Обоснование применимости системы DocsVision

Анализ и сравнение моделей и самой системы показали, что система DocsVision применима для использования организациями в качестве системы управления электронными документами:

· Согласно общей модели (рис.2.3.) в качестве формы регистрации документов используются карточки, что соответствует стандарту по делопроизводству и отражено на схеме регистрации.

· На основе модели (рис.2.3.) можно сделать вывод, что система позволяет регистрировать документы с одинаковым содержанием под разными названиями. Поэтому данная СЭД может быть рекомендована для внедрения организациям, в которых может возникнуть такая ситуация.

· В системе, как показано на схеме(рис.2.2.), отражена иерархическая связь сотрудников руководитель-заместитель, поэтому DocsVision может быть рекомендована для внедрения организациям, в которых частью обязанностей заместителей является выполнение части работ руководителей.

· В организацию входящие документы могут поступать не только в электронном, но и в бумажном виде, в таких случаях, как отражено на рис. 2.3, в систему заносятся электронные копии бумажных документов.

· В организациях часто используются шаблоны документов. Система DoscVision предоставляет возможность синхронизации шаблона документа с данными, содержащимися в карточке (рис. 2.3.). Такая реализация экономит время на заполнение полей.

· Для учета места нахождения бумажных входящих документов в системе предусмотрен инструмент «журнал приёма-передачи», которым рекомендуется пользоваться сотрудникам организации для фиксации случаев передачи входящих бумажных документов. Как показано на схеме (рис.2.4.) в журнале отмечается не только передача оригинала документа, но и его копий.

· Система может быть рекомендована организациям, которые хотят автоматизировать процессы документооборота. Например, система позволяет создавать сценарии подписания, согласования и рецензирования документов (рис.2.3.).

· В системе DocsVision реализован механизм, в котором документу может быть назначен гриф секретности, а пользователю права доступа (рис.2.3.), поэтому система может быть рекомендована для внедрения организациям, которым необходимо обеспечить разграничение доступа в целях безопасности.

· В организациях может возникнуть ситуация, когда автор документа делегирует создание документа другому лицу. На основе схемы (рис.2.5.) можно сделать вывод, что система позволяет это реализовать, так как подготовителем и автором документа могут являться разные пользователи. То же верно и для резолюций.

· Согласно стандарту, у резолюции могут быть 2 типа исполнителей: ответственный и не ответственный, что отражено на модели. Система DocsVision соответствует данному стандарту, что отражено на схеме (рис.2.4.).

· Согласно стандарту, документу должны соответствовать метаданные (рис.2.3.). На схеме показано, что метаданные документа обязательно связаны с его карточкой в системе.

· Если при ознакомлении с входящим документом было принято решение, что его должен получить не только адресат, то в этом случаем в системе Docsvision предусмотрено разделение пользователей на «адресатов» и «получателей», причем, как показано на схеме (рис.2.4.), получателей одного и того же письма может быть несколько.

· Организациям, которым необходимо настроить действия, которые могут совершать сотрудники на определенной стадии жизненного цикла документа, рекомендуется использовать «состояния» в системе Docsvision, от которых зависят права пользователей, что показано на схеме (рис.2.3.).

· Для повышения управляемости процессов в системе Docsvision имеется возможность ставить выполнения заданий на контроль, т.е. выбирать ответственного сотрудника, который будет принимать задание и следить за сроками его выполнения. Для этого назначается контролер (рис.2.5.).

· Карточки связаны между собой (рис.2.2), что соответствует стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Поэтому организациям, которые выбирают СЭД соответствующую стандартам, можно рекомендовать Docsvision.

Выводы по 2 главе

Во второй главе рассматриваются основные вопросы по анализу системы электронного документооборота «DocsVision». А именно проходит исследование основных элементов «DocsVision» и определяется обоснование применимости системы «DocsVision».

Глава 3. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Рекомендации по внедрению

Для того, чтобы снизить риски, связанные с несанкционированным использованием данных, необходимо настроить права доступа на этапе внедрения.. СЭД DocsVision предоставляет возможность организации как дискретного так и мандатного доступа (рис. 2.1.).

Дискретный доступ реализуются в виде ролей, когда создаётся типовое описание прав для групп пользователей. Данный подход рекомендуется использовать в случае, когда необходимо обеспечить быстрый ввод пользователя в систему и возможность быстрой смены прав пользователя (например, при переходе сотрудника на другую должность или в другой отдел). Также ролевой подход облегчает администрирование про большом количестве пользователей. Роли обычно определяются в соответствии с организационной структурой предприятия, то есть роль определяет права, которые необходимы для выполнения обязанностей сотрудником[8, c. 80].

Для того чтобы отразить изменения прав пользователя на действия с объектом системы (документ, задание) в зависимости от его стадии жизненного цикла рекомендуется проводить настройку «состояний»(рис. 2.2.). В системе существуют базовые состояния, например, для документа «зарегистрирован» или «на рассмотрении», для задачи «в работе» или «завершено». Также можно вводить новые состояния и настраивать для них права. Если в базовые типы карточек не полностью удовлетворяют потребностям предприятия, то рекомендуется создавать пользовательские типы (рис. 2.2.). Если при заполнении полей карточек используется фиксированный набор значений, например, названия подразделений, то такую информацию рекомендуется заносить в словари на этапе внедрения. В таком случае поле карточки связывается с словарем (рис.3.2.). Также это позволит исключить возможность ввода неверной информации и сократит время заполнения.

Иллюстрация использования DocsVision на типичном процессе обработки и учета входящих/исходящих документов