Отправка документа на рассмотрение

Рассмотрим пример отправки на ознакомление. Для осуществления данного действия выбираем на ленте соответствующую кнопку, в результате открывается новое окно (Рис.3.7.). Поля «Название» и «Автор» заполняются автоматически, но могут быть изменены. Далее необходимо выбрать исполнителей задания на ознакомление, дату завершения и длительность выполнения работы. Для примера в качестве исполнителя выберем Королеву И.В. После нажатия кнопки «Отправить» система оповещает исполнителей о новом задании.

Рисунок 3.7 Скриншот задания на ознакомление

Эффект от реализации проекта и риски

При внедрении СЭД создаётся технико-экономическое обоснование проекта, которое проводится на этапе инициации. От его качества зависит успешность проекта и эффективность дальнейшего использования системы. Поясним. При выборе СЭД организации ориентируются на следующие критерии: наличие требуемой функциональности, соответствие СЭД принятым стандартам, совместимость со структурой процессов организации. Если структура системы не совпадает со структурой процессов предприятия и это не выявлено и не приняты меры по изменению системы или изменению процессов организации, то могут возникнуть проблемы при эксплуатации. На этапе внедрения некоторые несоответствия могут сгладиться, но они всё равно проявятся в процессе дальнейшего эксплуатирования системы. Хорошее обоснование поможет избежать дальнейших проблем при внедрении и эксплуатации. Что означает исключение затрат на доработку и изменение системы, и в крайних случаях от повторения всего процесса заново (выбор, внедрение, обучение). Использование структурных моделей, разработанных в данном проекте, повысит качество технико-экономического обоснования. Анализ моделей позволит сравнить структуру процессов компании и структуру СЭД, а также сравнить их с основными стандартами в области делопроизводства.

В дальнейшем планируется продолжения работ над проектом внедрения. После внедрения СЭД основные нематериальные выгоды, которые получит компания, является повышение управляемости процессов, регламентированности действий сотрудников, сокращение потерь документов. Организация, внедрившая СЭД, снизит затраты за счет: сокращения расходных материалов (бумага, картриджи принтеров), экономии пространства для хранения документов, сокращение времени на работу с документами. Внедрение СЭД проводится в несколько этапов (этапы представлены в таблице 4.3), причем, кроме финансовых ресурсов организация тратит трудовые ресурсы и терпит издержки, связанные со снижением эффективности работы во время проекта.

Таблица 3.2 Ожидаемые этапы проведения внедрения

Любой проект подвержен рискам, особенно инновационный. В данном проекте факторы риска можно разделить на организационные и инновационные. Организационным риском является недооценка сложности 59 проекта. Для его снижения рекомендуется определить необходимый уровень детализации планирования, определить регламенты взаимодействия и распределение ответственности участников проекта, а также обеспечить эффективное участи всех заинтересованных сторон. В результате воздействия организационных рисков на проект могут увеличиться длительность проекта и снизиться качество результата.

Из инновационных рисков стоит отметить возможный неверный выбор программных средств или методов моделирования, отсутствие примеров для ориентира. Негативное влияние данных рисков на проект может выразиться в низком качестве результатов (несоответствии ожиданиям заказчика), невозможности дальнейшего использования результатов работ проекта. Для снижения инновационных рисков рекомендуется провести работы по сбору и исследованию исходных данных, а также провести тщательное обоснование выбора технологий для реализации.

Выводы по 3 главе

В третьей главе анализируются основные показатели реализации контрольного эксперимента. Непосредственно оговариваются рекомендации по внедрению проекта, приводится иллюстрация использования DocsVision на типичном процессе обработки и учета входящих/исходящих документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе были проанализированы стандарты по делопроизводству и на их основе составлены структурные модели предметной области, работы с входящими документами и работы с исходящими документами. То есть, описание предметной области «делопроизводство» выполнено в виде графического представления. Для построения схем использовался язык моделирования UML 2.0, диаграммы классов, которые отображают основные понятия и связи между ними. На основе разработанных схем можно проводить сравнительный анализ структуры процессов организации по работе с документами, а также делать выводы о соответствии стандартам понятийной базы СЭД. Разработаны модели, отображающие объектную структуру, лежащую в основе СЭД DocsVision, где показаны основные типы объектов и связи между ними.

Проведено обоснование применимости системы электронного документооборота DocsVision в компании и разработаны рекомендации по внедрению. Рекомендации основаны на анализе моделей СЭД DocsVision. Функциональность системы DocsVision продемонстрирована на примере типового процесса работы с входящими и исходящими документами, который включает регистрацию входящего документа, его рассмотрение и подготовку исходящего документа в ответ.

Всё выше перечисленное соответствует техническому заданию, согласованному с заказчиком. Дополнительно было проведено сравнение функциональности СЭД DocsVision с требованиями, содержащимся в европейской спецификации MoReq 2008 “Типовые требования к управлению электронными документами» и в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». В результате проделанной работы выявлено, что СЭД DocsVision соответствует функциональным требованиям, представленным в MoReq 2008 и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, что означает её пригодность для управления жизненным циклом документа.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативно-правовые акты

1. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 28.06.2014) "Об электронной подписи" http://www.tadviser.ru/index.php

a. ГОСТ Р 6.30-2003. "Требования к оформлению документов"

2. РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Научная и методическая литература

3. Васильев, В. В. Практикум по информатике: учеб. пособие / В. В. Васильев, Н. В. Сороколетова. – Гриф УМО. – М.: ФОРУМ, 2009. – 335 с.

4. Бодрова, Е.В. Высшее образование для XXI века // Alma-mater. Вестник высшей школы, №3, 2009. – С. 25-29. Электронные ресурсы

5. Бобылева М. П. развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию // Делопроизводство – 2009 - №4 с. 32

6. Демин Ю.Делопроизводство. Подготовка служебных документов Спб: Питер 2009 с. 3

7. Ларин М.В. Проблемы оптимизации документооборота в современных условиях // Делопроизводство - 2012 - №2 с. 29

8. Клячин, А. Алгоритм маркетингового исследования (на примере изучения рынка образовательных услуг), 2009 // Портал Маркетинг журнал [Электронный ресурс]: сайт о маркетинге: http://www.4p.ru/main/theory/2507

9. Смирнова Е.П. - Делопроизводство для секретаря. Разработка, учет и хранение служебной документации (Секретарское дело) - Спб: Питер - 2009 с. 49

10. Татур, Ю.Г. Высшее образование: методология и опыт проектирования: учеб. пособие / Ю. Г. Татур. – Гриф УМО. – М.: Логос, 2006. – 252 с.

11. Туккель И.Л., Сурина А.В., Культин Н.Б. Управление инновационными

12. проектами: учебник / Под ред. И.Л. Туккеля. - СПб.: БХВ-Петербург, 2011. – 305

13. Чернышева К. А., Баженов Р.И. Выбор системы электронного документооборота с помощью программы mpriority // ScienceTime – 2014-№10(10) с. 410

14. Пахомов Е.В. Анализ систем электронного документооборота в органах муниципального управления // Известия южного федерального университета. Технические науки – 2012 -№8/том 133 с.1 94

15. Европейская спецификация MoReq 2008 “Типовые требования к управления электронными документами»

16. Фаулер M. UML. Основы, 3е издание.– Пер. с англ. – СПб: СимволПлюс, 2008. – 192 с.,

17. DocsVision (СЭД/ECM-система). Ознакомл. 10.01.2015 http://www.interface.ru/home.asp?artId=16926

18. Опыт практической реализации комплексной WorkFlow системы на базе платформы DocsVision. Ознакомл. 23.01.2015 62

19. Шишин И.О. Корпоративный документооборот учебное пособие .- СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, - 2008.-80 с. 17.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»

Литература на иностранном языке

20. Lester A. Digman, Strategic Management: Concepts, Processes, Decisions. – 5th edition, Dame Publications INC, 2009.

21. Project Management: basic course: the textbook / AV Aleshin, VM Anshin, KA Bagrationi, etc. .; ed. VM Anshina, ON Ilina; Nat. Issled. Univ 'Higher school of economics'. - M .:. HouseHigherSchoolofEconomics, 2013 - 620 c.