Департамент кадров МИД и его основные функции

Реализацию государственной кадровой политики в системе МИД Российской Федерации обеспечивает Департамент кадров — одно из важнейших структурных подразделений центрального аппарата Министерства иностранных дел Российской Федерации, в пределах своей компетенции, которая нормативно определена «Положением о Департаменте кадров Министерства иностранных дел Российской Федерации», утвержденным приказом по министерству № 6369 от 13 августа 1996 г.

В своей деятельности департамент руководствуется Конституцией РФ, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, другими нормативными актами, Положением о Министерстве иностранных дел Российской Федерации, решениями коллегии и приказами руководства министерства.

Департамент взаимодействует с соответствующими подразделениями Администрации Президента Российской Федерации, комитетами и комиссиями Федерального Собрания Российской Федерации, а также подразделениями Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных министерств и ведомств, администраций субъектов Федерации, обеспечивающими решение вопросов международных связей и кадровой работы. Департамент осуществляет свои функции в органическом сотрудничестве с иными подразделениями центрального аппарата министерства, загранучреждениями Российской Федерации, представительствами МИДа на территории Российской Федерации.

Он несет персональную ответственность за решение задач и выполнение функций, возложенных на департамент, распределяет обязанности среди своих заместителей, утверждает положения об отделах департамента, вносит предложения руководству министерства о структуре центрального аппарата министерства, штатах подразделений, загранпредставительств и представительств в субъектах Российской Федерации, а также о назначении на должность и освобождении от должности руководящих работников. Директор департамента отвечает за обеспечение сохранности государственной и служебной тайны, соблюдение установленного режима в деятельности работников департамента.

К основным задачамДепартамента кадров относятся:

1)обеспечение деятельности руководства министерства по вопросам государственной службы и кадровой политики в системе министерства;

2)развитие нормативно-правовой базы дипломатической службы;

3)подбор, расстановка и ротация дипломатических и административно-технических кадров;

4)обеспечение в пределах своей компетенции контроля за соблюдением законодательства о труде и государственной службе;

5)участие во взаимодействии по кадровым вопросам с другими федеральными министерствами и ведомствами;

6)подбор кандидатов и формирование кадрового резерва для назначения на руководящие должности системы министерства;

7)обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных государственных должностей государственной службы в системе министерства, аттестаций, прохождения государственными служащими испытания при замещении государственных должностей государственной службы;

8)участие в разработке мер, направленных на улучшение социально-экономических условий для работников системы министерства и ветеранов дипломатической службы.

Департамент кадров осуществляет ряд функций,систематизировать которые можно следующим образом:

функции стратегического развития кадров дипломатической службы:

—проведение единой линии в работе с кадрами в системе министерства;

—анализ кадровой ситуации, подготовка аналитических и информационных материалов по стратегическим и оперативным вопросам дипломатической службы, кадровой политики и управления персоналом дипломатической службы;

функции нормативно-правового обеспечения кадровой работы и дипломатической службы:

—участие в совершенствовании нормативно-правовой базы деятельности министерства путем разработки новых, уточнения и обновления действующих положений

и служебных инструкций по вопросам кадровой работы;

—экспертиза проектов документов нормативно-правового характера, связанных с осуществлением функций министерства;

управленческие функции:

—контроль (совместно с Валютно-финансовым департаментом) за соблюдением штатной дисциплины в центральном аппарате, загранучреждениях и представительствах;

—анализ предложений о формировании новых и реорганизации действующих подразделений центрального аппарата министерства и оценка этих предложений;

—разработка предложений по оптимизации структуры и штатов подразделений центрального аппарата министерства, загранучреждений и представительств в субъектах Российской Федерации и международных организациях;

—внесение совместно с другими подразделениями министерства предложений по созданию и ликвидации посольств, консульских учреждений, постпредств и представительств в регионах России;

функции кадрового обеспечения:

—подготовка и контроль за прохождением проектов Указов Президента Российской Федерации и других документов, необходимых для назначения или отзыва послов и постпредов; проектов указов Президента Российской Федерации о назначении заместителей министра иностранных дел и о присвоении высших дипломатических рангов,

атакже проектов распоряжений Правительства Российской Федерации об утверждении членов Коллегии министерства;

—организация работы комиссий по ротации и конкурсному замещению дипломатических и административно-технических должностей в загранучреждениях, контроль за исполнением принятых комиссиями решений;

—формирование резерва дипломатических и технических кадров для их своевременной и качественной ротации, а также резерва для замещения должностей руководящих работников в центральном аппарате министерства, загранучреждениях и представительствах;

—обеспечение общего методического руководства и организация служебной аттестации кадров через работу комиссий по аттестации, рангированию и присвоению квалификационных разрядов государственным служащим системы министерства;

—координация методической работы кадровых служб подведомственных учреждений и организаций; контроль состояния и анализ эффективности работы с кадрами

в этих учреждениях и организациях;

—организация подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников, координация деятельности подведомственных учебных заведений;

организационно-контрольные функции:

—учет поступающих в департамент документов и контроль в рамках установленной компетенции исполнения содержащихся в них поручений;

—оформление сотрудников на работу в подразделения центрального аппарата, для выезда на работу в загранучреждения, а также подготовка соответствующих приказов;

—оформление выездов сотрудников министерства в краткосрочные загранкомандировки;

—учет работников министерства, ведение их личных дел, подготовка соответствующей статистической отчетности;

—участие в инспектировании и проверке подразделений центрального аппарата, загранучреждений, представительств в субъектах Российской Федерации и подведомственных министерству организаций;

—координация и контроль деятельности подведомственных учебных заведений;

—координация методической работы кадровых служб подведомственных учреждений и организаций, контроль состояния и эффективности работы с кадрами в этих учреждениях и организациях;

—контроль соблюдения трудовой дисциплины и норм внутреннего трудового распорядка в подразделениях центрального аппарата министерства, загранпредставительствах и представительствах в международных организациях и субъектах РФ;

социальные функции:

—разработка и совершенствование организационно-методической базы работы с

кадрами;

—контроль за работой общеобразовательных школ при загранучреждениях;

—консультирование (во взаимодействии с Юридическим управлением) работников министерства и членов их семей по вопросам правовой и социальной защиты;

—проведение совместно с Советом ветеранов войны и труда, профкомом

министерства работы с ветеранами дипломатической службы.

Организационная структура Департамента кадров1 смоделирована в целях наиболее рационального распределения полномочий по выполнению поставленных перед МИДом задач.

С известной долей условности можно утверждать, что структура департамента отражает структурную схему самого министерства. Здесь имеются территориальные подразделения (отделы международных организаций, Европы, Азии, стран СНГ, Африки и Ближнего Востока, Америки),функциональные подразделения (отделы общих кадровых проблем, планирования и ротации дипломатических кадров, набора и ротации административно-технического персонала загранучреждений, подразделений центрального аппарата и представительств МИД, социально-экономических проблем, рангирования и учета кадров, краткосрочных командировок, учебных заведений, заграншкол). Есть специально организованные службы обслуживания: машбюро, канцелярии, отдел документации (группа ЭВМ), ознакомительная служба.

Кадровые вопросы в подразделениях (департаментах, управлениях) центрального аппарата Министерства курируют их руководители или, по их поручению, один из

1 См.: Приложение № 18.

заместителей руководителя. В загранучреждениях персональную ответственность за кадровую работу несут посол, постоянный представитель, генеральный консул, консул (руководитель учреждения). В крупных коллективах организационно-технические функции по работе с персоналом, как правило, возлагаются на одного из старших дипломатов, совмещающего их выполнение с основной работой.

В ходе решения повседневных задач кадрового характера загранучреждения контактируют с Департаментом кадров. Итоговым документом, в котором обобщаются результаты деятельности загранучреждения на этом направлении, является ежегодный Отчет о работе с кадрами. Основная часть Отчета — общая характеристика кадровой ситуации в загранучреждений, анализ проблем, возникающих в кадровой сфере, обзор форм работы с персоналом, членами семей работников. В заключительной части содержатся аргументированные предложения по предлагаемым изменениям штатного расписания, продлению загранкомандировок сотрудников, высказываются пожелания по кандидатурам на замену отбывающих работников.

Прерогативой Департамента кадров является ведение личных дел — персональный учет сотрудников. Порядок ведения личных дел государственных служащих, их структура и содержание определены Указом Президента Российской Федерации «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» от 01 июня 1998 г. № 6401 и соответствующим Положением2, составленным в соответствии с федеральным законодательством.

Подготовительная работа по формированию документов, составляющих личное дело вновь принимаемых в МИД сотрудников, проводится соответствующим референтом департамента.

Оформляющийся обязан представить следующие документы: а) заявление о приеме на работу; б) анкеты (свою и супруги/а);

в) автобиографии (свою и супруги/а); г) копию свидетельства о рождении (своего);

д) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, квалификацию, наличие дипломатического ранга, квалификационного разряда, ученых степеней или ученого звания;

е) копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных званий и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;

ж) копии свидетельств о браке, о рождении детей, о расторжении брака (о смерти супруга/и);

з) копии паспорта, водительского удостоверения, страхового свидетельства, идентификационный номер налогоплательщика, копию медицинского страхового свидетельства;

и) справки о соблюдении ограничений, связанных с замещением государственной должности;

к) копию трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

л) медицинское заключение о состоянии здоровья установленной формы; м) характеристику (аттестационный лист) с последнего места работы;

н) характеристику-направление на работу (для выпускников МГИМО(У) и других учебных заведений);

о) документы о прохождении конкурса либо испытания на замещение вакантной государственной должности государственной службы в МИД России;

1См.: Собрание законодательства РФ. 1998. № 23. Ст. 2501.

2Положение о порядке формирования, ведения, хранения и передачи в архив личных дел сотрудников МИД России, утвержденное приказом по МИД России от 19 сентября 1997 г. № 1145.

п) документы, необходимые для оформления допуска к сведениям, составляющим государственную или охраняемую законом тайну (в случае, если по должности предполагается работа с такими сведениями)1;

р) фотографии оформляющегося и его/ее супруги/а (не менее 12 штук размером 4x6

см).

Пакет документов, представленных для личного дела, передается в отдел рангирования и учета кадров, где сразу же после выхода приказа по Министерству о назначении оформляющегося на соответствующую должность заводится личное дело. Составляется опись включенных в личное дело документов. Личному делу присваивается архивный и учетный номера, которые вводятся в базу данных ЭВМ. В ходе прохождения службы в личное дело включаются дополнительные материалы, а также производятся записи в соответствии с приказами по МИД России, касающиеся данного работника.

В обязательном порядке в личное дело включаются:

а) Указы Президента Российской Федерации о награждении (выписки из них или копии);

б) Указы Президента Российской Федерации о назначении на должность и присвоении дипломатических рангов (квалификационных разрядов);

в) справки о соблюдении ограничений, связанных с замещением государственной должности (в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 15 мая 1997 г. № 4842 представляются в Департамент кадров не позднее 1 апреля каждого года всеми работниками МИД, замещающими государственные должности), с указанием места и даты подачи в налоговые органы декларации о доходах и имуществе, принадлежащем на правах собственности;

г) материалы служебных аттестаций, в т.ч. по рангированию (присвоению квалификационных разрядов);

д) справки-объективки;

е) служебные записки (представления) о назначении на должность, ходатайства о

присвоении дипломатических рангов (квалификационных разрядов); ж) заключения территориальных и функциональных департаментов Министерства

на представление дипломатических работников к повышению в должности; з) характеристики, отзывы (в т.ч. выписки из ежегодных кадровых отчетов

загранучреждений), докладные и объяснительные записки, другие документы, характеризующие работника;

и) выписки из приказов по МИД (о назначениях, перемещениях, рангировании (присвоении квалификационных разрядов), поощрении, наложении взысканий и др.);

к) материалы об оформлении допуска к государственной тайне.

В личных делах хранятся только документы, относящиеся к служебной деятельности работника и характеризующие его. Сбор и внесение в личные дела работников сведений об их политической и религиозной принадлежности, частной жизни запрещаются3.

Документы, не относящиеся непосредственно к служебной деятельности работника хранятся в течение двух лет в делах несекретной канцелярии Департамента кадров и по окончании этого срока передаются в архив МИД. При прекращении дипломатической

службы в связи с выходом работника в отставку присвоенный ему дипломатический ранг сохраняется.В трудовой книжке производится запись «в отставке».

Ведение нескольких личных дел на одного сотрудника не допускается.

Референт проверяет достоверность полученных сведений от оформляющегося на

1Согласно Инструкции «О порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне» от 28 октября 1995 г. № 1050.

2См.: Собрание законодательства РФ. 1997. № 20. Ст. 2239.

3В соответствии с п. 2 ст. 8 Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» // Приложение № 1.

работу и разъясняет, что представление подложных документов или заведомо ложных сведений может повлечь за собой расторжение трудового договора с ним.

Личные дела сотрудников МИД хранятся в Отделе рангирования и учета кадров в специально отведенном для этого помещении и в несгораемых сейфах.

Документы, включенные в личные дела, их содержание не подлежат оглашению независимо от степени их секретности. Пользоваться личными делами разрешается руководству Министерства; руководству и референтам Департамента кадров; руководителям подразделений центрального аппарата и загранучреждений в присутствии референта Департамента кадров. Сотрудники имеют право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, а также приобщенными к нему записками и объяснениями.

По истечении двух лет после увольнения из Министерства иностранных дел (переход на работу в другие структуры государственной службы, на работу в негосударственные организации, уход на пенсию, в случае смерти) личное дело работника передается в Архив Министерства иностранных дел.

В случае необходимости, сданное в архив личное дело по соответствующему запросу может быть вновь затребовано в отдел рангирования и учета кадров. При переходе сотрудника МИД на работу в другое ведомство личное дело передается по новому месту государственной службы.

В настоящее время деятельность Департамента кадров МИД России по персональному учету сотрудников во все большей степени модернизируется за счет внедрения новых методов обработки кадровой информации. Внедряется автоматизированная информационная система учета кадров, значительно облегчающая хранение, классификацию и использование сведений по различным категориям персонала.

В качестве перспективной цели поставлена задача внедрения электронного архивирования кадровой информации.