Информационные технологии, используемые в работе туристских предприятий.

12.2. Информационные технологии в офисе туристского предприятия

Применение информационных технологий ориентировано в первую очередь на автоматизацию профессионального труда конкретных специалистов. Решается эта задача за счет использования современных технических средств обработки, хранения и передачи информации. Они выбираются исходя из объема и сложности выполняемых на предприятии (в организации) задач, уровня развития информационных технологий в данной сфере человеческой деятельности (при наличии соответствующих денежных средств). Можно предложить следующий подход к классификации технических средств, используемых в современном офисе туристского предприятия:

♦ компьютеры;

♦ сетевое оборудование;

♦ средства коммуникации;

♦ устройства ввода-вывода информации;

♦ устройства хранения информации;

♦ устройства мультимедиа и виртуальной реальности;

♦ оргтехника;

♦ дополнительные средства.

Кратко охарактеризуем вышеперечисленные классы технических средств.

Компьютеры. Под компьютером (ЭВМ) понимают комплекс технических средств, предназначенных для автоматической обработки информации в процессе решения вычислительных и информационных задач. Функциональные возможности компьютера определяются его конфигурацией — совокупностью основных устройств: типом и моделью процессора, объемом оперативной памяти и жесткого диска, наличием устройств мультимедиа (звуковой карты, CD-ROMa, акустических систем, микрофона) и дисководов, типом и размером монитора, типом видеокарты.

Сотрудниками туристских предприятий могут использоваться следующие классы компьютеров:

♦карманные, имеющие небольшие размеры и оснащенные жидкокристаллическим дисплеем, средствами подключения к стационарным компьютерам (порты и (или) сетевые карты), встроенным модемом и разъемом для подключения мобильного телефона. Основное назначение подобных компьютеров — обеспечить владельцу возможность в любой момент воспользоваться компьютерными коммуникационными технологиями: получить либо отправить электронную почту, просмотреть биржевые котировки, связаться с офисом своего предприятия, оформить несложный документ. Основные категории пользователей — руководители различного уровня, предприниматели;

♦портативные компьютеры (ноутбуки), по размерам значительно превышающие карманные (они скорее напоминают дипломат либо папку), а по функциональным возможностям не уступающие настольным моделям. Элементная база, использующаяся при производстве ноутбуков, практически аналогична элементной базе стационарных персональных компьютеров, но все основные устройства (процессор, материнская плата, жесткий диск, модем и т.п.) имеют меньшие габариты (и, соответственно, более высокую стоимость). Ноутбуки оснащаются жидкокристаллическими мониторами, современными устройствами хранения информации (CD-ROM, DVD-привод и т.п.), модемами, портами для подключения внешних устройств, сетевыми картами, средствами мультимедиа (звуковой картой, микрофоном, акустическими системами), вместо мыши обычно устанавливается трекбол или иной манипулятор. Программное обеспечение — стандартное, не отличающееся от ПО для стационарных систем. Пользователями подобных систем являются лица, кому компьютер постоянно необходим «под рукой», кто часто бывает в разъездах и командировках, кто регулярно использует современные коммуникационные технологии и электронные средства проведения презентаций;

♦ персональные компьютеры (ПК), наиболее распространенные и популярные в своем настольном варианте. Такие компьютеры используются в студенческих аудиториях, в офисах предприятий, в качестве домашних систем. На рынке представлен широчайший спектр моделей компьютеров, отличающихся по их функциональным возможностям и стоимости. Непосредственно к ПК примыкают так называемые рабочие станции. Ранее границы между этими классами вычислительной техники были значительно более четкими: рабочая станция многократно превосходила ПК по производительности и в несколько раз по стоимости. Сейчас четких отличий не существует: под рабочей станцией могут понимать и достаточно мощный персональный компьютер, и систему на базе нескольких процессоров.

Большие компьютеры (мэйнфреймы) обычно используются в тех случаях, когда необходимо добиться высоких производительности и скорости работы информационной системы при большом объеме обрабатываемой информации. Такие компьютеры могут применяться в качестве центральных элементов крупных корпоративных сетей, обслуживать в качестве сервера большое количество терминалов или клиентов.

Сетевое оборудование предназначено для организации и поддержания в рабочем состоянии компьютерных сетей и включает концентраторы, коммутаторы и маршрутизаторы.

Концентратор обычно используется в локальных компьютерных сетях с радиальной топологией и предназначен для распознавания конфликтов между элементами сети и их ликвидации, а также для синхронизации информационных потоков внутри сети.

Коммутатор — аппаратное средство, обеспечивающее прием, контроль поступления и направление информационных пакетов.

Маршрутизатор предназначен для организации взаимосвязи между несколькими локальными сетями, объединения их в сети более высокого уровня, распределения потоков информации между сегментами сетей.

Средства коммуникации призваны обеспечивать связь с «внешним миром», передачу деловой информации в возможно более короткие сроки. К таким средствам можно отнести телефонные и факсимильные аппараты, телефонные станции (мини-АТС), пейджеры, транкинговые системы связи, модемы, спутниковые системы связи (например, комплекты DirecPC).

Устройства ввода-вывода информации. Для автоматизированного ввода информации с бумажных носителей в компьютерные системы помимо традиционной клавиатуры применяются сканеры (цветные и монохромные) различной конструкции. Важной характеристикой сканера является его разрешающая способность. Чем она выше, тем более мелкие детали изображения оригинала могут быть преобразованы в электронную форму. Существуют ручные, планшетные и барабанные сканеры. К устройствам вывода информации в первую очередь относятся принтеры. Они предназначены для печати на бумагу (либо пленку). Существуют матричные (игольчатые), струйные, лазерные и сублимационные (твердочернильные) принтеры. Матричные принтеры, как правило, позволяют осуществлять только монохромную печать, струйные предназначены как для цветной, так и для монохромной печати, среди лазерных и сублимационных существуют модели как для цветной, так и для «черно-белой» печати (первые из них — на порядок дороже). Основные характеристики принтеров — скорость печати (стр./мин) и разрешение (количество точек на дюйм). Выпускаются принтеры различного формата, как с ручной, так и с автоматической подачей бумаги.

При выборе моделей принтеров для предприятия можно руководствоваться следующими соображениями:

♦ если объем информации, которую необходимо выводить на печать, невелик, а скорость и качество печати не имеет большого значения, можно воспользоваться матричным принтером;

♦ если необходима качественная печать черно-белых материалов, можно воспользоваться монохромным лазерным принтером, его производительность и формат выбираются в соответствии с потребностями предприятия;

♦ если необходимо осуществлять печать как цветных, так и черно-белых материалов, самый дешевый (и популярный) вариант — выбор цветного струйного принтера;

♦ если есть потребность в печати цветных материалов полиграфического качества, следует остановить выбор на приобретении цветного лазерного или сублимационного принтера.

Устройства хранения информации предназначены для размещения данных в электронной форме на магнитных либо оптических носителях. Некоторые из подобных устройств, такиечкак жесткий диск и дисководы для гибких дисков, стали неотъемлемыми элементами конфигурации компьютера. Устройства для чтения компакт-дисков традиционно относят к средствам мультимедиа. Рассмотренные ниже устройства в основном используются в сетевых конфигурациях при коллективной работе с данными.

Стриммеры — устройства для записи информации на магнитной ленте. Низкая скорость передачи информации затрудняет их использование в системах с динамическим обменом данными, поэтому они могут быть рекомендованы только как средство резервного копирования.

Устройства для записи (чтения-записи) компакт-дисков (CD-R, CD-RW) позволяют производить ее на специальных матрицах. Существуют матрицы, предназначенные как для однократной, так и для многократной записи. Подобные технологии в последнее время становятся чрезвычайно популярны, что связано, во-первых, с их универсальностью: информация с однажды записанного компакт-диска может быть прочитана на любом компьютере, оснащенном приводом CD-ROM. Во-вторых, стоимость как самих матриц, так и устройств для их записи сейчас достаточно низкая. Установив такое устройство в офисе фирмы, можно полностью решить проблему резервного копирования информации. К тому же появляется возможность использовать мультимедийную информацию на компакт-дисках «собственного производства» при работе с партнерами и клиентами фирмы.

Магнитооптические диски представляют собой магнитные диски, чтение и запись информации производятся при помощи лазера. Таким образом сочетаются преимущества магнитной и оптической технологий. Единственный их недостаток — высокая стоимость.

DVD-накопители (от англ. Digital Versatile Disc) используют самые современные технологии записи информации. На стандартном DVD-диске можно разместить более четырех гигабайт информации, что почти на порядок превосходит вместимость компакт-диска. Кроме того, DVD-накопители позволяют работать практически со всеми видами обычных компакт-дисков (аудио, видео и дисками для привода CD-ROM). Существуют устройства только для чтения и для чтения-записи DVD-дисков. Широкое распространение DVD-накопителей сдерживается их высокой стоимостью.

Мультимедиа-технологии обеспечивают комплексное (в нескольких видах одновременно) представление информации. За счет их применения процесс взаимосвязи пользователя с компьютером упрощается, приближается к естественному. В качестве примера реализации подобных технологий можно привести фильм с субтитрами: видеоряд (визуальное представление информации) + звуковая дорожка (аудиоинформация) + субтитры (текстовое представление информации). Среди устройств мультимедиа можно назвать звуковые карты, акустические системы, приводы CD-ROM, микрофоны и т.п. Устройства виртуальной реальности позволяют еще больше приблизить интерфейс «компьютер—пользователь» к естественному, добавить к нему осязательные и стереовизуальные эффекты. К таким устройствам относятся специальные шлемы, перчатки, костюмы.

К оргтехнике помимо описанных выше телефонов и факсимильных аппаратов относят множительно-копировальные устройства, предназначенные для получения копий с информации, представленной на бумажных носителях.

К дополнительным устройствам можно отнести:

♦ сетевые фильтры, предназначенные для сглаживания скачков напряжения в сетях электропитания (из-за чего сложная радиоэлектронная аппаратура обычно выходит из строя);

♦ блоки бесперебойного питания, обеспечивающие поддержание компьютерных систем в рабочем состоянии в течение определенного времени после исчезновения напряжения в электросети. Обычно это необходимо для сохранения всей информации, находящейся в оперативной памяти, и корректного завершения работы с компьютером;

♦ биометрические устройства, позволяющие осуществлять идентификацию пользователя перед началом работы с системой (например, по отпечатку пальца либо изображению глазной сетчатки). Иногда это необходимо для предотвращения несанкционированного доступа к информации.

Часто виды дополнительных устройств зависят от сферы деятельности предприятия. Например, если оно имеет в своем составе торговый зал, возникает необходимость в применении кассовых аппаратов, сканеров для работы со штрих-кодами, терминалов для расчетов при помощи пластиковых карточек, электронных весов и т.п.

Для обеспечения функционирования технических средств и решения с их помощью задач пользователя необходимо соответствующее программное обеспечение (ПО). Важнейшим классом ПО, определяющим возможности и принципы дальнейшего построения информационной системы туристского предприятия, является системное программное обеспечение и, в частности, операционная система (ОС). Под операционной системой понимают комплекс программ, предназначенных для управления всеми устройствами компьютера и организации взаимосвязи (интерфейса) между компьютером и пользователем. Она загружается в оперативную память компьютера при его включении и остается резидентной (постоянно находящейся в оперативной памяти) во время всего сеанса работы. На предприятиях стран СНГ преобладают операционные системы фирмы Microsoft (Windows 95/98, Windows ME, Windows NT, Windows 2000, Windows XP). Выбор остальных видов программного обеспечения определяется установленной операционной системой. Например, пакет офисных приложений Microsoft Office, написанный для ОС Windows 95, не будет работать на компьютере с ОС MS DOS.

Кроме ОС могут использоваться следующие сервисные пакеты:

♦ программы технического обслуживания компьютера, например, для выявления на жестком диске участков, непригодных для записи информации (Disk Doctor из пакета Norton Utilities);

♦ программы оболочки, упрощающие процесс взаимосвязи пользователя с компьютером, например DOS Navigator, Norton Commander, Windows Commander и др. Использование современных операционных систем с удобным графическим интерфейсом, таких как Windows 98 или Windows NT, практически снимает необходимость устанавливать подобное программное обеспечение;

♦ антивирусные программы, предназначенные для предохранения информационных систем от заражения компьютерными вирусами и борьбы с ними (например, Doctor Web, Norton Antivirus, ВирусБлокада и т.п.);

♦ программы-архиваторы, предназначенные для сжатия информации, хранимой на магнитных носителях с целью экономии места (например, WinZip, RAR, ARJ и т.п.).

Следующей важнейшей категорией программного обеспечения является прикладное ПО. Прикладное программное обеспечение предназначено для эффективного решения задач пользователя. Выделяют прикладное ПО общего и специального назначения.

Прикладное программное обеспечение общего назначения предназначено для решения широкого круга наиболее общих задач и применяется специалистами различных категорий во многих предметных областях. К такому ПО относятся текстовые и графические редакторы, табличные процессоры, системы управления базами данных, интегрированные пакеты (объединяющие в себе функциональные возможности нескольких пакетов). Основная масса предприятий обычно выбирает в качестве базового элемента комплексный пакет программ одной из ведущих фирм-производителей (Microsoft, Lotus, Oracle и др.). В нашей стране наиболее популярен пакет Microsoft Office. В состав MS Office 2000 входят:

♦ текстовый редактор Word, обладающий чрезвычайно широкими функционалыми возможностями;

♦ табличный процессор Excel, позволяющий не только строить и оформлять таблицы и диаграммы, но и проводить разнообразные вычисления, решать сложные экономические задачи;

♦ PowerPoint — средство для создания электронных презентаций;

♦ система управления базами данных Access (входит только в состав пакета Microsoft Office Professional);

♦ Outlook — программа для организации электронных коммуникаций и планирования рабочего времени.

Все вышеперечисленные пакеты не только функционируют как независимые приложения, но и интегрированы в единую систему, что позволяет легко переносить информацию из одного компонента в другой, строить документы сложной структуры. Для подробного изучения Microsoft Office 2000 можно обратиться к одному из учебников по экономической информатике, приведенных в списке литературы.

Для более крупных предприятий, где недостаточно возможностей, предоставляемых рассмотренным пакетом, фирма Microsoft предлагает систему Back Office, включающую следующие компоненты:

♦ сетевую операционную систему Windows NT Server;

♦ мощное средство управления базами данных Microsoft SQL Server;

♦ сервер для организации работу с Интернетом — Internet Information Server;

♦ сервер электронной почты и новостей — Microsoft Exchange Server;

♦ средство для администрирования доступа к Интернету — Microsoft Proxy Server;

♦ средство администрирования компьютерной системы — System Management Server.

На базе Microsoft Back Office можно создать и поддерживать в рабочем состоянии компьютерную сеть для достаточно крупного и обладающего сложной внутренней структурой предприятия.

При организации системы обмена информацией целесообразно использовать концепцию электронного документооборота. Ее преимущества: простота оформления документов и их поиска во внутренних базах данных (БД); возможность формирования запросов, а также сортировка и выборка данных; возможность транспортировки посредством электронной почты, по модему, факсу, публикации в Интернете; возможность совместной работы нескольких пользователей над одним документом; простота формирования электронных архивов.

Для решения подобных задач используются так называемые системы управления документооборотом (Document Managament Systems — DMS). Их функции:

♦ организация хранения документов (распределение информации и система ссылок или централизованная БД);

♦ поиск по атрибутам и (или) на основе содержимого;

♦ контроль за использованием документов (с возможностью блокировки);

♦ разграничение полномочий пользователей по доступу;

♦ связывание документов;

♦ поддержка сложных составных документов;

♦ создание документов средствами самой системы или внешних приложений;

♦ автоматическое обновление связанных документов;

♦ управление внедренными в документ мультимедиа-элементами.

Среди DMS-систем можно назвать MEDMS (система с широкими возможностями масштабирования), Евфрат (для небольших предприятий или индивидуального использования).

Средства для автоматизации электронного документооборота имеются также в составе многих популярных комплексных пакетов, например Lotus Notes.

Помимо подобных базовых компонентов в офисе могут использоваться:

♦ системы управления базами данных (СУБД) — комплексы программных и языковых средств, предназначенные для создания, ведения и использования баз данных;

♦ средства автоматизированного ввода информации и распознавания образов, такие как Fine Reader. Обеспечивают обработку и преобразование информации, введенной при помощи сканера;

♦ системы компьютерного перевода, позволяющие автоматически осуществлять перевод текстов на различные языки: Stylus, Prompt;

♦ программы поддержки факсимильной связи, например WinFax, позволяющие использовать факс-модемы для отправки и приема факсимильных сообщений;

♦ средства обработки графических изображений (CorelDRAW, Adobe Photoshop и др.), позволяющие работать с графической информацией, например, при подготовке рекламных материалов, разработке печатной продукции;

♦ средства Web-дизайна, используемые при подготовке информации, предназначенной для размещения в Интернете. Фирма Microsoft предлагает для этих целей редактор FrontPage;

♦ издательские системы, например Ventura Publisher или QuarkXPress, предназначенные для компьютерной верстки журналов, рекламных буклетов и других печатных материалов;

♦ автоматизированные системы бухгалтерского учета, позволяющие эффективнее осуществлять этот род деятельности: 1С Бухгалтерия, Бухкомплекс, БЭСТ, Анжелика, Парус и многие другие;

♦ автоматизированные системы торговли и складского учета (1С Торговля и Склад, БЭСТ), необходимые для организации торговой деятельности в рамках туристского предприятия;

♦ программное обеспечение автоматизации маркетинговых исследований, позволяющее при помощи программно реализованных математических и статистических методов и алгоритмов эффективно решать возникающие задачи в сфере исследования рынка, например, программа Project Expert;

♦ комплексные автоматизированные системы управления пред­приятием (1С Предприятие, Галактика), позволяющие раз­решить сразу несколько задач в рамках одного программно­го комплекса;

♦ программное обеспечение деятельности в сфере организации туризма, являющееся, несомненно, одним из важнейших компонентов именно для туристской фирмы.

Рассмотрим данную категорию ПО несколько подробнее. В нашей стране используются как российские, так и зарубежные пакеты, ориентированные на автоматизацию деятельности туристских предприятий. По некоторым оценкам таких программных продуктов насчитывается свыше тридцати. Производители этого ПО учитывают особенности законодательства и форм отчетности страны, для предприятий которой оно разрабатывается. Готовые пакеты, автоматизируя выполнение основных операций, позволяют специалистам эффективно осуществлять свои функциональные обязанности. Как правило, любой пакет имеет гибкую настройку, позволяющую учесть специфику конкретного предприятия, дает возможность управлять пользовательским ин­терфейсом, отвечает требованиям открытости и масштабируемости. Практически все программы реализуют возможности ввода, редактирования и хранения информации о турах, гостиницах, клиентах, расписании транспортных средств, состоянии заявок и пр. Все без исключения пакеты дают возможность выводить на экран, печатать либо пересылать по электронной почте множество различных документов: от анкет, ваучеров и списков туристов до описаний гостиниц, туров и даже фотографий отелей и их интерьера. Большинство программных комплексов позволяет контролировать оплату туров, печатать платежные документы, вести календарный учет наличия мест в гостиницах и на транспорте. Одна из важных функций подобных программ — ав­томатизированный расчет стоимости туров с учетом индивидуальных и групповых скидок, комиссионных, курсов валют и других факторов. Практически все пакеты могут работать на базе компьютерных сетей. Многие пакеты позволяют обмениваться информацией с пакетами бухгалтерского учета и другими подсистемами, выступая, таким образом, в качестве модулей, которые могут быть интегрированы в состав комплексных программных систем автоматизации предприятия. В качестве примеров программного обеспечения для предприятий сферы туризма можно привести «Само-тур», «TurWin», «Турбо-тур», «Туристский офис», «Travel Office 2000», «МастерТур» и др. Более подробно с информацией об этих пакетах можно ознакомиться в специальной литературе.

Необходимо отметить, что выбор как прикладного программного обеспечения, так и технических средств определяется в соответствии с размером и структурой предприятия, подлежащего автоматизации, с основными направлениями его деятельности, имеющейся технической базой (а также с количеством денежных средств, которыми предприятие располагает).

Одним из наиболее перспективных направлений внедрения информационных технологий на предприятиях и в организациях являются компьютерные сети. Невозможно представить солидную туристскую фирму без внутренней локальной компьютерной сети, не имеющую доступа к глобальным сетям, к электронной почте.

Компьютерная сеть — совокупность компьютеров, связанных между собой каналами передачи информации. Передача информации осуществляется на базе так называемых сетевых протоколов. Сетевой протокол — это набор правил, который полностью определяет все параметры обмена данными между компьютерами (от скорости передачи данных до методов адресации при транспортировке отдельных сообщений). Протоколы задают способы передачи сообщений и обработки ошибок в сети, а также позволяют разрабатывать стандарты, не привязанные к конкретной аппаратной платформе.

Корпоративные компьютерные сети функционируют в рамках отдельных предприятий и организаций. Их масштаб и структура определяются потребностями предприятий-владельцев. Корпоративная сеть может представлять собой отдельную локальную сеть или их комплекс, включать удаленных пользователей, иметь каналы связи с глобальными сетями, являясь их компонентом.

Чаще всего в качестве корпоративных сетей выступают локальные компьютерные сети предприятий.

Под локальной компьютерной сетью (LAN— Local Area Network) понимают компьютерную сеть, территориально расположенную на ограниченном участке местности (в одном или нескольких зданиях) и объединяющую небольщое количество компьютеров (обычно до нескольких десятков). В подобных сетях обычно не используются средства коммуникации общего назначения (телефонные линии) для организации обмена информацией. Под архитектурой (топологией) компьютерной сети понимают конфигурацию каналов передачи информации, связывающих узлы сети между собой. Локальная компьютерная сеть может иметь шинную, звездообразную или кольцевую топологию. Подробнее с различными видами архитектуры компьютерных сетей, их преимуществами и недостатками можно ознакомиться в специальной литературе.

Различают однородные (гомогенные) и неоднородные (гетерогенные) компьютерные сети. Однородные сети построены на базе элементов (компьютеров), имеющих одинаковую программно-аппаратную платформу, неоднородные — на базе неоднородных (разнотипных) систем.

При создании на предприятии компьютерной сети корпоративного масштаба используются технические, программные, информационные и организационные средства.

К техническим средствам организации сети относятся: системы различных типов, каналы связи (кабельные и оптоволоконные линии, радио-, спутниковую, инфракрасную связь и т.д.), модемы и сетевые адаптеры для подключения систем к линиям связи, шлюзы, распределители, маршрутизаторы и другое оборудование.

Программные средства сети предназначены для организации коллективного доступа к ее, ресурсам, динамического распределения и перераспределения ресурсов сети с целью максимальной загрузки различных технических средств, координации работы основных звеньев компьютерной сети.   

Информационные средства сети представляют собой единый информационный фонд, содержащий массивы данных общего и индивидуального применения. В состав информационных средств сети входят базы знаний, автоматизированные банки данных — локальные и распределенные, общего и индивидуального назначения.

Организационные средства включают в себя персонал, штатное расписание и должностные инструкции для которого должны быть разработаны в соответствии с потребностями предприятия, используемыми техническими и программными средствами.

3.Интернет/Интернет-технологии в туризме.