Складні випадки керування у службових документах

Особливості узгодження присудка з підметом »

Ділові документи потребують максимальної стислості й точності передавання інформації. Будь-які відступи від правил викладу змісту спричинюють помилки. Особливо уважно треба вживати дієслова, що можуть керувати різними відмінками.

Найчастіше помиляються тоді, коли при дієсловах, які керують різними відмінками, вживають спільний додаток різної форми. Наприклад: повідомляти новини сесії Верховної Ради України, інформувати про новини сесії Верховної Ради України.

Поширеними є помилки у стійких словосполученнях, викликані змінами окремих слів. Наприклад: довести для відома всіх громадян (замість довести до відома всіх громадян).

На особливу увагу заслуговують близькі за значенням слова, що зумовлюють різні відмінкові форми. Наприклад: Наша земля багата на хліб. Наша земля славиться хлібом.

Різних відмінкових форм потребують одні й ті самі дієслова в російській та українській мовах. Наприклад: українською — підготуватися до чого? російською — подготовиться к чему.

При складанні ділових документів треба звертати увагу і на відповідні прийменники, особливо під час використання усталених словосполучень типу покладається на…, схильні до…, відрахування на….

Коли автори документа намагаються під- креслити напрям дії, необхідно використовувати прийменнику^ або до: летіти в літаку; зайти до зали.

Дуже складним € використання прийменників для, на. Щоб уникнути помилок, необхідно використовувати прийменник на, коли йдеться про сферу вживання. Наприклад: Виділити кошти на підручники. Прийменникдля вживається тоді, коли слід підкреслити мету дії. Наприклад: виділити кошти для придбання підручників. Прийменник проти вживається в діловому мовленні при порівнянні. Наприклад: Чисельність населення нашого міста збільшилась удвічі проти 1964 року.

Прийменники завдяки, всупереч потребують давального відмінка. Наприклад: завдяки сумлінній праці, завдяки виконанню планів; всупереч прогнозам плани перевиконані.

До документів з особового складу відносяться заява, характеристика,

автобіографія, наказ з особового складу, доручення, розписка тощо.

Для всіх текстів рукописних чи друкованих документів характерні такі

ознаки, як: ясність, точність, компактність, гранична стислість викладу

з використанням термінології, часте вживання віддієслівних іменників,

відіменних прийменників (на основі, за рахунок, згідно з, з метою та

ін.), складних сполучників (внаслідок того що, у зв’язку з тим що,

зважаючи на те що ), оповідний характер викладу, перевага прямого

порядку слів у реченнях, повна відсутність художньо-зображальних

засобів. До документів ставляться найвищі вимоги: використання

спеціальних термінів, дат, цифрових даних, точна назва установ.

Заява – це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через

державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані

їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення

тощо) чи захищають свої інтереси.

Характеристика – це документ, у якому надається оцінка ділових і

моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він

відпрацював на даному підприємстві (учня, студента).

Автобіографія – це документ, у якому особа власноручно у хронологічному

порядку подає стислий опис свого життя та діяльності.

Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником установи,

організації, підприємства на правах єдиноначальності та в межах його

компетенції і стосується організаційних або кадрових питань.

15. АВТОБІОГРАФІЯ

Це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, в якому зазначається:

— прізвище, ім'я, по батькові;

— дата народження;

— місце народження;

— відомості про освіту (повне найменування всіх навча­льних закладів, у яких довелося навчатися);

— відомості про трудову діяльність (коротко, у хроно­логічній послідовності назви місць роботи й посад);

— короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоло­вік, дружина, діти).

3. Дата написання.

4. Підпис.

Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу.

16. ЗАЯВА

Це документ, який містить прохання особи (особиста за­ява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Реквізити:

1. Адресат (назва установи або посада та ініціали керів­ника, на ім'я яких подається заява).

2. Адресант (назва установи або посада, ініціали (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5.      Підстава (додаток): перелік документів, доданих до
заяви на підтвердження її правомірності.

6. Дата.

7. Підпис.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов'язання (прохання про на­дання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнен­ня до відповідальності тощо.

17. ХАРАКТЕРИСТИКА

Це документ, у якому в офіційній формі висловлено гро­мадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої ус­танови для подання до цієї установи.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видасться характеристика; рік або повна дата народження; посада; якщо треба — місце проживання).

3. Текст, який містить такі відомості:

— трудова діяльність працівника (з якого часу в цій ус­танові, на якій посаді);

— ставлення до службових обов'язків та трудової дис­ципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохо­чення та покарання);

— моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);

— висновки;

— призначення характеристики (при потребі).

4. Дата складання.

5. Підпис керівника установи (при потребі — інших відповідальних осіб).

6. Печатка.

Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Довідково-інформаційна документація

План викладу

5.1. Загальна характеристика довідково-інформаційної документації.

5.2. Акти.

5.3. Протоколи.

5.4. Довідки, огляди" відомості.

5.5. Пояснювальні та доповідні записки.

5.6. Службові листи.

5.7. Плани і графіки.

5.8. Звіти.

5.9. Відгуки, рецензії, висновки.