Порядок изъятия и выдачи документов из дела.

Выдача первичных документов, учетных регистров и других документов, хранящихся в архиве бухгалтерии, работникам бухгалтерии и других структурных подразделений производится только по распоряжению главного бухгалтера после регистрации в специальном журнале.

Выемка документов из дел, как правило, не допускается. Однако в отдельных случаях главный бухгалтер может дать разрешение на выемку. При этом на место вынутого документа необходимо положить лист-заместитель, который хранится до возвращения первого. В нем указывается: когда, кому и на какой срок выдан документ. По возвращении документа лист-заместитель изымается.

При необходимости дело может быть выдано во временное пользование целиком. В этом случае заполняется карта-заместитель, в которой указывается: номер дела, дата выдачи, кому и на какой срок выдано дело, проставляются росписи в получении и приеме (после возвращения) документов. Карта помещается на место выданного дела. При возвращении дела карта-заместитель изымается.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских балансов и другой документации из организации может производиться только органами дознания и предварительного следствия, прокуратурой, судами, налоговыми органами и органами финансовых расследований на основании их постановления в соответствии с действующим законодательством. Изъятие документов оформляется актом, копия которого передается под расписку соответствующему должностному лицу организации.

Главный бухгалтер или иное должностное лицо организации вправе в присутствии представителя органа, производящего изъятие документов, снять с этих документов копии, а также копию с документа, являющегося основанием для изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), соответствующие должностные лица с разрешения и в присутствии представителя органа, производящего изъятие, могут дооформить эти тома. При изъятии отдельных, не оформленных в дела, документов в актах изъятия должен быть перечислен каждый из изымаемых документов.

При пропаже или гибели документов руководитель организации приказом назначает комиссию по расследованию причин пропажи или гибели. Для работы в комиссии приглашаются представители местной налоговой инспекции. Перед началом расследования причин пропажи или гибели документов запрашивается письменное объяснение у лиц, которые в соответствии с графиком документооборота несут ответственность за создание и хранение документов.

По результатам работы комиссии составляется акт, который утверждается руководителем организации. Акт составляется в произвольной форме, однако в нем обязательно должны содержаться сведения о составе комиссии, сделавшей заключение о результатах расследования, прилагаться объяснительные записки опрошенных должностных лиц. Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии. Копии акта направляются в вышестоящую организацию и налоговую инспекцию по месту регистрации субъекта хозяйствования.

Пропажа или гибель бухгалтерских документов, связанных с проверкой правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов, ведет к серьезным последствиям для предприятия. Налоговая инспекция обязывает предприятие восстановить пропавшие (погибшие) документы. При невозможности их восстановления производится проверка правильности исчисления налогов по специальной методике, составленной, как показывает практика, не в пользу предприятия. Возможные штрафные санкции за недоплату налогов могут привести к банкротству предприятия. Кроме того, необеспечение сохранности документов в соответствии со статьей 89-1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 20 базовых величин.