Тема 3. Основные требования к оформлению управленческих (организационно - распорядительных) документов.

Содержание темы

1.Основные положения по документированию управленческой деятельности.

2.Унификация и стандартизация управленческих документов.

3.Виды документов и их классификация.

4.Виды бланков, применяемых в современной управленческой деятельности.

5.Общие требования к составлению и оформлению документов.

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература

1.Гражданский Кодекс Российской Федерации. Часть первая (в ред. от 02.07.2005) // СЗ РФ. 1994. №32. Ст.3301; РГ.2005. 6 июля.

2.Уголовный Кодекс Российской Федерации (в ред. от 28.12.2004) // СЗ РФ. 1996. № 1996. № 25 Ст.2954; 2005. № 1(ч.1) Ст.13.

3.Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (в ред. от 02.07.2005) // СЗ РФ. 2002. №1(ч.1). Ст.1; РГ.2005. 6 июля.

4. Трудовой Кодекс Российской Федерации (в ред. от 09.05.2005).

Раздел III, глава 10 // СЗРФ. 2002. № 1(ч.1). Ст.3; 2005.№ 19.Ст.1752.

5.Закон РФ от 25.10.1991 №1807 – 1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2002)// Ведомости СНД и ВС РСФСР. 1991. №50. Ст.1740; СЗРФ.2002.№50. Ст.4926.

6.Закон РФ от 23.09.1992 №3520 – 1«О товарных знаках обслуживания наименования мест происхождения товаров» (в ред. от 11.12.2002, с изм. от 24.12.2002)// Ведомости СНД и ВС РФ. 1992. №42. Ст.2322; СЗ РФ.2002.№50. Ст.4927; 2002.№ 52 (ч.1). Ст.5132.

7.Федеральный Закон от 26.12.1995 № 208 – ФЗ « Об акционерных обществах» (в ред. от 19.12.2004)// СЗ РФ.1996.№ 1 Ст.1; 2005. № 1 (ч.1). Ст.18.

8.Федеральный Закон от 20.02.1995№24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (в ред. от 10.01.2003) // СЗ РФ. 1995. № 8. Ст. 609; 2003. № 2.Ст. 167.

9.Федеральный Закон от 08.02.1998 № 14 – ФЗ « Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 29.12.2004)// СЗ РФ.1998.                                                                                                                                             

№ 7. Ст. 785; 2005. № 1.(ч.1).Ст. 18.

10. Федеральный Закон от 14.11.2002. № 161 – ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (в ред. от 08.12.2003) // СЗ РФ. 2002. № 48. Ст. 4746; 2003. № 50. Ст.4855.

11. Федеральный Закон от 27.12.2002 № 184 – ФЗ « О техническом регулировании» (в ред. от 09.05.2005) // СЗ РФ. 2002. № 52 (ч.1). Ст.5140; 2005. № 19. Ст. 1752.

12. Федеральный Закон от 18.12.1997 № 152 – ФЗ « О наименованиях географических объектов» // СЗ РФ. 1997. № 51. Ст. 5718.

13. Федеральный Конституционный Закон от 25.12.2000 № 2 – ФКЗ « О государственном гербе Российской Федерации» (в ред. от 30.06.2003) // СЗ РФ. 2000. № 52 (ч.1). Ст.5021; 2003. № 27 (ч.1). Ст. 2696.

14. Федеральный Закон от 01.06.2005 № 53 – ФЗ « О государственном языке

Российской Федерации» // СЗ РФ. 2005. № 23. Ст.2199.

15. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (в ред. от 30.09.2002) // СЗ РФ. 1997ю № 33. Ст. 3895; 2002. № 40. Ст. 3929.

16. Правила оказания услуг почтовой связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 // СЗ РФ. 2005. №17. Ст.1556.

17. Постановление Правительства РФ от 07.12.1996 № 1463 « Об использовании в названиях организаций наименований «Россия», «Российская Федерация» (в ред. от 26.07.2004) // СЗ РФ. 1996. № 51.Ст.5816.

18. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов, утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65 – ст.

19. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению. М., 1982.

20. Организационно - распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению

ГОСТ Р 6.30 – 2003. М.: Росархив, 2003.

21. ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998

№ 28.

22. Государственная система документационного обеспечения. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв. Приказом Главархива от 23.05.1998 №33.

23. Делопроизводство в системе государственной службы. М.: РАГС, 2000.

24. Ермолаева А.В. Понятие правового акта как официального документа // Делопроизводство. 2003.№ 1.С. 12 – 18.

25. Ермолаева А.В. Изображение символики на правовых актах субъектов РФ (на примере Саратовской области) // Секретарское дело. 2001. №2. С. 14 – 16.

26. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. М.: Инфра – М, 2000.

27. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение). М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел - Синтез»», 2003.

28. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30 – 2003. 2 – е изд. М.: МЦФЭР, 2006.

29. Организация работы с документами: Учебник. М.: Инфра – М, 2002.

30. Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. 2 – е изд. М.: МЦФЭР, 2005.

31. Сокова А.Н. Пути воздействия государства на работу с документами в негосударственной сфере экономики // Делопроизводство. 2002. №2.

С. 9 – 12.                              

32. Энциклопедия секретаря. М.: МЦФЭР, 2004.

Методические рекомендации

При изучении темы студенты должны усвоить основные требования к оформлению управленческих документов, составить представление об уровнях государственной регламентации документирования. Затем классифицировать изученные законодательные, правовые и нормативные акты, нормативно – методические документы, государственные стандарты по отдельным направлениям регулирования документирования и документационного обеспечения управленческой деятельности.

Далее необходимо изучить государственные стандарты, которые являются основой современной практики документирования и унификации документов. Студенты должны знать основные положения Федерального Закона « О техническом регулировании», представляющего правовую основу стандартизации.

При выполнении практических заданий следует опираться на законодательные акты, регламентирующие создание организаций различных организационно – правовых форм. При этом необходимо обратить внимание на такие реквизиты, как «наименование организации», «эмблема организации или товарный знак», «адресат», являющиеся обязательными элементами любого бланка.

В ходе изучения материала студентам необходимо усвоить назначения бланка как способа придания документу официальности.

Также следует учить требования к размещению на документах различной символики.

При изучении этой темы необходимо усвоить понятие «автор документа» и уяснить установленные законодательными актами и государственным стандартом требования к оформлению на бланке наименование организации, а также иных реквизитов, позволяющих идентифицировать автора документа.

Все более широкое распространение в деятельности организаций различных организационно – правовых форм получают бланки должностных лиц. При изучении порядка их оформления студенты должны понять разницу между автором официального документа – организацией и автором – должностным лицом.

Важно сформулировать у студентов представление об установленной государством ответственности руководителей организаций и должностных лиц за несоблюдение правил и методов документирования и работы с документами.

Вопросы и задания:

1.  Изучив законодательные, правовые, нормативные акты и нормативно – методические документы из предложенного выше списка литературы, назовите основные требования к оформлению управленческих документов.

2.  Рассмотрите представленный образец бланка. Определите, в чем заключаются ошибки в его оформлении?

3.   Выберите варианты ответа, где правильно перечислены реквизиты, которые в зависимости от учредительных документов организации содержит бланк письма:

а) Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)), код организации по ОКПО, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП), наименование организации, справочные данные об организации, место для проставления даты, место для проставления ссылки на регистрационный номер и дату документа, ограничительные отметки для оформления адресата, резолюция, заголовок к тексту, текста.

б) Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)), наименование вида документа, наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД, справочные данные об организации, место для проставления даты, место для проставления ссылки на регистрационный номер и дату документа.

в)Государственный герб Российской Федерации(герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)), наименование вышестоящей организации, наименование организации – автора, справочные данные об организации – авторе, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату инициативного документа.

4.   Выберите вариант, где правильно перечислены реквизиты, которые в зависимости от учредительных документов организации содержащий общий бланк организации:

а) Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)), наименование организации, место для проставления даты и регистрационного номера документа, место составления или издания документа;

б) Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)), место для названия вида документа, место для проставления даты и регистрационного номера документа, справочные данные об организации, место составления документа;

в) Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)), место для проставления даты и регистрационного номера документа, место для ссылки на номер и дату инициативного документа.

5.   Выберите вариант, в котором правильно перечислены реквизиты, отличающие бланк письма от общего бланка:

а) вид документа, дата и номер документа, ссылка и дату инициативного документа;

б) справочные данные об организации, место составления документа, ссылка на дату и номер инициативного документа;

в) справочные данные об учреждении – авторе, ссылка на дату и номер инициативного документа.

6.Отметьте виды бланков, которые должны быть в любой организации:

а) общий бланк;

б) бланк генерального директора;

в) бланк протокола;

г) бланк решения;

д) бланк письма;

е) бланк приказа.

7.Проанализируйте образец, бланка, выявите ошибки в его оформлении, дайте аргументированные замечания.

8.    Делопроизводственная служба общества с ограниченной ответственностью «N-ский ликероводочный завод», исходя из соображения престижности фирменного бланка Общество, разместила на ней изображение, сходное с рисунком Государственного герба РФ, которое можно принять за эмблему ООО, свидетельства на регистрацию этого изображения Общество не получило. 

Насколько правомерно такое оформление бланка? Какие меры административной ответственности несет руководство ООО? Подтвердите свой вывод ссылкой на законодательные акты.

9.    Начальник канцелярии предприятия «Прожектор» В.Ю.Устинова использовала бланк предприятия для составления письма в администрацию города с просьбой личного характера, которое сама и подписала.

Правомерны ли действия В.Ю.Устиновой? Изучите гл.13 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Установите, нарушения требований, каких норм произошло в этом случае? Какова мера ответственности предприятия?

10.   Закрытое акционерное общество «Восток» (114311, Москва, ул. Набережная, д.16, корп.1, тел.345-56-57, факс (095) 345-56-57, ОГРН 0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000) является крупной организацией. Его организационная структура включает три департамента (в составе каждого образованно от четырех до шести отделов). Директор каждого департамента является членом Совета директоров Общества и в пределах своей компетенции имеет право подписи документов, исходящих из его подразделения. В настоящее время встал вопрос о подготовке и внедрении в практику работы, кроме бланка ЗАО «Восток», ещё и бланков департаментов этого акционерного общества.

Какие бланки могут, созданы в Департаменте перевозок ЗАО «Восток»? Спроектируйте эти бланки.