Тема 6. Документирование деятельности коллегиальных органов.

Содержание темы

1. Роль и значение протокола в документировании управленческой деятельности.

2. Разновидности протоколов. Требование к их составлению и оформлению.

3. Законодательная регламентация содержания и оформления отдельных видов протокола.

4. Выписка из протокола, порядок ее оформления.

5.Документирование распорядительной деятельности коллегиальных органов.

6.Юридическая сила протокола и выписки из протоколов различных видов.

Рекомендуемые нормативные правовые документы и литература:

1.Закон РФ от 25.10.1991 №1807 – 1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2002)// Ведомости СНД и ВС РСФСР. 1991. №50. Ст.1740; СЗРФ.2002.№50. Ст.4926.

2. Федеральный Закон от 26.12.1995 № 208 – ФЗ « Об акционерных обществах» (в ред. от 19.12.2004)// СЗ РФ.1996.№ 1 Ст.1; 2005. № 1 (ч.1). Ст.18.

3. Федеральный Закон от 20.02.1995№24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» ( в ред. от 10.01.2003) // СЗ РФ. 1995. № 8. Ст. 609; 2003. № 2.Ст. 167.

4. Федеральный Закон от 08.02.1998 № 14 – ФЗ « Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 29.12.2004)// СЗ РФ.1998.                                                                                                                                             

№ 7. Ст. 785; 2005. № 1.(ч.1).Ст. 18.

5. Федеральный Закон от 14.11.2002. № 161 – ФЗ «О государственных и                             муниципальных унитарных предприятиях» (в ред. от 08.12.2003) // СЗ РФ. 2002. № 48. Ст. 4746; 2003. № 50. Ст.4855.

6. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (в ред. от 30.09.2002) // СЗ РФ. 1997ю № 33. Ст. 3895; 2002. № 40. Ст. 3929.

7. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов, утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65 – ст.

8. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению. М., 1982.

9.Организационно - распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению   ГОСТ Р 6.30 – 2003. М.: Росархив, 2003.

10. ГОСТ 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. Постановление Госстандарта России от 27.02.1998 № 28.

11. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.2000 №68 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2001. №4.

12. Быкова Т.А. Новый порядок регистрации акционерных обществ – новые документы // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2001. № 4.

13. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний: Практ. Пособие. М., 2000.

14. Вялова Л.М. О некоторых аспектах состава и оформления организационно – распорядительных документов // Секретарское дело. 2001. № 1. С.21 – 24.

15.Делопроизводство в системе государственной службы. М.: РАГС, 2000.

16. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. М.: Инфра – М, 2000.

17. Косов И.А. Обретение документами юридической силы // Секретарское дело. 1998. № 1. С. 40 – 45.

18.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение). М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел - Синтез»», 2003.

19. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30 – 2003. 2 – е изд. М.: МЦФЭР, 2006.

20. Лукьянов Н.Ф., Талан М.В. Как правильно проводить совещания и деловые дискуссии // Секретарское дело. 2000. № 3. С. 60-62.

21. Пшенко А.В. Системы документации в организации // Секретарское                             дело. 2004. №3. С. 6-9; №4. С. 9-13.

22. Пшенко А.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение работы офиса. М. : Мастерство, 2002.

23. Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. 2 – е изд. М.: МЦФЭР, 2005.

24. Санкина Л.В. Делопроизводство: Справочное пособие. М.: МЦФЭР, 2002.

25. Санкина Л.В. Порядок оформления реквизитов в документах // Справочник секретаря и офис – менеджера. 2003. № 11. С. 14 – 23; № 12. С.18 – 21.

26. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Требования к оформлению текста документов // Секретарское дело. 2000. № 1. С. 6 – 10.

27. Энциклопедия секретаря / В.И. Андреева, Т.А. Быкова Л.М. Вилкова и др. М.: МЦФЭР, 2004.

Методические рекомендации

При подготовке к выполнению заданий следует обратить внимание на роль и значение протокола в документировании деятельности различных органов, действующих на основе коллегиального принципа принятия решений. При этом правила оформления протокола определяются как статусом органа (заседание, совещание, собрание), так и организационно – правовой формой организации.

При изучении этой темы важно понять разницу между видами протоколов, которая отражается в их содержании и оформлении.

Также необходимо усвоить установленные законодательством требования к протоколам учредителей акционерных обществ, обществ с ограниченной ответственностью. При этом законодательно определена разница в подготовке учредительного протокола и, например, протокола совета директоров акционерного общества, которая определяет особенности их оформлении.

Студентам необходимо знать различия в формах протокола: краткая, полная или стенографическая. Выбор той или иной формы зависит от вида заседания и статуса коллегиального органа (собрания, совещания и др.).

Принятие на заседании решения часто доводятся до исполнительной в виде выписки из протокола. Изученные правила ее оформления студенты должны закрепить, выполняя практические задания.

Вопросы и задания:

1.Изучив требования к оформлению полного и краткого протокола, выявите отличия в их оформлении.

2.Используя следующую ситуацию, оформите полный протокол. Обратите внимание на наличие приложения к этому протоколу, установите состав должностных лиц, которые должны его подписать.

В ЗАО «Двигатель» состоялось заседание технического Совета при Генеральном директоре Т.Д. Глаголеве под его председательством, в присутствии всех членов Совета (16 человек) и секретаря Совета.

Совет обсуждал вопросы о состоянии работы ЗАО за прошедший год и перспективы развития общества в будущем году, о выполнении программы выпуска продукции и ее реализации.

По первому вопросу доклад делала заместитель Генерального директора К.А. Русланов, который дал развернутую характеристику деятельности общества, отметил расширение сотрудничества с партнерами в других регионах.

К.А. Русланов доложил о подписании соглашения с унитарным предприятием «Турбина» и его перспективах для общества.

Совет принял решение о заключении договора с предприятием «Турбина» о выпуске запчастей для сельскохозяйственной техники.

Коммерческий директор Антонов М.К. доложил о соблюдении планов реализации готовой продукции, отметив при этом три случая срывов поставки и нарушения обществом своих обязательств из – за неправильной комплектации заказов. Причиной такого положения явилось отсутствие современного складского оборудования.

Решение по второму вопросу содержало поручение Коммерческому директору Антонову М.К. подготовить обоснование проекта реконструкции склада предприятия.

3.Используя следующую ситуацию, оформите решение Совета директоров.

Совет директоров открытого акционерного общества «Рассвет» на заседании с целью совершенствования управления обществом выработал решение о преобразовании структуры общества. При этом финансовое управление и бухгалтерия объединяются в структурное подразделение, руководство которым поручается помощнику генерального директора Н.Ю. Манилину.

Вновь назначенные руководители обязуются этим решением представить на утверждение генерального директора положения о создаваемых структурных подразделениях, изменения в штатное расписание и проекты должностных инструкций на своих работников.

4.Проанализируйте заголовочную часть протокола совещания, проведенного директором ООО. Найдите ошибки в оформлении.

5.В структуре университета образован ученый совет, который является постоянно действующим коллегиальном органом управления.

В соответствии с планом работы совет проводит заседания каждый первый понедельник месяца. На предстоящем заседании будут рассматриваться вопросы об итогах учебного года, обсуждаться концепция нового учебного плана по специальности «……», приниматься решение о создании в структуре университета учебного центра повышения квалификации по ряду специальностей.

Секретарь совета должен разослать каждому члену совета приглашение на заседание. Составьте текст этого приглашения.

6.Найдите правильный вариант, в котором даны реквизиты, содержащиеся в типовом формуляре протокола:

а) наименование организации, наименование вида документа, дата проведения заседания, номер, вид заседания, инициалы и фамилии председателя и секретаря, список присутствующих и приглашенных, повестка дня, текст, составленный по схеме: Слушали – Выслушали – Постановили, подписи председателя и секретаря;

б) наименование коллегиального органа, наименование вида документа, дата, номер, место составления, должности председателя и секретаря, количество присутствующих и приглашенных, повестка дня, запись хода совещания по форме: Слушали – Выступали – Постановили, подпись секретаря, гриф утверждения руководителя организации;

в) наименование организации, слово «ПРОТОКОЛ», дата его составления, место составления, вид заседания, должности, инициалы, фамилии присутствующих и приглашенных, повестка дня, запись хода заседания по форме: Слушали – Выступали – Постановили, подписи председателя и секретаря.

7.Выберите правильный способ оформления выписки из протокола, предназначенной для использования внутри организации:

а) снять копию с подлинника (оригинала), копию заверить печатью;

б) скопировать заголовочную часть и соответствующий вопрос, заверить копию подписью секретаря;

в) скопировать заголовочную часть, пункт повестки дня, по которому дается выписка, текст протокола, относящийся к данному вопросу; заверить копию подписью секретаря, с указанием должности, инициалов и фамилии.

8. В научно – исследовательском университете принято рассылать копии протоколов учебного совета в структурные подразделения. Каждая копия заверяется секретарем. Выберите правильный вариант заверения копии:

а) ВЕРНО

Секретарь директора

Подпись, инициалы, фамилия

Дата, печать

б) С подлинным верно

Подпись, инициалы, фамилия

Дата, печать

в) КОПИЯ ВЕРНА

Секретарь учетного совета

Подпись, инициалы, фамилия

28. Проанализируйте образец документа, найдите и прокомментируйте ошибки в оформлении. Составьте правильный вариант оформления протокола.

10. Используя правильный вариант протокола, составленного вами в задании 9, оформите две выписки из протокола по второму вопросу, о назначении директора учебно-научного российско-швейцарского центра; первую для предъявления в кадровую службу института, вторую – в департамент образования города.