаются условия для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития. С конца XVIII по XX век было распространенное мнение, что люди всегда будут работать лучше, если у них есть возможность заработать больше. Считалось, таким образом, что мотивация — это простой вопрос, который сводится к предложению предоставления соответствующих денежных вознаграждений в обмен на усилие. Руководители узнали, что мотивация — это результат сложной совокупности потребностей, которые постоянно изменяются.

Функция контроля — это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Существуют три аспекта управленческого контроля. Первый аспект — установление стандартов — это точное определение цели, которая должна быть достигнута в определенное время. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования. Второй аспект — это измерение того, которое было в действительности достигнуто в определенный период, и сравнения достигнутого с ожидаемыми результатами. Если эти обе фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, ему известен и источник этой проблемы. Третий аспект — стадии, на которой выполняются действия, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от начального плана. Одно из возможных действий — пересмотр целей для того, чтобы они стали реальнее и отвечали ситуации. Контроль — это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим.

Функция координации — это центральная функция менеджмента. Она обеспечивает достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Наиболее часто используются отчеты, интервью, собрания, компьютерная связь, средства радио и телевещания, документы. С помощью этих и других форм связей устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирование, организация, мотивации и контроля), а также действие руководителей.

Проблемы централизации и децентрализации управления.

Проблемы делегирования полномочий.

Централизация управления

Централизация означает концентрацию властных полномочий на верхнем уровне руководства организацией.

Цель централизации — увеличение синергии, улучшение координации, предотвращение ошибок на нижних уровнях управления.

Достоинства централизации управления наиболее полно проявляются при решении глобальных, стратегических задач.

Недостатки централизации управления: снижение оперативности управления; уменьшение возможностей адаптации к новым условиям работы;

Децентрализация управления

Децентрализация — это передача или делегирование прав и ответственности за ряд ключевых решений на нижние уровни управления организацией.

Она облегчает процессы принятия решений, стимулирует инициативу, полнее раскрывает потенциальные возможности сотрудников на нижних уровнях управления и повышает оперативность руководства, адаптивность организации к новым условиям. Рядовой работник выполняет задание с удвоенной энергией, если ему предоставляется хотя бы минимальная степень действительного контроля над ситуацией.

Децентрализация эффективна, если на низших уровнях управленческой иерархии принимают обоснованные и важные решения, и эти решения не требуют согласований и утверждения руководством. Децентрализация многих управленческих функций неизбежна при территориальной разобщенности структурных подразделений предприятия (филиалы, управления структурных подразделений) или при необходимости специализации (НИИ, ОКБ, центральный склад с большим объемом погрузочно- разгрузочных работ и т.д.). Негативные стороны децентрализации — эмерджентность, обособленность частей, что часто ведет к конфликтам, ослаблению контроля и единства в действиях. Децентрализация управления имеет опасную тенденцию к втягиванию управляемого процесса в анархию, хаос.

Опытные руководители часто и обоснованно опасаются потерять контроль над управляемой системой, а слабые — что появится компетентный неформальный лидер, который может затмить своего начальника, подорвать его авторитет. Делегируя при децентрализации свои полномочия исполнителя или выступая на общем собрании, руководитель часто не может ответить на конкретные вопросы непосредственного начальства. Например, какова текучесть кадров по специальностям за отчетный период, как обеспечен производственный процесс станочниками различного профиля, какие именно необходимы запасные части, какое нужно дополнительное оборудование. Ответы на эти вопросы прекрасно знают компетентные заместители руководителя. Должен ли сам руководитель знать ответы на эти и сотни других мелких производственных вопросов?

Проблема выбора между централизацией и децентрализацией весьма сложна, т.к. решение определяет все структуры организации. На решение менеджмента влияют следующие факторы:

§ размеры организации;

§ вид бизнеса (предпринимательство);

§ качество товаров;

§ степень разделения труда;

§ стремление частей организации к самостоятельности;

§ долевое распределение капитала и финансовые интересы;

§ организационная культура;

§ государственная политика в области демонополизации, налогообложения и т.д.

Теория управления дает четкие, однозначные рекомендации: руководитель должен взять всю организационно-распорядительную власть в свои руки и делегировать значительную часть своих полномочий опытным заместителям, специалистам своего дела. И при этом не мешать их работе мелкой опекой, постоянным контролем, если они в целом успешно выполняют свои служебные обязанности. И лишь при явной угрозе срыва запланированных работ или очевидном несоответствии исполнителя занимаемой должности руководитель обязан вмешаться в работу отстающего структурного подразделения, применив всю полноту власти вплоть до подмены собой исполнителя.

Редко возможна такая ситуация, когда все структурные подразделения работают без сбоев, планы выполняются, налажена четкая система материально-технического снабжения, труд коллектива разумно мотивирован, и руководитель остается без работы.

В этом случае руководитель — настоящий талант, прекрасный организатор. И все равно он не останется без дела, поскольку необходимо решать перспективные, стратегические задачи, устанавливать новые производственные связи, работать над дальнейшим совершенствованием производственного организма, вопросами развития предприятия. «Хороший менеджмент основывается на примирении централизации и децентрализации», считает руководитель «Дженерал Моторс» А. Слоун.

Организационная структура должна отражать долгосрочную программу и комплекс основных целей организации, поскольку достижение целей является основой совместной деятельности.

Организационная структура эффективна только тогда, когда она способствует достижению поставленных коллективом целей при минимальных затратах труда и ресурсов. Важно отметить, что достижение целей — это не только эффективное решение производственных задач и, как следствие, справедливая оплата труда, но и другие способы мотивации: причастность к решению проблем, престижность работы и уверенность в служебном росте. Поиск оптимальной для данного времени структуры нередко сопровождается серьезными ошибками: превышением нормы управляемости руководящих работников, неверно выбранным стилем управления, попытками добиться экономии за счет объединения близких по профилю работы структурных подразделений (единая канцелярия или объединенное бюро множительной техники и т.п.).

Огромное значение имеет достижение и поддержание в рабочем коллективе баланса власти, определяемого основным законом: уровень влияния властного лица А на лицо Б равно степени зависимости лица Б от лица А.

Повышение власти руководителя возможно только при повышении зависимости сотрудников от менеджера. И наоборот, повышение власти подчиненных над руководителем возможно только при повышении зависимости менеджера от работников. Если власть руководителя над подчиненными больше, чем власть подчиненных над руководителем, баланс власти нарушается, возникают проблемы, зреют конфликты.

Принцип оптимизации лежит в основе любой организационной структуры независимо от применяющихся критериев оптимальности и действующей системы ограничений.

Лекция 2

Разделение труда в организации, в том числе и управленческого труда ведет к появлению обособленных элементов (частей организации). Совокупность элементов (частей) организации, устойчивых связей между частями и направленность их взаимодействия образуют структуру предприятия (организации). Различают производственную структуру организации и организационную структуру управления (ОСУ). Ниже мы рассмотрим типовые организационные структуры управления.

Элементами организационной структуры управления могут быть отдельные руководители или группы людей (подразделения). Отдельные руководители – это менеджеры различных уровней, не имеющих помощников – специалистов. Подразделения в системе управления возглавляет руководитель подразделения. Он наделен полномочиями отдавать распоряжения, принимать решения и управлять работой специалистов подразделения, которые участвуют в подготовке распоряжений и управленческих решений, но не имеют прав оказывать влияние на других сотрудников непосредственно в виде управленческих воздействий.

Различают три основных иерархических уровня элементов системы управления:

- низовой уровень (первый), характерен тем, что менеджеры этого уровня имеют в своем подчинении только исполнителей и осуществляют оперативное управление подчиненными; по своим функциям менеджеры низового уровня относятся к линейным менеджерам (супервайзерам);

- средний уровень (или несколько средних уровней) заполняют менеджеры, имеющие в своем подчинении персонал различных категорий, в том числе руководителей низового уровня, специалистов и технических работников; менеджеры среднего уровня занимаются тактическим (текущим управлением), в том числе среднесрочным планированием работ производственных и функциональных подразделений; по содержанию выполняемых функций менеджеры средних уровней могут быть координирующими, функциональными или тематическими.

- высший уровень руководства фирмой это директорский корпус фирмы, заместители руководителей, главные специалисты – руководители; содержание управленческих функций менеджеров высшего уровня связано со стратегическим планированием и управлением, а также с общим управлением фирмой.

Связи между элементами системы управления осуществляются через каналы коммуникаций и понимаются как выражение отношений, а не какие-либо действия. Различают следующие типы связей: вертикальные и горизонтальные, линейные и функциональные, формальные и неформальные, прямые и косвенные.

ВЕРТИКАЛЬНЫЕ СВЯЗИ соединяют иерархические уровни управления. В рамках вертикальных связей решаются проблемы подчиненности, власти и влияния. Чем крупнее организация тем больше количество вертикальных связей. Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчеткой информации.

ГОРИЗОНТАЛЬНЫЕ СВЯЗИ – это связи между двумя и более равными по положению в иерархии частями или членами организации. Главное назначение этих связей – способствовать наиболее эффективному решению возникающих между ними проблем и координированию работ.

ЛИНЕЙНЫЕ СВЯЗИ – это отношения в которых вышестоящий начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными в форме приказа, распоряжения, команды.

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ СВЯЗИ – имеют совещательную природу и реализуются в форме рекомендаций. Посредством этих связей обеспечивается информационная координация работ. Функциональные связи следует отличать от функциональных прав, которые наделяют отделы или индивидов властными полномочиями как результаты специфики работы.

ПРЯМЫЕ СВЯЗИ – связи без посредников зафиксированные официально в положения об отделе или должностных инструкциях.

КОСВЕННЫЕ СВЯЗИ – обычно ограничены ответом ан вопрос «как» и «когда» и служат для взаимообмена информацией, а также для совмещения целей обособленных частей организации.

ФОРМАЛЬНЫЕ СВЯЗИ – это связи координации, регулируемые установленными или принятыми в организации целями, политикой и процедурами. Они служат основой должностных инструкций.

НЕФОРМАЛЬНЫЕ СВЯЗИ – это отношения между конкретными индивидами и не отражают официально установленные отношения между должностями. Эти связи появляются как индивидуальная защитная реакция на неадекватную адаптацию организации к изменениям внешней и внутренней среды. Неформальные связи являются основой формирования неформальных групп, появление неформальных лидеров и создания параллельной неформальной организации.

В зависимости от способа решенияорганизационных вопросов управления различают несколько видов (типов) структур: линейную, функциональную, линейно-функциональную (линейно-штабную), матричную, дивизиональную, программно-целевую и др.

Рассмотрим кратко каждую из них.

Линейная структура обеспечивает прямое воздействие на объект управления и предусматривает осуществление принципа единоначалия (Рис. 11.1).

Рис. 11.1. Схема линейной структуры управления: Р – руководитель, Л1, Л2, … Л_n – линейные руководители (линейные органы управления); И1, И2, … И_n – исполнители; сплошные линии - линейные взаимосвязи.

Система звеньев управления при такой структуре совпадает с системой звеньев производства, поскольку линейные звенья несут непосредственную ответственность за производственный процесс и выпуск готовой продукции. При такой структуре все управленческие функции сосредоточены в руках руководителя, занимающего высшее место в управленческой иерархии.

Основные характеристика линейной структуры управления представлены в табл. 11.1.

Линейная организационная структура является логически наиболее стройней и формально определенной, но вместе с тем и наименее гибкой. Поэтому усложнение технологии и организации производства, углубление специализации и кооперирования, диверсификация требуют перехода к белее сложным, динамичным и гибким структурам управления.

Таблица 11.1