Состав видов документов по личному составу (классификация)

Классификация документов по личному составу включает следующие группы:

документы о приеме, перемещении, аттестации, увольнении работников;

документы о награждении работников;

учетные документы работников;

документы по выплате заработной платы и другим денежным выплатам;

документы о трудовой деятельности на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда;

отчетные документы по кадровому составу;

трудовые книжки и вкладыши к ним, другие невостребованные личные документы (дипломы, аттестаты, свидетельства).

Оформление личного дела:

заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;

в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках).

 Например: АхмероваАйслуНасимовна (Алла Николаевна)

в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том:

Личные дела сотрудников, уволенных в 2013 году, «А»-«Н»

То же, «П»-«Я»

согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);

в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);

срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года (при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;

важно зафиксировать количество листов дела.