Регистрация входящего документа

Для регистрации документа в системе электронного документооборота создаётся его карточка. В примере рассматривается регистрация входящего письма, которому присваивается название «Входящий1» и регистрационный номер «ДП-ВХ- 4», действия в системе совершает делопроизводитель Иванова О. И. Необходимо зайти в папку «Входящие» и на панели инструментов выбрать «Создать карточку». Система выведет форму для регистрации входящего документа (Рис. 3.1).

Рисунок 3.1. Скриншот карточки входящего документа

Форма имеет 7 вкладок и ленту с кнопками (Рис.3.2 ).

Рисунок 3.2 Скриншот ленты

Обязательными для заполнения являются только вкладки «Регистрация» и «Файлы». На вкладке «Регистрация» имеются поля как обязательные, так и не обязательные для заполнения (список приведен в Таблице 3.1.). Некоторые поля автоматически заполняются системой, такие как время регистрации и регистратор. Регистрационный номер присваивается системой согласно используемым правилам индексации.

Таблица 3.1 Поля карточки входящего документа

Продолжение таблицы № 3.1

Выбор значения ссылочного поля осуществляется черезконструктор справочников. На рис. 3.3 приведен пример заполнения поля «Место».

Рисунок 3.3 Скриншот выбор значения ссылочного поля

Основной и дополнительные файлы прикрепляются к карточке на вкладке «файлы» из файловой системы при помощи контекстного меню. Если есть необходимость зафиксировать перемещение бумажного экземпляра, то на вкладке «Журнал и категории» в области «Журнала приёма-передачи» нажимается кнопка «добавить», после чего открывается ещё одна форма (Рис.3.4.). Указывается от кого и кому передается документ, кто передал, дата и время передачи, номер экземпляра. В случае передачи оригинала, ставится флажок в соответствующем поле. Записи в журнале приёма-передачи позволяют отследить перемещение бумажных экземпляров документа и их текущее местоположение.

Рисунок 3.4 Скриншот журнала приёма-передачи

В этой же вкладке указывается (не обязательно) принадлежность документа к категории (входящий, исходящий, организационный, распорядительный, справочный). На вкладке «Комментарии» добавляются пояснения и личные замечания. На остальных вкладках формы отображается системная информация. Так, в «Истории» фиксируются все действия, произведенные с карточкой и её полями и время их выполнения. В «ссылках» отображаются связанные карточки и задачи.

После введения всей нужной информации на ленте выбирается кнопка «Зарегистрировать» и карточка переходит из состояния «подготовка» в состояние «зарегистрирован». Теперь она может доступна другим пользователям. При изменении состояния меняется и интерфейс (Рис. 3.5.)

Рис. 3.5 Скриншот интерфейс зарегистрированного документа

Так как в поле «Получатель» был указан сотрудник Шувалов Ю.С., то у него в папке «Мои документы» появится новая карточка (Рис. 3.6.)

Рисунок 3.6 Скриншот папки с документами

Далее документ можно отправить на рассмотрение или ознакомление, создать задачу или связанную карточку.