ПЕРВИЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В СИСТЕМЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА, ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (В-9)

Документация в б/у важнейшее средство наблюдения и контроля за хозяйственными операциями. К реквизитам, являющимися обязательными, относятся: наименование документа, дата составления документа, содержание хозяйственной документации и основание для ее совершения, измерители, подписи лиц ответственных за совершение операции и правильности ее оформления в документе. В соответствии с требованиями предъявляемые к документам они должны составляться своевременно в момент совершения операции. Допущенные в документах ошибки можно исправить лишь с соблюдением всех правил. Все внесенные исправления должны быть оговорены и подтверждены подписями лиц, сделавшими исправления. Формы документов предназначены для отражения определенной хозяйственной информации на предприятиях называются типовыми. Установлении таких формы первичной документации, которые являются типовыми, называют унификацией документов. Установление стандартных бланков однотипных документов называется стандартизацией документов. Стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов, позволяет лучше использовать бумагу при печатание бланков учетной документации.

Классификация бухгалтерских документов:

1) По назначению:

а) на распорядительные содержат письменные приказы и распоряжения на выполнение хозяйственной операции (доверенность на получение ТМЦ, б) на оправдательные подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для ее отражения в б/у (акты, накладные, квитанции, ведомости и т.д.);

в) документы бухгалтерского оформления составляются и используются внутри бухгалтерии. г) комбинированные одновременно содержат как распоряжение на совершенствование хозяйственной операции, так и подтверждение о ее совершении

2) По экономическому содержанию:

а) материальные - для учета движения материальных ценностей б) денежные - движение денег в кассе и на расчетном счете в банке;

в) расчетные отражают расчеты предприятия с разными предприятиями, учредителями, организациями, частными лицами (наряд на сдельную работу).

3) По последовательности составления

а) первичные в первые находят данные о том или ином факте хозяйственной деятельности.;

б) сводные составляются на основе первичных документов. Они составляются для подтверждения полноты и обоснованного обобщения в них первичных документов (авансовый отчет, отчеты о движении ТМЦ, расчетно-платежные ведомости).

4) По способу охвата фактов хозяйственной деятельности:

а) разовые: один или несколько однородных совпадающих по времени фактов хозяйственной деятельности. Эти документы сразу после их составления передаются в бухгалтерию и служат основанием для бухгалтерских записей (приходный ордер, накладные, кассовые ордера и т.д.);

б) накопительные составляются в течении определенного периода времени путем постепенного накопления, их составляют с целью сокращения учетной работы по составлению документов и проведению записей (табель учета рабочего времени).

5) По месту составления:

а) внутренние составляются и используются непосредственно на предприятии б) внешние – это документы, которые составлены в одной организации, а используются в другой .

Движение документов от момента их составления или принятия от других предприятий включая и отражение в бухгалтерском учете называется документооборотом. Бухгалтерские документы до их отражения в учетных регистрах проходят в бухгалтерии несколько стадий обработки: проверку, группировку, таксировку, контировку. Проверка документов осуществляется по трем признакам: с формальной стороны, по существу, арифметически. Формальная проверка заключается в выяснении полноты заполнения всех необходимых реквизитов, наличие и подлинности подписи, неоговоренных исправлений. Проверка документов по существу предполагает выяснение законности и целесообразности хозяйственных операций отраженных в этих документах. Арифметической называется проверка правильности подсчета, выведения итогов и др. арифметических действий. После проверки документы группируют. Группировка позволяет значительно сократить количество учетных записей и эффективнее осуществлять контроль за хозяйственной деятельностью. Таксировка – это денежная оценка хозяйственной операции отраженной в документах. Контировка – это указанная в документах корреспонденция счетов по каждой хозяйственной операции.

Организации должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности в течении сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Процедуру кодирования программы обработки данных (с указанием сроков их использования) организация обязана хранить не менее 5 лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности. Лицевые счета рабочих и служащих должны хранится 75 лет.

Техника ведения б.у. и учетные регистры.

Техника б.у.-это способ регистрации, учет инф-ии в учет регистрах. Техника учетной регистрации это важный этап на пути формирования достовер.и своевр. инф-ии о происходящих реал.хоз.процессах на п/п и предоставление ее пользователям. Реализацией этой цели предшествуют обяз.запись хоз.операций в учет регисты на основании бух.док-в. Эта процедура называется разноской операций.она осущ-ся на основе контировки, нередко называемой бух.проводкой. порядок записи в учет регистры хоз.операций предусм-т различные приемы. Наимб. Распр-м явл.линейный, т.к. обеспечивает наглядность контроля по расч.операциям. в таких учет регистрах совмещ-ся синтет. И аналит.учет, тем самым упрощ-ся техника ведения учета и возрастает его достоверность. В строении учет регистров широко исп-ся шахматный принцип записи, позволюза 1 прием указать сумму в учет.регистре не нарушая при этом принципа двойной записи. Хоз.операции в процессе регистрации в учет.регистры запис-ся в порядке их соверш-я по времени (хронолог-е) или в опред.системе (систем.) или комбинир-е. раздельный учет имущ-ва и обяз-в на банан.и заболансовых счетах обусловил регистрацию хоз.операций путем применения униграф. И деограф.записи. униграф.запись-это одностор.запись, характерна для забал.счетов. Деограф.запись- исп-ся в проц.регистрации операций в опред.системе. в теории рассм-ся различ-е комбинации деограф.записи(простые, сложные, сторнировочная). Учет.регистры-инф-я накапливается в опред.системе.

Организация проведения инвентаризации и документальное отражение ее результатов в бухгалтерском учете и отчетности (Б-)

Инвентаризация      

Данные бухгалтерского учета должны полностью соответствовать фактическому наличию средств предприятия. Недостатки (неточности), которые возникают при приеме и отгрузке ТМЦ: 1. Ошибки в учете; 2. Описи в первичных документах. Такие расхождения выявляются при помощи инвентаризации.

Инвентаризация – это метод бухгалтерского учета, обеспечивающий соотношение учетных данных о хозяйственных средствах с их фактическим наличием.

Виды инвентаризации: 1. по полноте охвата инвентаризация делится на: полную и частичную (локальную, местную); 2. по характеру проведения: плановая и внеплановая (внезапная).

Сроки проведения инвентаризации:

1. основные средства не реже 1 раза в год перед составление годового отчета;

2. товары в розничной торговле не реже 2 раз в год;

3. нефтепродукты – не реже 1 раза в месяц;

4. незавершенное производство, готовая продукция на складе, сырье, материалы, расчеты с дебиторами и кредиторами не реже 1 раза в год;

5. денежные средства в кассе – 1 раз в квартал перед составлением баланса;

6. денежные средства на расчетном счете по выпискам банка на 1-ое число месяца следующего за отчетным кварталом.

В соответствии с положением о бухгалтерском учете и отчетности результаты инвентаризации отражаются в следующем порядке:

1. Выявленные издержки подлежат оприходованию и зачислению на финансовый результат;

2. Убыль ТМЦ в пределах норм утвержденных в законодательном порядке списывается по распоряжению руководителя в затраты;

3. Недостача ТМЦ, а также порча их сверх норм естественной убыли относится на виновных лиц, если виновные лица не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки списываются на убытки производства или обращения.

Результаты инвентаризации материальных ценностей:

1. оприходованы излишки материальных ценностей Дт 10, 41, 43 Кт 25, 26;
2. выявлена недостача материальных ценностей (по учетным ценам) Дт 94 Кт 10;
3. недостача в пределах норм естественной убыли, списывается по решению руководителя на затраты Дт 25, 26 Кт 94;
4. недостача сверх норм естественной убыли относится на виновных лиц Дт 73/2 Кт 94;
5. получено в кассу наличными от МОЛ в счет недостач и потерь Дт 50 Кт 73/2;
6. удержано из заработной платы материально-ответственного лица в размере недостач и потерь Дт 70 Кт 73/2;
7. недостача сверх норм естественной убыли по не установленным причинам или в случае отказа в иске относится на затраты Дт 25, 26 Кт 94;
8. некомпенсируемые потери от стихийных бедствий отражается в учете Дт 99 Кт 10, 41, 43

Результаты инвентаризации основных средств:

1. излишки, выявленные в ходе инвентаризации приходуются:

а) на первоначальную стоимость Дт 01 Кт 91/1;

б) на сумму амортизации Дт 91/2 Кт 02;