Тема 7. Организация документооборота.

Содержание темы:

1. Понятия «документооборот», «организация документооборота». Общие принципы и методические основы организации документооборота.

2. Документопотоки. Их структура, направленность движения, маршруты.

3. Этапы движения документов. Технология обработки документов, входящих в разные документопотоки .

4. Объем документооборота учреждения, его влияние на организацию работы с документами.

5. Анализ документооборота организаций. Использование данных анализа для совершенствования работы с документами.

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература:

 1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённая приказом Росархива от 27.11.2000 №68//Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2001. №4.

2.ГОСТ Р 51141. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержденные постановлением Госстандарта России от27.02.1998 №28.

3.Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. М., 1975.

4.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утвержденные приказом Главархива СССР от 23.05.1988 №33.

5.Нормы времени на работу по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 №152.

6.Нормы временем на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 №23.

7.Бурова Е.М. О системе «признаков», характеризующих этапы работы с документами // Делопроизводство. 1998. №2. с.13-17.

8.Быкова Т.А. Основные правила организации документооборота предприятия // Делопроизводства и оборот на предприятии.2003.№9.с.6-14.

9.Вялова Л.М. Делопроизводства для секретаря в вопросах и ответах. М.: МЦФЭР, 2004.

10.Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело. 2000.№2.с.10-12.

11.Делопроизводство: Учебник/ под общей редакцией профессора Т.В Кузнецовой. – 2-е издание, перераб. и док. – М.: МИ, ФЭР, 2006. – 560с.

12.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»», 2003.

13.Кузнецова Т.В. Документооборот и его анализ// Секретарское дело. 2003. №3. с.12-15.

14.Кузнецова Т.В. Как совершенствовать работу с документами// Секретарское дело. 2002. №2. с.7-8.

15.Организация работы с документами: Учебник. М.: Инфра – М, 2002.

16.Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. М.: Форум: Инфра – М, 2002.

17.Пшенко А.В. Особенности работы с отдельными группами документов // Секретарское дело. 2004. №8-9. с.51-57.

18.Пшенко А.В. Типовые технологии обработки документов в фирме // Секретарское дело. 2004. №5. с. 37-40.

19.Санкина Л.В. Делопроизводство: Справочное пособие. М.: МЦ ФЭР, 2002.

20.Стенюков М.В. Прием и обработка поступающих документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002 №2. с.24-32.

21.Энциклопедия секретаря / В.И. Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. М.: МЦ ФЭР, 2004.

Методические рекомендации

Данная тема является ключевой и охватывает широкий круг вопросов, связанных с организацией процесса работы с документами с момента их создания (или получения) до завершения исполнения или отправки их из учреждения.

Прежде всего, следует знать, что документооборот является сложным иерархическим процессом, который характеризуется различными параметрами. В частности, прямую и обратную связь в управлении осуществляет определенные потоки документов. Соблюдение принципов и правил организации документооборота позволяет достичь точности направления документопотоков, сократить время на обработку документов и принятие управленческих решений и в конечном счете влиять на эффективность деятельности аппарата управления.

Технологическая цепочка движения и обработки документов представлена рядом типовых функции, которые при решении конкретных задач могут быть детализированы до отдельных операций. Следует обязательно учитывать то, что порядок работы с документами, операции по их обработке зависит от видов документов и от их принадлежности к определенному документопотоку.

Одной из обязательных функций службы ДОУ организации или предприятия является учет объема документооборота. От объема документооборота зависит выбор общей технологии работы с документами, определение порядка выполнения отдельных делопроизводственных операций.

Студентам необходимо знать методические подходы к проведению анализа документооборота по его качественным и количественным параметрам. Не менее важно уметь формулировать задачи анализа, т.е. определять возможные направления использования результатов аналитической работы.

Для решения этих задач студенты должны иметь представления об общих принципах организации документооборота и их реализации в действующих государственных нормативных документах; знать последовательность прохождения и технологию обработки различных групп документов, входящих в определенные документопотоки; уметь применять полученные результаты для организации и совершенствования документооборота конкретного предприятия.

Вопросы и задания:

1. В каких из перечисленных нормативных и нормативно - методических документах были закреплены общие принципы организации документооборота:

 а) единая государственная система делопроизводства (ЕГСД);

 б) единая государственная система обеспечения управления (ЕГСДОУ);

 в) государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

 г) основные правила работы архивов организаций;

 д) типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

е) нормы времени на работу по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления;

ж) межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления;

з) нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.

2. Компания имеет нескольких отделений, одно из которых располагается в том же здании, что и центральный офис. Другие отделения располагаются в разных районах города. Какую систему организации документооборота можно рекомендовать данной компании?

3. В сфере с документами находит применение следующая информация:

а) правила составления и оформления документов;

б) сведения о видах документов, составляемых, получаемых и используемых на данном предприятии;

в) сведения о качестве входящих, исходящих и внутренних документов;

г) сведения о корреспондентах;

д) сведения о работе конкретных исполнителей с документами;

е) сведения об исполнении документов, поставленных на контроль;

ж) нормы времени на выполнение различных операций по обработке документов.

Какие из перечисленных данных могут быть использованы для анализа и рациональной организации документооборота?

4. В состав типовых операций по работе с документами входят:

а) прием документов;

б) первичная обработка документов;

в) предварительное рассмотрение;

г) регистрация;

д) рассмотрение документа руководителем и определение характера решения вопроса (резолюция);

е) перенос резолюции в регистрационную форму и направление на исполнение;

ж) постановка документа на контроль;

з) подготовка проекта документа;

и) оформление и согласование;

к) удостоверение;

л) занесение в регистрационную форму отметки об исполнении;

м) отправка из организации.

Какие из операций выполняются при работе с внутренними распорядительными документами?

5. В ООО «Спектр» движение и обработка входящей документации осуществляется в следующей последовательности:

а) прием и первичная обработка – секретарь генерального директора;

б) регистрация документа – секретарь генерального директора;

в) передача на рассмотрение руководителю – секретарь генерального директора;

г) рассмотрение и наложение резолюции «заместитель генерального директора – рассмотреть…» – генеральный директор;

д) перенесение резолюции в регистрационную форму и передача документа заместителю генерального директора – секретарь генерального директора;

е) рассмотрение и наложение резолюции «начальнику отдела... – рассмотреть и доложить» – заместитель генерального директора;

ж) перенесение в новую регистрационную форму данных о документе из первоначальной регистрационной формы и резолюции заместителя генерального директора. Передача документа в структурное подразделение – секретарь заместителя генерального директора;

з) рассмотрение и наложение резолюции «Иванову П.И. (исполнитель) на исполнение» – начальник структурного подразделения;

и) перенесение в регистрационную форму, которая остается в структурном подразделении, данных о документе из первоначальной регистрационной формы и резолюции заместителя генерального директора. Передача документа на исполнение – ответственный за делопроизводство структурного подразделения;

к) исполнение документа – ответственный исполнитель.

Проанализируйте последовательность движения входящих документов и порядок работы с ними. Определите, в чем он не соответствует современным требованиям организации документооборота?

6. Секретарь – помощник руководителя, предварительно просмотрев документацию, поступившую в организацию, всю ее передает руководителю. При этом в папку с документами вкладывается письменный комментарий, включающий сведения о составе документов, вопросах содержащихся в них, от кого получены документы и кому адресованы.

    Правильно ли в организации понимают назначение операции «предварительное рассмотрение документов»?

7. Первичная обработка документов, поступивших по почте, в ЗАО «Кристалл» производится следующим образом: работники экспедиции вскрывают все конверты и уничтожают их. Затем все документы, включая бухгалтерские, финансовые и т.п., передаются инспектору по регистрации, который фиксирует в регистрационных формах, помимо прочих сведений, количество листов и наличие приложений к документам.

Определите, какие требования к процессу первичной обработки документов в данном случае нарушены, и какие негативные последствия этих нарушений могут проявиться?

8. Проанализируйте описанный порядок движения и обработки исходящих документов в одной из организаций. Какие изменения следует внести в процессе исполнения документа, чтобы временные и трудозатраты на его составление и оформление?

а) исполнитель составил проект исходящего документа, которых потребовал согласия двух должностных лиц – юриста и главного экономиста, и передал его секретарю структурного подразделения;

б) секретарь передал проект документа главному экономисту для рассмотрения и согласования;

в) главный экономист высказал ряд замечаний и вернул проект документа исполнителю для доработки;

г) исполнитель согласился с замечаниями, внес изменения в проект документа и через секретаря вторично передал его главному экономисту;

д) главный экономист поставил на документе визу согласования и вернул документ исполнителю;

е) исполнитель передал проект документа секретарю для передачи юристу;

ж) юрист, получив проект документа, также внес в него ряд поправок и уточнений, после чего вернул его через секретаря исполнителю;

з) исполнитель не согласился с некоторыми поправками и обсудил их в телефонном разговоре с юристом. После этого он доработал проект с учетом уже согласованных уточнений и через секретаря передал проект документа юристу;

и) юрист поставил на документе свою визу, передал его секретарю;

к) секретарь передал окончательный вариант проекта документа главному экономисту, который вторично поставил на нем визу согласования;

л) завизированный проект документа был подписан руководителем предприятия, зарегистрирован секретарем и отправлен адресату.

9. На основе анализа ситуаций, включенных в задания 5 и 8, разработайте оптимальные маршруты движения входящих и исходящих документов в данной организации и представьте их в виде оперограмм. Оперограмма движения входящих документов должна отразить перемещения документов от момента приема до исполнения.

Оперограмма движения исходящих документов должна отразить перемещения документов от момента подготовки их проектов до отправки из организации.

10. Руководитель компании издал приказ, которым обязал службу делопроизводства составить аналитическую справку о документообороте компании. В справке должны содержаться данные о составе, направлении движения и технологии обработки документов, а также об объеме документооборота за предыдущий год. Какие задачи по совершенствованию работы аппарата управления и его документационного обеспечения можно решить, имея такие данные?