Критерії класифікації документів

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст,

зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до

напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів

за ознаками класифікації і групами.

Вирізняють такі види документів:

1. За найменуванням:рапорт, заява, протокол, довідка,

характеристика. супровідний лист, пояснювальна записка,

запрошення, телеграма, звіт, акт тощо.

2. За походженням:

- службові(офіційні) документи створюються організаціями,

підприємствами та службовими особами, які їх представляють.

Вони оформлюються в установленому порядку.

- особистідокументи створюються окремими особами поза сферою

їх службової діяльності.

3. За способом фіксації інформаціїрозрізняють такі документи:

- письмові,до яких належать усі рукописні й машинописні

документи, виготовлені за допомогою друкарської або

розмножувальної техніки;

52

- графічні,в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній,

штрихів, світлотіні. Це графіки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні

своєю ілюстративністю;

- фото- і кінодокументи– такі, що створені способами

фотографування й кінематографії. На них можна зафіксувати ті

явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи

неможливо;

- фонодокументи– такі, що створюються за допомогою будь-якої

системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію.

4. За призначенням:організаційно-розпорядчі, щодо особового

складу, кадрово-контрактні, довідково-інформаційні, обліково-

фінансові, господарсько-договірні тощо.

5. За ступенем стандартизації:типові, трафаретні, індивідуальні.

6. За місцем укладаннярозрізняють такі документи:

- внутрішні,що мають чинність лише всередині тієї структури, в

якій їх укладено;

- зовнішні –це документи, які входять чи виходять за межі

структури, тобто вони є результатом спілкування структури з

іншими організаціями, закладами тощо.

7. За напрямом:

- вхідні,що надходять до установи, закладу, організації тощо;

- вихідні,що адресовані за межі установи, організації.

8. За терміном виконання:

- термінові,що укладаються у строки, встановлені законом,

відповідним правовим актом, керівником, а також документи з

позначкою “терміново”;

- дуже термінові –зі спеціальною позначкою строку виконання;

- нетермінові –це такі документи, які виконуються в порядку

загальної черги або в строк, зазначений керівництвом структури.

9. За гласністюдокументи є:

- звичайні(загального користування);

- для службового користування;

- таємні;

- цілком таємні;

- конфіденційнітощо.

10. За юридичною силоюрозрізняють такі документи:

- справжні (істинні) –це ті, які видані в установленому законом

порядку з додержанням усіх правил. Справжні документи бувають

чинніі нечинні.Документ стає нечинним, якщо втрачає юридичну

силу з будь-якої причини;

53

- підроблені (фальшиві) –це ті, в яких зміст чи оформлення не

відповідає істині. Підробленими документи можуть бути внаслідок

матеріальної чи інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли

до змісту справжнього документа замість правильних вносять

неправильні відомості, роблять виправлення, підчистки тощо.

Інтелектуальна підробка виражається у складенні й видачі

документа свідомо неправдивого змісту. хоч і правильного з

формального боку.

11. За стадією виготовленнярозрізняють такі документи:

- оригінал –перший або єдиний примірник офіційного документа.

Він має підпис керівника установи і в разі потреби завіряється

штампом і печаткою;

- копія –це точне відтворення оригіналу. На копії документа

обов’язково робиться помітка “Копія” вгорі праворуч. Листуючись

з підприємствами, організаціями чи установами у справах завжди

залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском.

Оригінал і копія мають однакову юридичну силу. Коли треба

відтворити не весь документ. а лише його частину, робиться витяг

(виписка).

Якщо документ загублено, видається його другий примірник –

дублікат.Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

12. За складністю (кількістю відображених питань):

- прості – відображають одне питання;

- складні – декілька.

13. За терміном зберіганнярозрізняють:

- документи постійного зберігання;

- документи тривалого зберігання (понад 10 років);

- документи тимчасового зберігання (до 10 років).

Вимоги до оформлення документів

Стандартизаціязмушує автора не творити тексти, а відтворювати їх

за готовими зразками, укладати за певною схемою. Крім того, високий

рівень стандарту диктує не тільки вибір мовних засобів, а й форму

документа, взаєморозташування в ньому частин, вибір шрифту тощо.

Стандартизація є обов’язковою ознакою всіх документів, але ступінь

її вираження залежатиме від виду документа.

Як сам процес створення документів, так і організація з ними завжди

регламентуються спеціальними законодавчо-нормативними та

нормативно-методичними актами.

Законодавчі акти, що стосуються окремих сторін документування і

нормативно-методичні документи, що регламентують ведення

54

діловодства, видавались ще в радянський період. Сьогодні варто було б

мати свої, українські акти, які б регламентували український документ.

Зупинимось на деяких нормативних актах.

Єдина державна система діловодства (ЄДСД) – це науково

Впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і

Рекомендацій, які регламентують процеси діловодства.

Запровадження ЄДСД дало змогу досягти єдиного цілого в

Організації діловодства в країні.

Основне завдання ЄДСД – сприяти раціоналізації та уніфікації

Документаційних процесів у діяльності держапарату на різних рівнях

Управління. Ця система вимагає доведення до рівня загальної та

Обов’язкової для всіх установ норми вже перевірених практикою

Раціональних методів діловодства.

Першим розділом “Оформлення документів” встановлюється

Максимальна кількість реквізитів (обов’язкових елементів документів). а

Також їх зміст та порядок розташування на стандартних аркушах паперу

Форматів А4 та А5.

Оформлення обов’язкової частини документа, що підтверджує його

Юридичну силу, розміри площ, відведених для розміщення реквізитів,

Викладено у другому розділі державного стандарту “Вимоги до бланків”.

У ДЕСТ 6.38 – 90 уперше зроблено спробу викласти основні вимоги

До текстів.

Для збільшення корисної площі документа цим стандартом

встановлено нові розміри полів: ліве поле – 20 мм, верхнє – не менше 10

Мм, праве й нижнє – не менше 8 мм.

Основним нормативно-методичним документом, що визначає і

Встановлює єдиний порядок складання, оформлення документів і роботи з

Ними в організації, установі, закладі є Інструкція з діловодства.

Вона повинна були в кожній установі, організації, закладі, на

Підприємстві, фірмі тощо.

Розробляється інструкція на основі державних нормативних

Документів: державних стандартів на уніфіковані системи документації,

Типової інструкції з діловодства в міністерствах та відомствах України

Тощо.

Вимоги до документа можна кваліфікувати за правовими,

Мовними, логічними та технічними ознаками.

Правові вимоги до документа: документ видає повноважний орган

Чи особа відповідно до їх компетенції; він повинен відповідати чинному

Законодавству і директивним вказівкам керівних органів; має бути