Краткие теоретические сведения

Программа Microsoft Outlook является превосходным оптимизатором и организатором работы. Она хранит не только все Ваши планы, задачи и заметки, но и позволяет организовывать совместные с Вашими друзьями, коллегами, знакомыми события. При этом Вам практически не удастся забыть и намеченных мероприятиях, так как программа способна неутомимо напоминать Вам о них.

Кроме того, Microsoft Outlook может вести дневник создаваемых Вами файлов, что весьма удобно для поиска документов и файлов.

Одной из функций этой программы является хранение информации о Ваших знакомых. Причем, доступ к зафиксированным сведениям максимально прост и удобен, что с успехом заменяет множество блокнотов с адресами и телефонами, которые не всегда под рукой.

Кроме всего перечисленного, среди возможностей Microsoft Outlook, как почтовой программы, в отличие от полностью вошедшей в нее программы Outlook Express, появилась функция борьбы с нежелательной почтой, создания сообщения средствами любого приложения и многое другое.

Таким образом, многофункциональность программы Microsoft Outlook позволяет называть ее и электронным секретарем и планировщиком собраний, адресной и телефонной книгой, электронным менеджером, почтовой программой и т.д. Причем, необъятность возможностей дарит каждому пользователю удовольствие не только в использовании, но и при изучении этого приложения.

Программа Microsoft Outlook в первую очередь имеет информационный характер. Поэтому вся хранимая информация сгруппирована по папкам. Для получения доступа к каждой из них имеется две панели: Панель Outlook и Список папок

Порядок проведения работы:

В Outlook информация о людях и организациях хранится в папке Контакты.

Задание 1. Добавление контакта

Чтобы добавить новый контакт, выполните следующие шаги.

1. Запустите Outlook.
2. Выберите в панели ярлыков Outlook значок Контакты.
3. В панели инструментов щелкните на кнопке Создать. Откроется окно бланка, которое имеет пять вкладок:
• Общие — содержит поля для ввода часто используемой информации: имени, адреса, названия компании, телефонов, электронного адреса и заметок;
• Подробности — позволяет вводить дополнительные данные о человеке, например отдел компании, профессию, сокращенное имя, дату рождения и т.п;
• Действия — представляет собой журнал операций, выполнявшихся с использованием данного контакта. Сюда записываются факты отправки и получения электронных сообщений и писем, телефонные звонки;
• Сертификаты — хранит сертификаты безопасности (цифровые идентификаторы), позволяющие расшифровывать электронные сообщения, поступающие от человека, описанного в данном контакте;
• Все поля — позволяет увидеть все поля контакта. С помощью этой вкладки можно изменить любую информацию, связанную с контактом, например цвет заметок, записываемых со ссылкой на этот контакт. Здесь же можно ввести дополнительные данные, такие как имена детей или список увлечений.

1. В поле Полное имя введите текст Александр Петров и нажмите клавишу Enter. Курсор переместится в поле Должность.

Примечание. Чтобы указать дополнительные параметры имени, такие как отчество, префикс обращения и суффикс, щелкните на кнопке Полное имя и заполните соответствующие поля.

1. Введите текст Главный архитектор и снова нажмите клавишу Enter.
2. В поле Организация введите слова Строительная компания. По умолчанию имя и фамилия автоматически дублируются в поле Хранить как в обратном порядке. Это поле определяет формат идентификатора контакта, который обусловливает местоположение контакта в алфавитном списке. Роль главного слова в алфавитном списке могут играть фамилия, имя или название организации.
3. Раскройте список Хранить как и выберите пункт Строительная компания (Петров, Александр), чтобы в дальнейшем искать данную запись по названию организации. На вкладке Общие бланка контакта предусмотрены четыре поля для телефонов. Однако Outlook может одновременно хранить гораздо больше номеров телефонов, отображая на этой вкладке любые четыре из них.
4. Чтобы указать, какой номер телефона должен демонстрироваться в первом поле, щелкните на соответствующей кнопке со стрелкой.
5. Выберите в раскрывшемся списке пункт Автомобильный.
6. Введите номер автомобильного телефона и нажмите клавишу Enter.
7. В открывшемся окне диалога выберите страну расположения телефона и код города. Затем щелкните на кнопке ОК. Указанные данные позволят Outlook правильно адресовать телефонный звонок при использовании этой программы для автоматического набора номера.

Примечание.Окно выбора страны и кода города открывается только в том случае, если вы ввели номер телефона не полностью. Можно сразу записать номер телефона с кодом страны и города, тогда указанное окно не появится.

1. Введите номер домашнего телефона, рабочий факс и номер мобильного телефона.
2. Щелкните на кнопке Адрес.
3. В открывшемся окне диалога введите рабочий адрес Петрова.

1. Щелкните на кнопке ОК. Адрес появится на вкладке Общие. При необходимости щелкните на кнопке со стрелкой, расположенной ниже кнопки Адрес, выберите другую разновидность адреса и, повторив шаги 11-13, введите домашний адрес.
2. Напечатайте адрес электронной почты в поле Эл. почта (E-mail). В поле примечаний любого контакта можно ввести дополнительные пояснения или даже добавить файл. Такой файл может содержать резюме человека, его фотографию и любую другую информацию, которую полезно хранить вместе с контактом.
3. Чтобы присоединить к контакту документ Word, щелкните на кнопке Добавить файл.
4. В открывшемся окне щелкните на кнопке Мои документы, выделите один из файлов с расширением DOC и щелкните на кнопке Вставка. Значок файла появится в нижней части вкладки Общие. Теперь, чтобы просмотреть содержимое файла, достаточно дважды щелкнуть на его значке в окне контакта.
5. Щелкните на кнопке Категории.
6. В списке категорий установите флажок Дела и щелкните на кнопке ОК.
7. Чтобы сохранить настроенный контакт и сразу перейти к вводу нового, щелкните на кнопке Сохранить и создать.
8. Повторяя описанные выше шаги, введите еще два контакта.

Примечание.Чтобы создать контакт для человека, работающего в компании, реквизиты которой уже записаны в одном из контактов, выделите в папке Контакты имеющийся контакт с этой компанией и выполните команду Действия > Создать контакт в той же организации. В открывшемся бланке контакта уже будут заполнены поля организации, адреса и рабочих телефонов.

1. Заполнив поля последнего контакта, щелкните на кнопке Сохранить и закрыть, чтобы вернуться в основное окно папки контактов.

Задание 2. Редактирование контакта

Чтобы изменить контакт, отыщите его в папке. Для перемещения к нужной букве алфавитного списка пользуйтесь кнопками, расположенными в правой части окна Outlook. Если вам не удается быстро найти нужного человека, смените режим просмотра. Для этого выполните следующие действия.

1. Выберите команду Вид > Текущее представление > По категориям. Алфавитный список сменится таблицей контактов, рассортированных по категориям

2. Щелчком на значке «плюс» разверните ту категорию, в которой должен находиться искомый контакт.

3. Чтобы упорядочить контакты по алфавиту названий компаний, щелкните на заголовке столбца Организация.

4. Найдя контакт, который нужно изменить, дважды щелкните на его строке. Теперь давайте добавим в контакт некоторые дополнительные сведения.

5. Щелкните на вкладке Подробности.

6. Введите название отдела и дату дня рождения

7. Щелкните на кнопке Отметить к исполнению . Эта кнопка, как и одноименная команда меню, позволяет пометить контакт флагом, напоминающим о необходимости связаться с данным человеком в ближайшее время.

8. В раскрывающемся списке Отметка к исполнению окна диалога выберите пункт Позвонить. При желании введите дату и время в поле Срок: 

9. Щелкните на кнопке ОК.

10. Щелчком на кнопке Сохранить и закрыть сохраните изменения и вернитесь в папку контактов.

Примечание.Те поля контакта, которые отображаются в таблице режима просмотра по категориям, можно изменять непосредственным редактированием текста поля прямо в этой таблице, не открывая окна бланка контакта.

11. Выберите команду Вид > Текущее представление > Адресные карточки, чтобы вернуться к прежнему режиму просмотра.

Задание 3. Создание списка рассылки

Кроме одиночных контактов в папке можно размещать списки рассылки, которые являются группами контактов. Для добавления списка выполните следующие шаги.

1. В раскрывающемся списке кнопки Создать выберите команду Создать список рассылки.

Примечание.В Outlook XP имеется возможность объединять несколько контактов в списке рассылки, который, в свою очередь, может использоваться в операциях как одновременный контакт с несколькими людьми.

2. В поле Имя введите название Четыре электронных адреса.

3. Щелкните на кнопке Выберите членов.

4. В списке Источник адресов окна добавления адресов выберите пункт Контакты.

Примечание.Адреса для списка рассылки можно выбирать не только из папки контактов, но также из адресной книги Windows и из других адресных справочников, зарегистрированных в Outlook.

5. В левом списке окна выделите строку Александр Петров (Эл. почта).

6. Щелкните на кнопке Члены.

7. Повторяя шаги 5 и 6, добавьте в список рассылки электронные адреса двух других людей.

8. Щёлкните на кнопке ОК.

9. Чтобы добавить в список рассылки электронный адрес, отсутствующий в справочнике, щелкните на кнопке Добавить.

10. В открывшемся окне диалога Добавление новой записи в поле Краткое имя введите Сергей Николаев. В поле Адрес электронной почты напечатайте электронный адрес mcola@phantom. ru. Установите флажок Добавить контакт, чтобы новый адрес автоматически был добавлен в папку контактов Outlook. Затем щелкните на кнопке ОК.

Примечание.Чтобы удалить адрес из списка рассылки, выделите строку с этим адресом и щелкните на кнопке Удалить.

11. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть панели инструментов. В папке контакт появится адресная карточка Сергея Николаева и заголовок списка рассылки.

Задание 4. Планирование совещания с контактами

Контакты, хранящиеся в Outlook, могут использоваться для рассылки приглашении на совещание. Для планирования совещаний Outlook предлагает специальный инструмент.

1. В панели ярлыков Outlook щелкните на значке Календарь.

2. Щелкните на кнопке Создать.

3. Раскройте вкладку Планирование.

4. Щелкните на кнопке Другие.

5. В списке Источник адресов открывшегося окна диалога выберите пункт Контакты.

6. В списке доступных имен и ресурсов щелкните на строке Александр Петров (Эл.почта).

7. Щелкните на кнопке Обязательный, чтобы указать на настоятельную необходимость присутствия этого человека на совещании.

8. Выделите строку Сергей Николаев (Эл. почта) и щелкните на кнопке Необязательный.

9. Затем щелкните на кнопке ОК.

На вкладке Планирование вертикальная белая полоса с зеленым и красным краями предлагает интервал времени, который, по мнению Outlook, подходит для назначения совещания.

Примечание.Если Outlook имеет доступ (например, через локальную сеть) к расписаниям людей, приглашаемых на совещание, в окне планирования совещания появятся отметки занятых интервалов времени для этих людей. В такой ситуации вам было бы достаточно щелкнуть на кнопке Автовыбор, чтобы программа Outlook нашла для совещания время, устраивающее вас и всех приглашенных.

10. Чтобы назначить начало совещания на 13:00, щелкните мышью в бланке занятости вблизи этого числа.

11. С помощью раскрывающегося списка Конец собрания выберите время окончания совещания 15:00.

12. Разверните вкладку Встреча. В поле Тема введите текст Совещание, который будет добавлен в одноименное поле электронных сообщении. В поле, расположенное в нижней части этой вкладки, введите необходимые пояснения.

13. Щелкните на кнопке Отправить. Outlook автоматически прочтет адреса приглашенных из папки Контакты, сгенерирует сообщения и при первой возможности отправит их по электронной почте.

14. Закройте окно встречи без сохранения введенных данных.

Задание 5.Отправка письма

Не всегда можно лично встретиться с человеком. Многие документы приходится пересылать по электронной почте. Это задание научит вас отправлять текст, набранный в Word, по адресу, записанному в папке контактов. В подобных ситуациях удобнее всего воспользоваться мастером писем.

1. В панели ярлыков Outlook выберите значок Контакты.

2. Щелкните на записи нужного контакта, чтобы выделить ее.

3. Выберите команду Действия > Новое письмо. Запустится Microsoft Word, в котором откроется окно мастера писем.

4. Установите флажок Строка даты, чтобы добавить в письмо дату отправки, отформатированную стандартным образом.

5. В раскрывающемся списке Шаблон выберите пункт Современное письмо. Ниже указанного списка появится образец выбранного шаблона.

6. Щелкните на кнопке Далее, которая перенесет вас на вкладку Получатель. Здесь в поле Имя получателя уже указаны имя и фамилия человека, выбранного в списке контактов Outlook, а в поле Адрес доставки— его адрес.

7. Щелкните на кнопке Далее. Третья вкладка мастера писем позволяет добавлять некоторые вспомогательные поля и дополнительные адреса назначения.

8. Щелкните на значке адресной книги.

9. В списке Источник адресов открывшегося окна. диалога выберите пункт Контакты.

10. Выделите строку нужного контакта.

11. Щелкните на кнопке Копия.

Примечание.Положения Почта, Личные и Другие переключателя, расположенного в правом верхнем углу окна добавления адреса, позволяют выбрать один из трех адресов, записанных в контакте данного человека.

12. Щелчком на кнопке ОК закройте окно диалога. В списке Копия третьего окна мастера появится дополнительный адресат.

13. Затем щелкните на кнопке Далее. Введите или выберите из адресной книги свое имя и обратный адрес.

14. Наконец щелкните на кнопке Готово.

Теперь в письмо добавлены все необходимые реквизиты. Помощник по Office спросит, не нужно ли вернуться в Мастер писем, создать почтовые наклейки или распечатать адрес на конверте. При необходимости выполните одно из указанных действий, выбрав соответствующее положение переключателя в окне Помощника. После этого вам останется только вставить текст сообщения, распечатать его, заклеить в конверт и отнести на почту.

Задание 6. Телефонный звонок контакту

1. Вернитесь в папку контактов щелчком на соответствующем ярлыке панели Outlook.

2. Выделите контакт Петров Александр.

3. Поставьте указатель мыши на кнопку Телефон панели инструментов и щелкните на треугольнике рядом с ней. В раскрывающемся списке указаны все телефоны данного контакта. Выберите нужный вариант. (Кроме того, с помощью этого списка можно осуществить повторный набор номера, быстрый набор или сделать новый звонок.)

Откроется окно диалога нового звонка.

4. Щелкните на кнопке Свойства соединения.

5. Проверьте, все ли параметры соединения соответствуют реальному состоянию дел. Затем щелкните на кнопке ОК.

6. Чтобы телефонный звонок фиксировался в дневнике, установите флажок При каждом звонке создавать запись в дневнике.

7. Щелкните на кнопке Параметры соединения.

Открывшееся окно диалога позволяет добавить настройки для быстрого набора номера и настроить свойства телефонной линии (а при наличии нескольких модемов выбрать тот, через который подключен телефонный аппарат).

Примечание.Чтобы иметь возможность набора телефонного номера с помощью компьютера, к телефонной розетке нужно подключить разъем Line модема, а телефонный аппарат следует включить в разъем Phone того же модема.

8. Введя необходимые параметры, щелкните на кнопке ОК; чтобы вернуться в окно Новый звонок.

9. Щелкните на кнопке Позвонить. Outlook наберет телефонный номер.

10. После соединения с абонентом снимите телефонную трубку и щелкните в окне соединения на кнопке Разговор.

11. Окончив разговор, щелкните на кнопке Конец связи. Откроется новая запись дневника, в которой будет указан контакт и продолжительность разговора. При необходимости скорректируйте параметры контакта и добавьте комментарии.

12. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть. Запись параметров телефонного разговора будет добавлена в дневник.

Содержание отчета

1. В отчете указать тему, цель работы.

2. Описать основные этапы выполнения работы

3. Записать выводы по проделанной работе.

Контрольные вопросы

1. Для чего нужен Microsoft Outlook?
2. Как добавить новый контакт?
3. Как отредактировать контакт?
4. Как отправить письмо выбранному контакту?
5. Как запланировать событие?

Лабораторная работа №13
Тема: Поиск и машинный перевод информации в Интернет

Цель работы:освоить основные принципы поиска и машинного перевода информации в Интернет

Оборудование рабочего места: Персональный компьютер, ОС Windows XP и выше, Браузер.