Работа 4.1. Создание отчетов (начало).

Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную ранее, и подготовьте ее к работе.

Запустите программу Microsoft Access.
Нажмите на кнопку открыть базу данных. Выделите из списка баз данных имя вашей базы данных и нажмите на кнопку ОК.

Задание 2. Создайте автоотчет в столбец на основании запроса Адрес.

Выберите объект Отчеты.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне Новый отчет выберите Автоотчет: в столбец и в качестве источника данных запрос Адрес.

Нажмите ОК. Появиться страница просмотра отчета.
Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет.

Замечание. Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса Адрес измениться и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика.

Выберите объект Запросы.
Выделите запрос Адрес.
Откройте запрос в режиме Конструктор.
Введите условие отбора фамилии: «Баранова».
Выполните запрос, нажав на кнопку .
Сохраните и закройте запрос.
Перейдите к объекту Отчеты.
Откройте отчет Адрес. В списке вывода будут находиться данные только одного человека.

Задание 3. Создайте ленточный автоотчет на основании запроса Номера телефонов.

Выберите объект Отчеты.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне Новый отчет выберите Автоотчет: ленточный и в качестве источника данных запрос Номера телефонов. Нажмите ОК. Появиться страница просмотра отчета. Закройте страницу просмотра, нажав на кнопку закрыть.
Сохраните отчет с именем Номера телефонов. Закройте отчет.

Пояснение. Для подобных отчетов удобно использовать Запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запроса Номера телефонов.

Откройте объект Запросы.
Выделите запрос Номера телефонов.
Откройте его в режиме Конструктор.
Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию]. Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса.
Выполните запрос, нажав на кнопку . Появиться окно «Введите значение параметра» с просьбой ввести фамилию человека, для которого вы хотите получить информацию.
Введите фамилию Корнилова и нажмите ОК.
Сохраните и закройте запрос.
Перейдите к объекту Отчеты.
Откройте отчет Номера телефонов. Появиться точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например Корнилова. В списке вывода будут данные только одного человека.

Задание 4. Внесите изменения в готовые отчеты.

Выберите отчет для внесения изменений (например отчет Номера телефонов).
Нажмите на кнопку - Вид для перехода в режим конструктор. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме.

Справочная информация. В окне конструктор отчетов на экране может отображаться пять областей:

Заголовок отчета – все, что находиться в этой области, выводиться только один раз в начале отчета;
Верхний колонтитул – все, что находиться в этой области, выводиться в верхней части каждой страницы;
Область данных – содержит собственно записи;
Нижний колонтитул - все, что находиться в этой области, выводиться в нижней части каждой страницы;
Примечание отчета - все, что находиться в этой области, выводиться только один раз в конце отчета.

В окне Конструктор отчетов для выбранного отчета в заголовке отчета находиться надпись Номера телефонов, в верхнем колонтитуле – заголовки столбцов вывода, в области данных - записи, в нижнем колонтитуле – дата текущего дня.

Исправьте заголовок отчета на Номер телефона учащегося. Измените цвет букв, их размер и шрифт.
Перейдите в режим предварительного просмотра, нажав на кнопку . Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось.
Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Задание 5. Создайте отчет Справка с помощью конструктора.

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с именемСправка, в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.

Откройте объект Отчеты.
Нажмите на кнопку Создать.
В появившемся окне выберите режим Конструктор и запрос Справка.
Нажмите на кнопку ОК. Появиться Конструктор для создания отчетов и панель элементов с вспомогательными кнопками. Наличие или отсутствие заголовка и примечания отчета выбирается командой Вид – Колонтитулы и Вид – Заголовок/Примечание отчета. При включении соответствующего переключателя появляется соответствующий раздел Конструктора. Если отсутствует панель элементов, нажмите на кнопку .

Сохраните макет отчета с именем Справка.
Перейдем в режим предварительного просмотра . Введите фамилию учащегося и посмотрите, что получилось.
Закройте отчет.

Завершите работу с программой Access. Если вы производили редактирование в базе данных, появиться вопрос о сохранении изменений.