Ключевые коммуникационные эффекты

1. Эффект визуального имиджа – восприятие оратора по внешнему облику, составляющими которого являются: эстетика одежды, отработанная мимика, развитое чувство такта, обаяние, отточенные манеры общения, уверенное и доброжелательное поведение.

2. Эффект первых фраз: закрепляет и корректирует первоначальное впечатление от облика оратора. Для этого в первых фразах должна быть сконцентрирована интересная и оригинальная информация, приковывающая внимание слушателей.

3. Эффект аргументации: речь должна быть аргументированной, логичной, вызывающей со-переживание и со-размышление слушателей.

4. Эффект интонации и паузы: интонационное богатство речи дает значительное приращение получаемой слушателями информации (до 15%), а пауза дает возможность оттенять более значимые слова, выделять кульминационные моменты речи, отделять один логический "кусок" от другого.

5. Эффект художественной выразительности: грамотное построение предложений, умеренное использование художественных приемов, правильная расстановка логических и смысловых ударений.

6. Эффект релаксации: умение вовремя вставить остроумное замечание, краткое лирическое отступление без потери контроля над аудиторией.

7. Эффект порционного выброса информации: заранее продуманное распределение по всему "полю" речи новых мыслей и подкрепляющих их аргументов, а также периодического комментария вышесказанного.

В зависимости от типа и стиля речи возможно выборочное использование коммуникационных эффектов и даже их частей.

Причины скованности оратора. Способы их устранения

1. Слишком глубокое погружение в собственные переживания ® сконцентрировать свое внимание на содержании речи, которая обязательно должна иметь грамотно аргументированную, четкую позицию.

2. Недооценка собственных возможностей ® заставить себя поверить в высокое качество своего выступления (подготовленность и информативность).

3. Недостаток опыта ® последовательное накопление опыта путем развития своей речевой (коммуникативной) компетенции в целом.

4. Ошибочная оценка слушателей ® видеть в слушателях не озлобленных критиков, а доброжелательных и понимающих (в худшем случае – нейтральных) партнеров.

5. Воспоминания о провале ® смириться с мыслью, что даже опытнейший оратор не застрахован от полного или частичного провала и, разумеется, скрупулезно проанализировать свое неудачное выступление вплоть до мелочей.

      Одной из серьезнейших причин скованности и последующей растерянности оратора может стать потеря логической и словесной "нити" выступления. В этом случае можно применять как психологические, так и риторические приемы, главное назначение которых – выиграть время и снова обрести уверенность.

Способы возвращения к "нити" выступления

1. Никогда не говорить в начале своего выступления о своей некомпетентности в каком либо из предлагаемых вниманию аудитории вопросов: это производит негативное впечатление.

2. Спокойно объявить небольшой (не более 4-х минут) перерыв.

3. Сделать краткие выводы по сказанному ранее. Например: "Подводя итоги сказанному, позвольте мне еще раз подчеркнуть…".

4. Повторить сказанное последнее предложение, чтобы выиграть время для раздумья. Например: "Хочу еще раз обратить ваше внимание, что…".

5. Обезоруживающе честно признаться: "Ну вот, потерял нить мысли (рассуждения)…". Только в предельно официальной обстановке это признание нежелательно.

6. Задать вопрос(ы) слушателям, чтобы выиграть время. Например: "Нет ли у вас вопросов по изложенному ранее материалу?".

7. Сменить тему, аргументировав это впоследствии. Например: "Теперь позвольте перейти к следующей теме (вопросу)…".

8. Иметь наготове для подобного случая какую-либо веселую историю (шутку), тематически связанную с проблематикой выступления. Например: "Здесь мне приходит на ум один забавный эпизод, главными участниками которого были…".

9. Не переоценивать степень подготовленность аудитории и не слишком серьезно воспринимать самого себя.

Советы начинающему оратору

1. Настроиться на аудиторию.

2. Выяснить степень соответствия содержания речи интересам аудитории. При их расхождении попытаться установить взаимопонимание.

3. Уверенно держаться во время выступления, всем своим видом демонстрируя твердую убежденность в собственных словах.

4. Смотреть на слушателей и не избегать их взглядов. Не смотреть в одну точку. Перед началом выступления обвести аудиторию медленным и внимательным взглядом, как бы проверяя, готова ли она к восприятию речи.

5. Начинать говорить только после того, как установится тишина.

6. Начать речь с краткого обращения к аудитории, после которого обязательно сделать паузу (от 1 до 5-ти сек.)

7. С первых своих слов внимательно наблюдать за реакцией аудитории.

8. Следить за четкостью речи, избегая двух крайностей: не говорить слишком быстро и не говорить монотонно.

9. Если, на ваш взгляд, часть аудитории слушает менее внимательно, смотреть в ее сторону, как бы обращаясь именно к ней в первую очередь.

10. Если, на ваш взгляд, аудитория устала, начать говорить тише, а затем резко повысить голос (прием "взбадривания").

11. Если только что сказанные слова вызвали живую положительную реакцию аудитории, немедленно развить затронутую тему.

12. Сразу после момента достижения положительной реакции аудитории переходить к изложению главной темы (части) выступления. Положительные эмоции слушателей помогут достичь одобрения.

13. В момент собственного душевного подъем и эмоционального одобрения аудитории не терять самоконтроль.

14. Отвечая на провокационные реплики, не "застревать " на них эмоционально.

15. Не вступать во время выступления в дискуссию. Чтобы выиграть время и собраться с мыслями, перенести дискуссию (пресс-конференцию) на момент после выступления. Возможно, что в ходе вступления часть вопросов, вызвавших негативную реакцию, будет освещена.

16. В "острые" моменты выступления говорить убежденно, уверенно, подчеркивая каждое слово.

17. Нелестные для аудитории места речи подкреплять яркими, убедительными примерами, сглаживая впоследствии остроту сдержанными комплиментами

18. Не делать обобщающих выводов, не аргументированных рационально (с точки зрения здравого смысла), даже если аудитория их ждет.

19. Не демонстрировать собственную неуверенность, усталость, пессимизм.

20. В конце выступления поблагодарить аудиторию за внимание, не допуская лишних аплодисментов.

ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВЫХ

ДОКУМЕНТОВ

Основной формой письменной речевой коммуникации в профессиональной деятельности современного руководителя является официально-деловой текст – текст документов любого вида, составленных с целью управления.

Деловое письмо в России традиционно характеризуется тем, что отдельные документы не циркулируют изолированно. Они объединены в унифицированные системы документации (УСД), каждая из которых предъявляет свои требования к оформлению и содержанию документа.

Этика письменной речи

Основные правила служебного речевого этикета:

1. Формы обращения уже сложились в официальной письменной речи (одна из главных – Уважаемый). Запятая после обращения придает письму будничный характер, а ! указывает на то, что факту обращения придается особое значение. Уважаемые коллеги– уместно среди лиц одной профессии. Более эмоционально – Дорогие коллеги! Нейтральный тон – Коллеги… Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не названа, то обращение приобретает более личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придаст тексту документа вежливо-официальный характер.

2. Категории одушевленности/неодушевленности, неразличение которых может привести к нарушению этики: посетители, не пришедшие в назначенное время, сдаются в архив, а потом подлежат уничтожению.

3. Выбор залога глагола. Действительный залог употребляется тогда, когда нужно выбелить субъект действия; он придает динамизм изложению. Предложения с действительным залогом употребляются в настоящем времени и производят впечатление живого обмена информацией между адресатом и адресантом (пишет, отсылает, рекомендует). Страдательный залог употребляется тогда, когда факт совершения действия важнее, чем указание на лиц, совершивших действие: Вы не выполнили мои указания– Мои указания не выполняются (внимание концентрировано на факте невыполнения, при этом конкретный виновник не назван прямо, а лишь имеется в виду).

4. Роль вида глагола: когда нужно подчеркнуть, чо действие свершилось, используется совершенный вид глагола, а если действие находится в развитии – несовершенный вид.

5. Употребление вводных слов и оборотов. Удачно найденное вводное слово, кстати сделанное обособление снимают напряженность тона изложения: Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам – К сожалению, ваша просьба не может быть удовлетворена (снижение напряженности текста).

6. Местоимение Я в деловой переписке: в деловом письме имеет сейчас тенденцию утрачиваться, при этом указание на 1 л.ед.ч.выражается окончанием.

7. Употребление местоимения ОН: универсальное обозначение лиц и предметов + сохраняет указательное значение. Это местоимение– средство обезличивания, требует осторожности при использовании в служебных документах.

8. Тон служебного документа: нейтральный. Основное требование к служебному (официальному) документу – объективность содержания и, как следствие, объективность тона изложения. Официальные письма пишутся в доброжелательном тоне, не допускается ирония, грубость. Другая крайность – использование чрезмерной вежливости (не откажите в любезности…), при этом следует помнить, что современной деловой корреспонденции присуща значительная сухость. Результат делового общения должен быть благоприятным и вызывать положительные эмоции, большое значение при этом имеет построение фразы.