Тема 10/2. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве.

Содержание темы:

1.Понятие «экспертиза ценности документов», ее назначение. Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы.

2.Организация экспертизы ценности документов в учреждениях различных уровней управления.

3.Задачи экспертизы ценности документов. Требования к его проведению.

4.Порядок и документирование деятельности экспертных комиссий (ЭК). Оформление результатов экспертизы ценности документов.

Рекомендуемы нормативно правовые документы и литература:

1.Федеральный закон от 01.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗРФ.2004.№43.Ст.4169.

2.Федеральный закон от 26.12.1995 №208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. От 29.12.2004) // СЗРФ.1996.№1.Ст.1; 2005.№1.(ч.1).Ст.18.

3.Федеральный закон от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. От 29.12.2004) // СЗРФ.1998.№7.Ст.785; 2005.№1.(ч.1).Ст.18.

4.Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.2000 №68 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти.2001.№4.

5.Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

6.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (в ред. От 27.10.2003).

7.Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российский Федерации, утв. приказом Росархива от 17.03.1998 №19.

8.Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Росархива от 19.01.1995 №2.

9.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 №33

10.Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П.. Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архиведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело.1999.№1.С.14-22.

11.Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П.. Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов // Делопроизводство.2003.№2.С.85-92.

12.Альбрехт Б.В. Номенклатуры дел и их роль в организации работы с документами юридических лиц разных форм собственности // Секретарское дело.2004.№4.С.33-36.

13.Альбрехт Б.В. Экспертиза ценности документов // Справочник секретаря и офис-менеджера.2003.№12.С.39-43.

14.Банасюкевич В.Д. Основные правила работы архивов организаций // Делопроизводство.2002.№4.С.6-8.

15.Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело.1998.№3.С.19-23.

16.Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и исследованию: Учеб. пособие. М.: МИФИ, 1996.

17.Быкова Т.А. Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов организации // Делопроизводство и документооборот на предприятиях.2004.№2.С.6-14.

18.Быкова Т.А. Порядок и сроки хранения документов в акционерных обществах // Делопроизводство и документооборот на предприятиях.2004.№3.С.7-16.

19.Вялова Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. М.: МЦФЭР, 2004.

20.Делопроизводство в системе государственной службы. М.: РАГС, 2000.

21.Делопроизводство: Учебник // под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР. 2006. – 560с.

22.Илюшенко М.П. Перечень документов со сроками хранения, его значение в документировании управленческой деятельности и методическом обеспечении делопроизводства // Делопроизводство.2004.№4.С.29-32.

23.Кузнецова Т.В. О сроках хранения документов // Секретарское дело.2004.№4.С.36-38.

24.Кузнецова Т.В. Положение о порядке и сроках хранения документов в акционерных обществах // Секретарское дело.2004.№1.С.5-9.

25.Организация работы с документами: Учебник. М.: Инфра-М, 2002.

26.Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учеб. пособие. М.: Форум: Инфра-М, 2002.

27.Пшенко А.В. Обеспечение сохранности информационных ресурсов // Секретарское дело.2003.№8.С.38-40.

28.Санкина Л.В. Делопроизводство: Справ. пособие. М.: МЦФЭР, 2002.

29.Санкина Л.В. Организация и проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве фирмы // Секретарское дело.2001.№1.С.25-28.

30.Энциклопедия секретаря / В.И. Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. М.: МЦФЭР, 2004.

Методические рекомендации

Экспертиза ценности документов – одна из составляющих завершающего этапа работы с документами на предприятии. Она заключается в изучении документов для определения сроков их хранения и в отборе документов для передачи на постоянное государственное хранение и уничтожение.

Студент должен знать, что ценность разных документов не одинакова и что экспертиза их ценности проводится с целью определения, какие документы представляют государственную ценность (научную, историческую и т.д.), какие содержат информацию, сохраняющую значение для предприятия в течение определенного времени, а какие из управленческих документов были нужны только для решения какой-то конкретной задачи, после чего утратили свое значение и могут быть уничтожены.

Действующие нормативные документы установили основы определения ценности документов. Следует знать, какие принципы и критерии лежат сейчас в основе проведения практической деятельности по определению важности того или иного документа.

Важно представить, каким образом должна быть организованна эта деятельность в различных учреждениях и на предприятиях. К настоящему времени сложилась система специальных органов, которые делятся на две группы. Первая представлена комиссиями архивных органов, отвечающих за сохранность наиболее важных документов и пополнение Архивного фонда РФ документами, имеющими важное научно-историческое значение. Во вторую группу входят экспертные комиссии, которые осуществляют практическую деятельность по отбору соответствующей документации. При изучении данной темы нужно уяснить, какие вопросы входят в компетенцию каждого экспертного органа, обратив особое внимании на функции экспертных комиссий учреждений и предприятий, закрепленные в нормативных документах.

Студенты должны знать требования как к процессу проведения экспертизы ценности документов, так и к порядку деятельности экспертных комиссий, включая порядок ее документирования.

Еще один важный вопрос связан с документальным оформлением результатов экспертизы ценности. Следует обратить внимание на состав документов, порядок их рассмотрения и утверждения.

Вопросы и задания:

1.  При проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации эксперты обращали внимание на следующее:

а. значимость управленческих функции, для реализации которых использовались документы;

б. в какой период появились или были использованы документы (создание организации, ее реорганизация, выполнение особых заданий и т.п.), их значение для организации;

в. отражают документы основную деятельность организации или реализацию одной конкретной задачи и поэтому могут использоваться в справочных целях;

г. что собой представляет документ: оригинал, дублетный экземпляр или копия;

д. повторяется ли информация в других документах. Если повторяется, то в каких формах и объемах;

е. правильность оформления документа;

ж. реквизиты удостоверяющие документы.

По каким критериям в данном случае проводилась оценка документов?

2.   ООО «Молоди» возглавляет генеральный директор, который имеет двух заместителей: по экологическим и производственным вопросам. В структуру аппарата управления общества входят три функциональных подразделения: служба ДОУ, бухгалтерия и отдел кадров. Остальная часть коллектива – это инженерно-технические работники и рабочие разных специальностей, занимающиеся непосредственно производительной деятельностью.

Служба ДОУ представлена секретариатом, имеющим в своем составе четырех сотрудников: руководителя секретариата, двух секретарей и ответственного за архив общества.

Определите, кто из должностных лиц может войти в состав экспертной комиссии ООО «Молоди»? Кто может быть назначен председателем и секретарем комиссии?

3.   Созданная в организации экспертная комиссия столкнулась с фактами неправильного определения сроков хранения ряда документов, небрежного оформления дел и подготовке их к передаче на архивное хранение, утраты значимых для организации документов.

 Председатель экспертной комиссии запросил от руководителей структурных подразделений, в которых были допущены подобные нарушения работы с документами, письменные объяснения о причинах утраты и порчи документов, невнимательного отношения к их сохранности.

Имеет ли право экспертная комиссия требовать от руководителей подразделений и должностных лиц организации, в которой она создана, составление объяснительных записок по поводу подобных нарушений? Каким документом должны закрепляться права экспертной комиссии конкретной организации?

4.   После уничтожения ряда важных документов в ОАО «Недвижимость» было принято решение о регулярном проведении экспертизы ценности документов общества.

Советом директоров было предложено внести изменения, касающиеся создания и деятельности постоянно действующей экспертной комиссии, в устав предприятия. Изменения в устав были приняты на очередном общем собрании акционеров. Устав закреплял состав экспертной комиссии, ее задачи и регламент деятельности.

На основании данного решения была создана экспертная комиссия ОАО «Недвижимость». Руководство проведения экспертизы ценности документов было поручено Совету директоров, в обязанности которых вошло утверждение документов, образующихся в деятельности комиссии. Рассмотрение ежегодного отчета о проведенной работе.

Соответствует ли такой порядок создания и деятельности экспертной комиссии нормативным требованиям? Какие нормативные документы регламентируют в настоящее время вопросы организации и проведения экспертизы ценности документов на предприятиях и учреждениях?

5.    В положении об экспертной комиссии учреждения, сформированы ее задачи, в числе которых:

а. проверка соблюдения правил оформления документов;

б. учет документов;

в. определение условий хранения документов;

г. проверка качества оформления дел;

д. учет дел с длительными сроками хранения;

е. отбор дел на хранение;

ж. определение сроков хранения документов;

з. определение полноты сохранности документов учреждения.

Какие задачи, на ваш взгляд, не соответствуют назначению экспертной комиссии и не входят в понятие «экспертиза ценности документов»?

6.    Председатель экспертной комиссии предприятия Кошмаков Н.М. обратился к руководству организации с просьбой увеличить ее количественный состав. Кошмаков Н.М. мотивировал свое обращение значительными объемами работы, т.к. членам комиссии приходится полностью просматривать каждое дело, включенное в номенклатуру, уделяя особое внимание делам с постоянными сроками хранения и переходящим на следующий год.

Соответствуют ли действия экспертной комиссии предприятия установленному порядку проведения экспертизы? Должна ли экспертная комиссия полностью просматривать все дела, и если должна, то какие?

7.     Первая номенклатура дел была составлена в закрытом акционерном обществе «Звезда» 10 лет назад. Тогда же секретарем генерального директора по типовому перечню были определены сроки хранения документов. Сроки хранения некоторых документов, которые не содержались перечне, были установлены приблизительно и часто не соответствовали реальному значению документов. В последующие годы номенклатура просто переписывалась, сроки хранения не уточнялись.

Изменилась ли к настоящему времени нормативно-методическая основа, позволяющая с достаточной степенью объективности устанавливать сроки хранения документов в акционерных обществах? Какие нормативные документы можно рекомендовать данному обществу для определения важности документов и соответствующих сроков хранения?

8.    На заседании экспертной комиссии государственной организации был поставлен вопрос об установлении сроков хранения ряда документов, которые не вошли в типовые перечни. Кроме того, встал вопрос об изменении некоторых сроков. Решения комиссии об установлении и изменении сроков были зафиксированы протоколом заседания экспертной комиссии. На основании протокола руководитель организации издал приказ, которым зафиксировал установленные экспертной комиссией сроки хранения документов. Однако экспертно-проверочная комиссия муниципального архива, принимающего на хранение документы организации, отказался утверждать данное решение. Было указано на нарушение организацией процедуры и документирования решения данного вопроса.

 Какие нарушения обнаружила экспертно-проверочная комиссия в действиях экспертной комиссии и руководителя организации?

9.    На задании экспертной комиссии ЗАО «Лилия» должна была рассмотреть акт на уничтожение документов и истекшими сроками хранения и описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Однако описи дел ко дню заседания не были подготовлены, поэтому было решено рассмотреть их позднее на специальном заседании. Таким образом, комиссией был рассмотрен и согласован только акт на уничтожение документов, которые затем были переданы генеральному директору общества для утверждения.

К моменту рассмотрения описей документы, включение в акт, уже были переданы в контору вторсырья для их уничтожения. В акте от этом была сделана соответствующая запись.

Вправе ли было общество принимать решение о таком порядке действий?

10.    В негосударственной коммерческой организации «Крокус» участие экспертной комиссии в подготовке документов, лежащих в основе систематизации, хранения и уничтожения документации, определяют следующим образом:

    «При подготовке номенклатуры дел комиссия должна разработать классификационную схему; оказать помощь в составлении заголовка дел; согласовать составленную номенклатуру.

Кроме того, в обязанности экспертной комиссии должно входить составление на унифицированной форме акта на уничтожение документов, не подлежащих хранению. При этом если «Крокус» передает свои документы на хранение в государственный архив, то экспертная комиссия согласовывает акт и передает его на утверждение ЭПК архивного учреждения. Если же организация не заключает с архивом договор, ее экспертная комиссия визирует акт и передает его на утверждение руководителю организации».

 Соответствуют ли эти обязанности экспертной комиссии обязанностям, которые установлены действующими нормативными документами?