Система автоматизации делопроизводства и документооборота. Их назначение и возможности.

Существующие в настоящее время системы автоматизации ДОУ, в основном, выполняют сходные функции. Но в связи с отсутствием унифицированной терминологии называются они по-разному: система автоматизации документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система электронного документооборота, электронный архив и т.д. В пособии это программное обеспечение мы называем системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

В последние годы в России наблюдается стремительный рост рынка САДД. Так за 2004 год рост продаж этих программных продуктов превысил 100%. На российском рынке представлены отечественные разработчики и их автоматизированные системы, такие как фирма 1 С (1С:Архив), компании CognitiveTechnologies(Евфрат-документооборот),Directum(Directum) ,Naumen(NauDoc), Амтел (TilosDoc), ГНПП «Гранит-Центр» (Гран-Док), ИнтерТраст (CompanyMediaTM), Лаборатория 3 ИТ (Летограф), Ланит (LanDocs), НТЦ ИРМ (DIS:системы автоматизации делопроизводства и документооборота), СофтИнтегро (ДокМенеджер), Оптима (OPTiMAWorkFlow), Электронные офисные системы, ЭОС (Дело), а также крупнейшие западные производители этого программного обеспечения, например, компании EMC Documentum, Hummingbird и др.

Основные требованияк современной САДД можно сформулировать как следующие. Система должна:

· в полном объеме выполнять все задачи ДОУ: подготовку документов, их регистрацию, рассылку исполнителям, контроль исполнения документов, их оперативное хранение, а также поиск и справочную работу по массиву документов;

· быть построенной на принципах ДОУ, программных и технологических решениях, соответствующих действующему отечественному законодательству, международным и государственным стандартам, инструкциям и требованиям;

· обеспечить полноценное использование созданного корпоративного информационного ресурса, необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа, хранение документов в электронном архиве.

В 2001 году по решению Европейской Комиссии был разработан европейский стандарт к системам автоматизации делопроизводства MoReg (ModelRequirementsforManagementofElectronicRecords, http://www.cornwell.co.uk/moreg.html, русский перевод доступен на сайте www.gdm.ru). Стандарт описывает типовые требования к системе автоматизации делопроизводства, а также требования к управлению электронными документами. Он не содержит отраслевой или национальной специфики и может быть легко адаптирован для применения в любой стране.

Российская «Гильдия управляющих документацией», объединяющая пользователей и разработчиков систем электронного документооборота, начала активное продвижение MoRegв России и создает систему добровольной сертификации программных продуктов и решений по электронному документообороту. Подтверждение соответствия требованиямMoRegдаст программному продукту дополнительные конкурентные преимущества на рынке программного обеспечения по автоматизации ДОУ.

Основные принципы использования САДД рассмотрим на примере системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота«Дело»[81]. Эта система построена на принципах традиционных отечественных технологий делопроизводства, полностью соответствует нормативным требованиям к документационному обеспечению управленческой деятельности в организациях различных организационно-правовых форм. Она поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до его списания в дело и передачи в архив¹.

Для эксплуатации системыв организации должна быть установлена сеть персональных компьютеров, один из которых выполняет функции сервера системы, обеспечивающего управление общими ресурсами сети. На сервере устанавливается система управления базой данных (СУБД) - программное обеспечение, позволяющее размещать и хранить документную базу данных, также управлять ею. Система может использовать различные СУБД, в том числе, MS SQL,Oracle. Персональные компьютеры на рабочих местах пользователей должны быть оснащены клиентской частью СУБД.

САДД включает программы, устанавливаемые на сервере (серверное программное обеспечение), и программы, устанавливаемые на каждый персональный компьютер сети, подключаемый к системе (клиентское программное обеспечение).

При первоначальной настройке САДД на структуру предприятия и особенности его документооборота в определенном порядке заполняются внутренние структуры данных системы – так называемые справочники(см. раздел 6.3). В процессе работы с системой справочники могут быть дополнены и изменены.

Работники организации, непосредственно работающие в системе с документами, называются пользователями. Пользователи системы выполняют технологические функции, вводя данные о документах, их местонахождении и исполнении. Это, как правило, сотрудники отдела делопроизводства и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.

Для регистрации пользователей в системе и определения им прав доступа к информации и выполнения функций в системе предусмотрен специальный справочник – «Пользователи». В этом справочнике для каждого пользователя определен состав доступной ему информации и набор разрешенных ему операций.

Системный технолог- это особый пользователь, который настраивает систему на структуру и документооборот организации, заполняя и изменяя содержимое справочников системы, а также выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе всех пользователей.

Специалисты информационно-технической службы организации выполняют функции администраторов системы: установку СУБД и САДД на сервере и рабочих местах пользователей, обеспечение его работы, а также сохранности документов и их доступности пользователям.

В структурных подразделениях создаются электронные картотеки, которые являются при этом подмножествами единой картотеки предприятия, и «виртуальные»кабинетыдолжностных лиц. Кдолжностнымлицамотносятся работники предприятия, являющиеся официальными участниками документооборота - корреспондентами и адресатами документов. Должностное лицо - владелец кабинета может самостоятельно работать с документами в системе или от его имени поручить делать это сотруднику, наделенному статусом пользователя.

Каждый пользователь сети на своем рабочем месте:

· получает данные о документах, направленных ему на обработку;

· выполняет необходимые действия;

· направляет документ для дальнейшей работы.

При этом автоматически фиксируется и накапливается информация о движении документов в организации.

При регистрации документав САДД (см. раздел 6.3) создается электронная регистрационная карточка (РК), с которой может быть связан электронный документ или электронная версия бумажного документа (файлы с текстом, изображениями, фонограммами и др. формами представления документа в компьютере). После регистрации РК документа с прикрепленными файлами пересылается по локальной сети в кабинет должностного лица, ответственного за принятие решения по исполнению документа, а далее в соответствии с вынесенной резолюцией, - в картотеку структурного подразделения и кабинеты исполнителей. Маршруты движения РК и прикрепленных к ней документов устанавливаются в соответствии с определенным на предприятии порядком прохождения входящих, исходящих и внутренних документов.

Система автоматизирует как текущий, так и итоговый контроль исполнения документов (см. раздел 6.5).

Для автоматизации создания внутренних и исходящих документов САДД «Дело» поддерживает работу над проектами документов. В этом случае используется специальный тип регистрационной карточки, включающий перечень визирующих проект должностных лиц, маршрут визирования, а также должностное лицо, подписывающее документ. При этом исполнитель документа имеет возможность контролировать ход визирования и подписания проекта. Должностные лица, получившие проект документа, могут его завизировать, высказать замечания или внести их в файл документа. Согласование и подписание документа может заверяться ЭЦП должностного лица. После подписания документа на основе РК проекта автоматически создается РК исходящего или внутреннего документа.

В системе как один из справочников составляется номенклатура предприятия, объединяющая номенклатуры дел отдельных структурных подразделений. Она используется для регистрации документа и работы с исполненными документами при списании их в дела.

В целом САДД обеспечивает выполнение следующих функций ДОУ:

· единая регистрация всех документов предприятия путем создания РК;

· регистрация проектов как отдельной группы документов с последующей перерегистрацией после подписания проекта;

· ввод резолюций в РК и направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;

· пересылка отчетов исполнителей ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;

· контроль работниками службы ДОУ движения РК и электронных документов (документооборота) внутри предприятия;

· контроль за своевременным и правильным исполнением документов;

· поиск документов по совокупности реквизитов РК и тексту прикрепленного к ней документа при осуществлении справочно-аналитической работы;

· создание реестров рассылки документов при отправке исходящих документов адресатам;

· составление по установленным формам сводок, отчетов для руководства предприятия;

· предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета и необходимого, определенного действующими в организации правилами уровня доступа к информационным ресурсам предприятия;

· хранение РК и электронных образов документов;

· списание документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и доступ к ним при возникновении необходимости их использования в работе;

· протоколирование работы с системой всех пользователей, возможность исправления ошибочно произведенных действий.

САДД «Дело» также способна выполнять основные функции архива электронных документов. Но для этой цели предпочтительнее другой продукт из «линейки» программных продуктов «ЭОС» - система «Архивное дело», которая:

· принимает из системы «Дело» исполненные документы для формирования и оформления дел, или же может использоваться самостоятельно, регистрируя дела и документы;

· по заданным параметрам проводит экспертизу ценности документов, включая отбор документов на архивное хранение, контроль сроков хранения документов, а также выделение дел к уничтожению;

· ведет учет архивных дел и документов и формирует основные учетные формы (описи) и формы отчетов, утвержденные нормативными документами Росархива;

· позволяет осуществлять поиск документов в созданном ею электронном архиве организаций.

Для обеспечения правовой основы использования любой информационной системы автоматизации ДОУ на предприятии должны быть созданы, подписаны (утверждены) следующие организационно-распорядительные документы[86]:

· приказ о принятии в эксплуатацию САДД с указанием задач и функций этой системы;

· приказ о введении электронного документооборота в ДОУ с определением полномочий и ответственности должностных лиц, участвующих в работе с документами в организации;

· положение (регламент) об электронном документообороте предприятия (как самостоятельный документ или как приложение к инструкции по делопроизводству), включающее перечень документов, выполняемых и используемых в электронной форме и альбом форм электронных документов (в электронном виде и на бумажном носителе);

· руководство пользователей САДД.

При использовании ЭЦП во внутреннем электронном документообороте с использованием САДД на предприятии должен быть создан его удостоверяющий центр, выдающий определенным пользователям ключи ЭЦП и обеспечивающий их достоверность. При этом администраторы и пользователи должны быть обучены работе со средствами ЭЦП, а в соответствующей инструкции - определены их полномочия, а также порядок выдачи и отзыва ключей.

Необходимым условием внедрения САДД при работе с документами является создание продуманной и надежной системы долговременного хранения электронных документов.