Вопрос №4. Структура и порядок разработки аутсорсинговых контрактов

Сотрудничество организации-заказчика с поставщиками услуг осуществляется на основе специально разрабатываемого договора или контракта (соглашения об аутсорсинге), в котором оговаривается переложение определенных функций или видов деятельности на партнера-аутсорсера, обладающего необходимыми компетенциями и выполняющего данные функции на определенных условиях.

Разработкой проекта аутсорсингового контракта, как правило, занимается группа специалистов организации-заказчика, поскольку именно заказчик формулирует свои требования к потенциальным поставщикам услуг.

Поскольку каждый из проектов аутсорсинга имеет выраженный индивидуальный характер, то использование готовых шаблонных проектов аутсорсингового контракта считается нецелесообразным, т.к. такие контракты ограничивают выбор поставщика услуг, снижают гибкость сторон при переговорах и не позволяют учесть специфические требования клиента.

В общем случае, процесс заключения крупных аутсорсинговых соглашений реализуется в три стадии. На первой из них стороны по результатам предварительных переговоров подписывают протокол о намерениях или меморандум о понимании (memorandum of understanding). Фактически, такой документ выражает желание обеих сторон приступить к заключению сделки и дает им представление о том, каким образом будут выделены и использованы их ресурсы, необходимые для реализации аутсорсингового проекта. Если уже на данном этапе невозможным оказывается согласование общих вопросов сотрудничества сторон, то дальнейшие переговоры приостанавливаются, поскольку более детальное официальное обсуждение условий контракта будет бессмысленным. Протоком о намерениях позволяет избежать неверного толкования ожиданий партнеров и является удобным способом доведения до сведения других заинтересованных сторон (например, акционеров) потенциальных выгод и проблем, связанных с принятием менеджментом предприятия решения об аутсорсинге. Протоком о намерениях может включать дополнительные соглашения о неразглашении конфиденциальных сведений, которыми стороны обмениваются в процессе обсуждения условий контракта до его окончательного подписания.

Вторая стадия процесса заключения аутсорсинговых контрактов предполагает выполнение нескольких циклов предварительных согласований и обсуждений основных пунктов будущего договора. Продолжительность и широта тематики таких согласований определяются степенью комплексности передаваемого аутсорсера вида деятельности и уровнем его значимости для участников соглашения.

На третьей, завершающей стадии по результатам предшествующих согласований стороны подписывают базовое соглашение об аутсорсинге, а также пакет дополняющих его частных договоров, обеспечивающих четкое толкование прав и обязательств сторон в процессе текущего выполнения аутсорсингового проекта. В состав такого пакета могут включаться договора подряда на выполнение отдельных работ, договора о временной передаче персонала, договора о передаче активов заказчика организации-аутсорсеру, договора о механизмах расчета затрат и т.д.

В связи с тем, что аутсорсинг является относительно новой формой взаимодействия хозяйственных субъектов, отношения аутсорсинга (за исключением простых форм подряда) напрямую не регулируются законодательством многих стран. В связи с этим, содержание заключаемых аутсорсинговых контрактов имеет относительно гибкий характер и изменяется для каждого конкретного соглашения. В большинстве случаев, соглашение об аутсорсинге имеет следующую структуру:

1. Наименования и адреса сторон.

2. Вводная часть. В данном разделе соглашения должно быть представлено описание всех видов деятельности заказчика, которые затрагивает соглашение об аутсорсинге, а также цель переложения функций организации на внешнего партнера. При этом должно быть ясно определено, что речь идет о продолжительном широкомасштабном коммерческом сотрудничестве, при котором исполнитель берет на себя обязанность по выполнению текущих задач или периодически возникающей деятельности. Помимо этого, в данной части контракта должно быть указано, будет ли аутсорсер оказывать какой-то вид услуг или выполнять какую-либо производственную деятельность. Также в данной части соглашения должно быть представлено описание и техническая характеристика всех подразделений, затрагиваемых данным соглашением, как переводимых в организацию исполнителя, так и остающихся в организации заказчика. При этом должно быть указано, передает ли заказчик в рамках аутсорсинга часть организации (отдел, подразделение) без передачи технической инфраструктуры или же соответствующие активы в процессе реализации соглашения переходят к исполнителю. Таким образом, решается важный вопрос дальнейшего управления активами и разделения ответственности.

3. Предмет договора. В данной части контракта фиксируется принятие на себя исполнителем определенных задач или видов деятельности. При этом оговаривается, какими ресурсами и компетенциями обладает исполнитель для надлежащего выполнения передаваемых ему функций. Технические ноу-хау, которыми располагает исполнитель, должны быть подробно описаны в отдельном приложении к контракту, в то время как выполняемые исполнителем функции должны быть конкретно определены в отдельных договорах на выполнение работ. Такие договоры (подряды) являются частью общего соглашения об аутсорсинге и должны быть в нем представлены в виде перечня выполняемых работ. Практический опыт показывает, что для эффективного сотрудничества в рамках соглашений об аутсорсинге обязательным условием является наличие конкретного описания всех выполняемых задач, которое, однако, должно обладать определенной гибкостью и учитывать возможные изменения в условиях деятельности партнеров.

4. Срок действия контракта, даты его начала и окончания. Как правило, соглашение об аутсорсинге оговаривает долгосрочное сотрудничество (пять и более лет), но на этапе реструктуризации промышленного предприятия в условиях недостаточно развитого рынка услуг аутсорсинга и при отсутствии опыта подобного сотрудничества срок контракта может составлять 1-2 года. Существует также практика заключения краткосрочных контрактов на выполнение отдельных видов работ, а также сезонные соглашения, целью которых является периодическое привлечение необходимых ресурсов на короткое время. Практика показывает, что на первых этапах сотрудничества следует заключать договор на короткий срок, чтобы обеспечить возможность прекращения невыгодных отношений в случае неуспеха аутсорсингового проекта. На более же поздних стадиях сотрудничества целесообразно заключать долгосрочные аутсорсинговые контракты. В противном случае трудно ожидать от партнера-аутсорсера приложения достаточных усилий к совершенствованию тех технологий, процессов и ноу-хау, привлечение которых могло бы в долгосрочной перспективе обеспечить высокое качество продукции и услуг, получаемых конечным потребителем. Вне зависимости от общего срока действия контракта, рекомендуется составлять детализированный план-график выполнения работ, который целесообразно прикреплять к договору в качестве приложения.

5. Средства производства и расходные материалы. В данном пункте соглашения должны быть определены все виды активов, которые исполнитель имеет в своем распоряжении и обязуется использовать при выполнении работ. Помимо этого, отдельно должны быть описаны вся техническая инфраструктура и имущество организации-заказчика, которые в рамках проекта аутсорсинга переходят к исполнителю. При этом в отношении каждого из элементов такого имущества должны быть оговорены условия и форма передачи исполнителю (аренда, лизинг, продажа и т.п.) и должны быть перечислены все прилагаемые к аутсорсинговому контракту дополнительные договора, регламентирующие передачу соответствующих активов.

6. Передача персонала. Данный пункт соглашения выделяется в том случае, если по условиям выполнения работ предполагается передача персонала заказчика организации-исполнителю, либо наоборот – исполнитель передает в распоряжение заказчика отдельных своих сотрудников. В обоих случаях отношения сторон должны быть зафиксированы в отдельных договорах о временной передаче персонала, которые должны быть согласованы с трудовым законодательством и прилагаются к базовому соглашению об аутсорсинге.

7. Привлечение соисполнителей (субподрядчиков) или третьих лиц. В данном пункте соглашения фиксируется обязанность исполнителя письменно согласовывать с заказчиком любые действия по привлечению третьих сторон к выполнению переданных ему работ. При этом право выбора привлекаемых субподрядчиков и дополнительных работников обычно передается самому исполнителю под его полную ответственность за результаты работ по субподрядам.

8. Текущая отчетность и иные формы контроля. Данный раздел соглашения оговаривает периодичность отчетов исполнителя перед заказчиком о результатах выполнения переданных ему работ, состав и содержание передаваемой отчетной документации, а также порядок и сроки проверки заказчиком качества предоставляемых ему услуг.

9. Организация управления соглашением. В данном пункте соглашения оговаривается состав, порядок формирования, права и обязанности специального комитета, создаваемого сторонами для непосредственного управления ходов выполнения контракта. За этим же комитетом закрепляются полномочия по возможному изменению условий, дополнению и прекращению действия заключаемого аутсорсингового контракта.

10. Условия, сроки и форма оплаты услуг исполнителя. Данный раздел соглашения фиксирует описание всех выплат и компенсаций, причитающихся исполнителю и заказчику по результатам выполнения работ; оговаривает условия и формы возмещения непредвиденных затрат; устанавливает условия уплаты налогов и пошлин, связанных с выполнением совместной деятельности исполнителя и заказчика.

11. Ответственность сторон. В данном пункте аутсорсингового контракта оговаривается ответственность заказчика и исполнителя за выполнение договорных условий совместной деятельности. На исполнителя традиционно возлагается ответственность за то, чтобы произведенные им изделия или оказанные услуги обладали заранее оговоренными качественными характеристиками, соответствовали признанным правилам и технике исполнения и не содержали ошибки, которые уменьшают стоимость соответствующего продукта и не позволяют или ограничивают его использование в предусмотренных договором целях. По письменному требованию заказчика до наступления срока давности исполнитель обязуется устранить за собственный счет все дефекты переданного заказчику продукта, которые возникли из-за нарушения им условий договора. Заказчик должен в этом случае указать конкретный перечень соответствующих дефектов. При срыве сроков и дополнительных расходах, которые возникают из-за задержки в выполнении своих обязательств заказчиком, исполнитель, со своей стороны, также может потребовать соответствующего возмещения ущерба после письменного уведомления и определения соразмерного срока. Для выявления нарушений обязательств сотрудничества, допущенных сторонами, рекомендуется составлять и включать в контракт каталог отдельных элементарных обязательств в зависимости от конкретной ситуации. Все подразделы данного пункта контракта должны иметь ссылки на соответствующие законодательные акты, устанавливающие порядок определения и возмещения ущерба. В отношении коммерческих тайн, которые могут стать известными исполнителю, аутсорсинговый контракт в большинстве случаев предусматривает жесткие требования. Исполнитель не имеет права в течение срока действия, а также после прекращения действия контракта ни применять, ни разглашать третьим лицам сведения, составляющие коммерческую тайну заказчика. В ряде случаев также может быть установлен запрет исполнителю в течение срока действия контракта работать напрямую или через посредников с предприятиями, которые являются конкурентами заказчика.

12. Отношения к авторскому праву и праву собственности. Данный пункт договора закрепляет за заказчиком права на результаты деятельности исполнителя и подробно оговаривает условия и процедуру передачи ему таких прав. Если во время совместной работы сторон возникают разработки, которые требуют защиты прав на их использование (например, изобретения, промышленные образцы или полезные модели, предусматривающие патентование), исполнитель обязуется предоставить заказчику неограниченное право пользования соответствующими разработками, право их дальнейшей передачи и сублицензии. Такое право может быть предоставлено заказчику безвозмездно или на условиях оплаты, оговариваемых контрактом. В большинстве договоров аутсорсинга исполнителю запрещается полученные в рамках совместной деятельности ноу-хау применять в работе с другими клиентами, особенно в той же отрасли. Соответствующий запрет устанавливается путем договоренности и штрафных санкциях, а также дополнительно через права на контроль, передаваемые заказчику исполнителем. Также в данном пункте аутсорсингового соглашения оговариваются условия пользования активами, права на которые принадлежат третьим сторонам. В частности, при необходимости совместного использования предметов, подлежащих лицензированию (например, программного обеспечения), заказчик обязан предварительно запросить у обладателя лицензии согласие на право использования данного предмета исполнителем.

13. Условия прекращения или продления контракта. В данной части контракта фиксируются условия завершения аутсорсингового соглашения; устанавливается дата, до которой в случае необходимости должны начаться переговоры о продлении реализуемого соглашения; определяются последствия окончания действия соглашения для каждой из сторон; определяется обязательства взаимного возврата имущества заказчика и исполнителя, использовавшегося в ходе совместной деятельности; приводится подробный перечень и описание всех особо оговоренных условий выхода из контракта; оговариваются все заранее обусловленные сроки окончания проекта при преждевременном разрыве соглашения.