Вопрос 22. Научно-справочный Архивный аппарат

Характеристика научно-справочного архивного аппарата

Система научно-справочного аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о соста­ве и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и ар­хивной информации в целях их эффективного использования.

Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть:

ü межархивными (Росархив — архивы);

ü внутриархивными (архив - фонд);

ü межфондовыми (фонд — дело);

ü внутрифондовыми (дело — документ).

Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня.

Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах.

Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из опи­саний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду.

Архивные справочники могут быть обязательными - опись, ката­лог и дополнительными - указатели, обзоры. Основой научно­-справочного аппарата является архивная опись документов. Осталь­ные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.

Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные, рассмотренные в разделе "Учет документов в архивах", и информа­ционно-поисковые, рассматриваемые в данном разделе, входя­щие в научно-справочный аппарат архива. Некоторые из них, например опись, являются универсальными архивными справоч­никами.

Принципы построения научно-справочного аппарата

Принципы построения научно-справочного аппарата:

ü взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную доку­ментную информацию на разных уровнях;

ü неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;

ü преемственность научно-справочного аппарата ведомственных, государственных, муниципальных архивов;

ü единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника;

ü применение архивных справочников ко всем видам документов при конкретных и четких функциях каждого справочника.

Понятие архивного справочника

Архивные справочники могут структурироваться горизонталь­но и вертикально. Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информаци­онно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных документов Архивного фонда РФ, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела.

Структура архивных справочников

Структура архивных справочников:

ü Архивный фонд РФ;

ü Центральный фондовый каталог Росархива;

ü справочники и указатели общероссийского значения;

ü сеть архивов;

ü фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов;

ü путеводители и указатели межархивного значения;

ü архив;

ü путеводитель или краткий справочник;

ü книга поступлений;

ü список фондов;

ü листы фондов;

ü описи;

ü каталоги;

ü тематические обзоры;

ü указатели;

ü паспорт архива.

Справочники фонда:

ü лист фонда;

ü опись;

ü обзор фонда;

ü каталоги;

ü указатели;

ü тематические путеводители;

ü каталоги;

ü указатели;

ü тематические и фондовые обзоры;

ü внутренняя опись дела;

ü аннотация;

ü заверительная надпись.

Основные архивные справочники:

ü опись;

ü каталог;

ü путеводитель;

ü обзор документов;

ü архивный указатель;

ü историческая справка.

Вопрос 23. Архивная опись.

Понятие и функции архивной описи

Архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

Функции описи:

ü информационная, раскрывающая состав и содержание документов;

ü учетная, учитывающая количество дел внутри фонда;

ü классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания являет­ся единица хранения.

Описи составляются:

ü на дела постоянного хранения;

ü дела временного (свыше 10 лет) хранения;

ü дела личного состава;

ü документы на спецносителях;

ü входящие в архив ведомственные и служебные издания.