Студопедия КАТЕГОРИИ: АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция |
Загальна характеристика довідково-інформаційної документаціїПроцес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Тому переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома. Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу. Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої. До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів: o акти; протоколи; o довідки; o службові листи; o пояснювальні та доповідні записки; o плани і графіки; o відгуки та рецензії. Протокол - це документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах, конференціях, ділових зустрічах, а також документ, який складається офіційною особою для засвідчення якогось факту.  Акт - офіційний документ, складений для підтвердження встановлених фактів. В акт включаються тільки ті факти, що встановлені особами, які його підписали. У деяких випадках акт складається однією або декількома посадовими особами і не тільки фіксує встановлені факти, але й уміщує висновки, рекомендації, пропозиції. У них зазначаються документи, що визначають повноваження осіб, які складали акт. Довідка - це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Доповідна записка - це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої організації, в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події та факти, що мали місце, про виконану роботу, а також наводить свої висновки та пропозиції. Службовий лист - загальна назва різних за змістом документів, які виділяються у зв'язку з особливим способом передачі тексту - поштовою пересилкою. Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами та установами. На них припадає значна частина вхідної та вихідної документації. Пояснювальна записка - це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) чи причини якихось подій, фактів тощо. Рецензія - критичний відгук (містить аналіз і оцінку) наукового керівника (консультанта), офіційних опонентів, провідної установи під час захисту кваліфікаційної роботи, кандидатської чи докторської дисертацій.
19. ДОПОВІДНА ЗАПИСКА Це документ на ім'я керівника установи, в якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції. Реквізити: 1. Назва виду документа. 2. Заголовок. 3. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається. 4. Текст. 5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата). 6. Дата складання. 7. Підпис.
20. ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА Цей термін використовується для назви двох документів: 1) вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту тощо), обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна; 2)документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання роботи). Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого. Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів: 1. Адресата. 2. Назви виду документа. 3. Коду. 4. Прізвища (адреси) адресанта. 5. Заголовка. 6. Тексту. 7. Дати складання. 8. Підпису. Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.
21. РЕЦЕНЗІЯ Це критичний відгук (дає аналіз і оцінку) на художній твір, друковану наукову працю і т.д. Реквізити: К Назва виду документа. 2. Заголовок (який містить назву рецензованої роботи, прізвище та ініціали її автора, рік публікації, назву видавництва). 3. Текст, що складається з двох частин: — короткий виклад змісту роботи; — висновки, зауваження, оцінки автора рецензії. 4. Підпис та посада особи, яка рецензувала роботу. 5. Дата. Якщо потрібно, підпис в рецензії засвідчують печаткою або спеціальним штампом. 22. ЗАПРОШЕННЯ Це документ, який адресується конкретній особі і містить пропозиції взяти участь у події або заході. За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа та оголошення про майбутню подію. Оформляється цей документ на окремих бланках із цупкого паперу або картону. Реквізити: 1. Назва виду документа. 2. Звертання до адресата. 3. Текст, в якому вказуються: — дата й час події; — місце; — порядок денний, тематика події; — прізвища доповідачів з кожного питання; — прізвище й телефон відповідальної особи; — маршрут проїзду. 4. Підпис. 5. Печатка (при потребі). Запрошення підписується головою колегіального органу або керівником установи. Обсяг запрошення може бути різним. Якщо запрошуються шановані, вищі за службовим становищем особи, в тексті вживаються формули ввічливості та подяки за увагу.
23. ЛИСТ Це найпоширеніший вид документації, один із способів обміну інформацією. Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. За фунціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді й такі, що її не потребують. До листів, що потребують відповіді, належать: листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги. До листів, що не потребують відповіді, належать: листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження. листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи, листи-розпорядження, листи-повідомлення. За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист — цілій низці установ, колективний лист — на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ. Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа: 1. Штамп (повна назва установи — автора листа). 2. Номер і дата листа. 3. Назва установи-адресата. 4. Текст, що складається з двох частин: — опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа; — висновки та пропозиції. Відмітка про наявність додатка. 5. Підпис керівника організації. 6. Печатка. Написання ділового листа — це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані й уніфіковані. Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції, тобто низку загальноприйнятих правил*. 1. Починати листа необхідно із звертання. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання: Шановний/а (ім'я та батькові)! Шановний/а пане (пані)... ! Шановні панове (колеги)! Вельмишановний добродію! Глибокошановний (ім'я та по батькові)! Високошановний пане... ! У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію. Високодостойний пане Міністре! Вельмишановний (високоповажний) професоре! Шановний вчителю! Високоповажний пане ректоре! Не слід забувати про те, що в українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Відсутність звертання може бути витлумачено як зневага до адресата і порушення етикету ділового листування. Наявність звертання не вичерпує проблеми про правильно початий лист, щоб він справив на адресата належне враження. 2. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона мас переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо це лист — відповідь на запит, на запрошення, лист-подяка, то вже у першому ж реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність. Хочемо висловити свою найщирішу вдячність за... Щиро дякуємо за лист з порадами та рекомендаціями щодо... Перш за все дозвольте подякувати Вам за... Цей лист — вияв нашої вдячності за... Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за... Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви... Дозвольте висловити свою вдячність... Вдячні Вам за запрошення … Дякуємо за надану змогу... У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами: Із вдячністю підтверджуємо отримання листа — відповіді... Офіційно підтверджуємо свою згоду на... На підтвердження нашої попередньої домовленості (телефонної розмови) повідомляємо... Підтверджуємо отримання Вашої телеграми... Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні. Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на попередній лист, телефонну розмову, подію, зустріч: У відповідь на Ваш лист від (дата)... Відповідаючи на Ваш запит від (дата)... Відповідно до пункту укладеної угоди... Відповідно до контракту (домовленості)... Посилаючись на оголошення в газеті (журналі), просимо Вас... До спонсорів, клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися із проханням. Для їх оформлення є чимало типових висловів: Будь ласка, повідомте нам про... Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у... Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд... Просимо Вас терміново оплатити рахунки. Насамперед просимо повідомити... Ми були б щиро вдячні, якби Ви могли повідомити про своє рішення найближчим часом. Вибачте за додаткові турботи, aie чи не були б Ви настільки люб'язні дати детальні письмові пояснення зприводу... Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь. У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати замовлення, надійшла скарга від замовників, запізнилися на зустріч з клієнтом) іноді виникають такі ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так: Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося... Щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю. Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення... Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи. Вибачте, нам вельми незручно, що... Щиро перепрошуємо Вас за вчорашнє спізнення на зустріч. Просимо вибачення за створені Вам не з нашої вини незручності. Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу... У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, треба ввічливо, тактовно, делікатно, ненав'язливо вказати на те, що термін оплати рахунка минув. Такі листи варто розпочати так: Вважаємо за свій обов'язок ще раз нагадати Вам про... Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали жодної відповіді на лист від (дата) Вибачте, але ми хочемо нагадати Вам про необхідність оплати рахунка за... Гадаємо, що це лише непорозуміння. Нам дуже незручно, що змушені нагадувати Вам про... Змушені нагадати Вам, що досі не отримали від Вас оплаченого рахунка. Вважаємо необхідним нагадати Вам... Дозвольте нагадати Вам, що... інколи делікатність не дає бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так: Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт. У зв'язку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали оплаченого чека, ми змушені припинити виконання всіх Ваших замовлень. Усі наші намагання примусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду. До категорії складних листів належать листи-відмови. Якщо ви не можете дати позитивну відповідь, то сказати "ні" слід аргументовано, коректно, доброзичливо. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так: Ми докладно вивчили запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо ні найменшої змоги... На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції. Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання здеяких причин. Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту. Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не дозволяє нам... Вибачте, але ми не можемо погодитися на... 3. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку листа, чи просто подякувати за допомогу, оскільки слово "дякую" — найуживаніше слово кожного порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини. Дозвольте ще раз подякувати Вам... Хочемо ще раз висловити свою щиру вдячність... Дякуємо за допомогу. Ще раз дякуємо Вам і висловлюємо надію, що.... Щиро дякуємо за... Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата як психологічне підкріплення усього висловленого в листі: Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку. Будемо раді співпрацювати з Вами. Були б раді співпрацювати з Вами і чекатимемо Вашої відповіді. Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі. Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення надії, сподівання: Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас. Сподіваємося, що домовленість буде взаємовигідною. Гадаємо, що в майбутньому зможемо стати Вам у пригоді. Розраховуємо на тісну і взаємовигідну співпрацю. Маємо надію на встановлення тісних контактів між нашими установами. Сподіваємося отримати Вашу відповідь найближчим часом. Завершальним у листі може бути прохання: Просимо Вас уважно ознайомитися з... Просимо Вас терміново повідомити (зателефонувати). Звичайно, буде ввічливо, якщо наприкінці листа ви вибачитеся за турботи чи ще раз повторите вибачення за затримку з оплатою, за запізнення: Ще раз просимо вибачення за завдані незручності. Щиро просимо вибачення за... Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми: З повагою З вдячністю і повагою Бажаємо успіхів! 4. Якщо ви бажаєте досягти успіху, подбайте про те, щоб ваш лист був і за змістом, і за формою бездоганним. Слід друкувати листа на гарно виконаних бланках, які є "візитною карткою" вашої установи, фірми. Дизайн та поліграфічні якості його — це ті деталі, які сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт також за дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі*. 5. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, по суті, лаконічно. 6. Важливою умовою успіху листа є логічність та послідовність викладу. Логічна послідовність викладу досягається за рахунок чіткого членування тексту на абзаци. Висловлюючи думки, слід добирати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для адресата. Треба стежити за тим, щоб у листі все було доречним. Отже, на рівень серйозного ділового спілкування не можна виходити, не засвоївши етикету цієї сфери. Слід пам'ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, тактовність, аргументованість.
24. ОГОЛОШЕННЯ Це документ, в якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. За змістом оголошення поділяються на два види: — оголошення про майбутню подію; — оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання. Оголошення про майбутню подію має такі реквізити 1. Назва виду документа. 2. Текст, який містить: — дату; — місце; — організатора; — зміст (порядок денний) події: — коло осіб, які запрошуються на подію; — умови входу (платний чи вільний). 3. Підпис (назва установи або колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) — якщо треба. Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити: 1. Назва виду документа. 2. Заголовок. 3. Текст. 4. Адреса автора оголошення. Часто в оголошеннях цього виду на місці назви документа ("Оголошення") розміщують (для економії місця, стислості та інформаційної насиченості) заголовок, функцію якого виконує ключове слово чи словосполучення з тексту: "Найму", "Продам", "Потрібні", "Робота за кордоном" тощо. Обсяг адреси визначає автор оголошення (поштова, телефакс, маршрут проїзду). Текст оголошень обох видів може бути різним за обсягом: від максимально стислого до розгорнутого, який наближається до проспекту. Сучасні економічні відносини створюють передумови того, що часто оголошення наближаються до реклами за стилем викладу: в них використовуються риторичні звертання та запитання, оцінні, емоційно насичені слова, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення та ін. 25. ПРОТОКОЛ Це документ, в якому фіксуються хід і результати роботи нарад, засідань. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення. Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени комісій. Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини: — слухали; — виступили; — ухвалили. Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається. Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ. У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийнята рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолюційної частин. За обсягом фіксованої інформації протоколи бувають трьох видів: 1) короткі (записуються обговорювані питання, прізвища доповідачів і виступаючих, прийняті рішення); 2) повні (відрізняються від коротких стислим поданням виступів доповідачів і учасників); 3)стенографічні (дослівно фіксують увесь хід засідання).
Р е к в і з и т и: 1. Назва виду документа. 2.Заголовок (вказується структурний підрозділ або колегіальний орган). 3. Дата засідання. 4. Номер. 5. Гриф затвердження (якщо потрібно). 6. Текст. 7. Підписи голови й секретаря.
26. ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ Це документ, який являє собою частину протоколу, потрібну для вирішення окремого питання. Його складають та надсилають (або передають) окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу. Реквізити: 1. Назва виду документа. 2. Заголовок протоколу. 3. Номер протоколу. 4. Дата протоколу. 5 Текст витягу. 6. Дата видачі витягу. 7. Підпис секретаря або голови засідання. 8. Печатка.
27. . АКТ Це документ, який містить рішення щодо законів, указів, постанов і складається на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних з діяльністю установ та окремих осіб. Як правило, це документація пост-ійнодіючих експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників перевіряючих організацій. Акт складається кількома особами з метою об'єктивного фіксування подій, фактів або певної ситуації. Виклад і форма тексту актів регламентовані. Текст акта має дві частини: — вступну (вказуються підстави для складання акта, перелічуються особи, що складали акт, а також присутні при його складанні); — констатуючу (викладаються мета й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічуються виявлені факти, даються висновки). Після слова Підстава вказується документ чи усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної ваги певного акта. Після слова Складено перераховуються особи, які склали акт або були присутні при його складанні, і обов'язково зазначаються їхні посади, ініціали й прізвища. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку. У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників і вказується місце їх зберігання. Реквізити: 1. Назва установи. 2. Гриф затвердження. 3. Назва виду документа. 4. Номер. 5. Місце складання. 6. Заголовок. 7. Текст. 8. Підписи. 9. Дата. 10. Печатка.
28. ДОРУЧЕННЯ Це документ, яким організація чи окрема особа надає іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей від її імені. Залежно від суб'єкта дії доручення поділяються на: — особисті (особа доручає особі); — офіційні (установа доручає особі чи установі). Особисте доручення юридично правомірне лише у том^ випадку, коли підпис особи, що склала доручення, завірив керівник установи печаткою і своїм підписом. Реквізит* особистого доручення: 1. Назва виду документа. 2. Текст. 3. Дата. 4. Підпис особи, яка склала доручення. 5. Завірення підпису. Офіційні доручення друкуються на спеціальних бланках. Реквізити офіційного доручення: 1. Штамп. 2. Номер. 3. Дата. 4. Назва виду документа. 5. Текст. 6. Зразок підпису особи, якій видано доручення. 7. Підпис керівника установи. 8. Печатка. Текст доручення містить такі відомості: — прізвище, ім'я, по батькові, посада особи (в офіційному дорученні — назва установи), яка видає доручення; — прізвище, ім'я, по батькові, посада особи, якій видається доручення; — назва установи, від якої особа повинна отримати матеріальні цінності або в якій особа здійснює свою діяльність; — напрям діяльності особи або перелік матеріальних цінностей, їх кількість і; вартість; — термін дії доручення; — назва та відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, якій видається доручення.
29. ДОГОВІР Це документ, що фіксує домовленість між двома чи кількома партнерами. Реквізити: 1. Назва виду документа. 2. Заголовок. 3. Місце укладання. 4. Дата. 5. Повні назви сторін, їх представників (прізвище, ім'я, по батькові), повноважень,на підставі яких вони діють. 6. Текст, який містить:
— термін виконання; — кількісні та якісні показники; — вартість робіт (продукції") і загальну суму; — порядок виконання робіт; — порядок розрахунків між сторонами; — відповідальність сторін; — порядок і місце розв'язання суперечок; — форс-мажорні обставини.
7. Відомості сторін: юридичні адреси установ або паспортні дані осіб. 8. Підписи сторін. 9. Печатка однієї або всіх установ, які укладають договір. Договір вважають укладеним тоді, коли сторони дійшли згоди з усіх пунктів і оформили його письмово. Договір може бути укладеним між приватними особами й організацією та між організаціями. Цивільний кодекс передбачає такі договори: купівлі-продажу, позики, винайман-ня житлового приміщення, підряду, постачання, приватизації жигла та нежитлових приміщень, оренди. Окрему групу становлять договори банківської діяльності: договір на здійснення кредитно-розрахункового обслуговування, договір про депозитний вклад, кредитний договір.
30. ТРУДОВА УГОДА Це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником. Трудова угода, укладена зі штатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обов'язків. Реквізити: 1. Назва виду документа. 2. Заголовок. 3. Місце складання. 4. Дата. 5. Текст з переліком повноважень і зобов'язань сторін. 6. Юридичні адреси сторін. 7. Підписи. 8. Печатка установи. Трудова угода складається в декількох примірниках, один з яких передається виконавцю, а решта зберігаються у справах організації-замовника
31. НАКАЗ Це розпорядчий документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань. Розрізняють накази щодо особового складу (кадрові) і накази із загальних питань (організаційні). Кадровими наказами оформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення. У заголовку такого наказу зазначають: "Щодо особового складу". Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання. До викладу тексту наказу існують певні вимоги: 1. У наказах про прийняття на роботу обов'язково зазначають: а) на яку посаду; б) до якого структурного підрозділу; в) з якого числа оформляється на роботу; г) вид прийняття на роботу (на постійну, тимчасову, за сумісництвом); д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем). 2. У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і мотивування переведення. 3. У наказах про надання відпустки зазначають: а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами); б) загальна кількість робочих днів; в) дата виходу у відпустку і повернення; г) період, за який надано відпустку. 4. У наказах про звільнення працівників зазначають: а) дату звільнення; б) мотивування. Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов'язаний ознайомити зі змістом наказу згаданих осіб, які розписуються в оригіналі. Організаційні накази видаються при затвердженні перспективних, річних та інших планів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів. Реквізити: 1.Назва виду документа. 2.Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника. 3. Місце видання. 4. Номер. 5. Дата. 6. Заголовок. 7. Текст, що складається з двох частин: — констатуються та аналізуються факти; — подаються розпорядження, заохочення або стягнення. 8. Підпис керівника установи. 9. Печатка. 32. РОЗПОРЯДЖЕННЯ Це правовий акт, що видається керівником або колегіальним органом з метою вирішення оперативних питань. Має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян — виконавців розпорядження. Реквізити: 1. Назва структурного підрозділу. 2. Коди. 3. Назва виду документа. 4. Дата. 5. Індекс. 6. Місце видання. 7. Заголовок до тексту. 8. Текст, що містить такі частини: — констатуючу (вказуються мета або причини видання); — розпорядчу (вказуються дії, які треба виконати, та особи, відповідальні за виконання). 9. Підпис. Організаційні документи 1. Положення. 2. Статут. 3. Інструкція Це документи, що закріплюють функції, обов'язки та права органів на тривалий час. Усі організації й підприємства у своїй діяльності поряд з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями. Положення ПОЛОЖЕННЯ - правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підприємств (філій), які їм підпорядковуються. Положення можуть бути як типовими, так і індивідуальними. Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств складаються на базі типових і затверджуються керівниками цих установ. Типові положення розробляються для системи установ підприємств і затверджуються вищими органами управління. Статут СТАТУТ - юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств, громадян, їхні відносини з іншими організаціями та громадянами, права й обов'язки у певній сфері державного управління або господарської діяльності. Статути можуть бути типові та індивідуальні. Типові статути розробляються для певних систем установ чи підприємств і затверджуються вищими органами державної влади та управління, з'їздами громадських організацій. Інструкція Інструкція (від лат. instructio — настанова, зведення) — правовий акт, який видається чи затверджується органом управління з метою встановлення певних правил, що регулюють різного роду спеціальні сторони діяльності організацій, установ, посадових осіб та громадян. Інструкція - нормативний акт, який детально визначає зміст і методичні питання правового регулювання в певній сфері суспільних відносин.
34.Реквізит — елемент документа Кожний документ складається з окремих елементів — реквізитів. Розрізняють постійні і змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні — фіксуються на бланку в процесі заповнення (див. табл. 3). Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів. Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків: а) для листів; б) для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів — А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм). Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа. Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститись на площі, відведеній для кутового штампа. Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити: "адресат", "гриф обмеження доступу до документа", "гриф затвердження", "резолюцію". Формуляр-зразок передбачає такі реквізити та їх розміщення в управлінській документації (табл. 3). Таблиця 3. Реквізити документів та їх оформлення
35.. Оформлення сторінки
Управлінські документи оформляють на папері формату А4 (297x210 мм) та А5 (148x210 мм). Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм, верхнє — 20 мм; нижнє — 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5). Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні — на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано: 1) відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу; 2) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці; 3) переносити слово на межі сторінок, слід перенести це слово на нову сторінку. Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово "сторінка" не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.
36.Рубрикація тексту Рубрикація — це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци. Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у тексті, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Типовий абзац має три частини: 1) зачин (формулюється мета абзацу, тобто повідомляється, про що йтиме мова); 2) фраза (міститься основна інформація абзацу); 3) коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці). Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4—6 речень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення. Однак, якою б не була його довжина, слід пам'ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле. Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації — традиційна й нова. Традиційна — базується на використанні знаків різних типів — римських та арабських цифр, великих та малих літер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну будову: А. Б. В. Г. Д... І. II. III. IV. V... 1. 2. 3. 4. 5... 1) 2) 3) 4) 5)... а) б) в) г) ґ)... Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параграф (§), глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються. При рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил: 1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування; 2) застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин; 3) дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації; 4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки. Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи її, слід враховувати: 1) після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка; 2) номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу: розділи — 1.; 2.; 3.; номери підрозділів включають в себе також номери розділів — 1.1.; 1.2.; 1.3.; номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту — 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3. Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин документа. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
Последнее изменение этой страницы: 2018-05-31; просмотров: 339. stydopedya.ru не претендует на авторское право материалов, которые вылажены, но предоставляет бесплатный доступ к ним. В случае нарушения авторского права или персональных данных напишите сюда... |