Проблема выбора систем электронного документооборота

ВВЕДЕНИЕ

Информационные технологии получают всё большее распространение. Расширение использования информационных технологий сказывается и на деятельности предприятий, в частности, осуществляется переход от традиционного бумажного документооборота к электронному. Это обусловлено потребностью организаций сократить время, затрачиваемое на работу с документами, исключить потерю документов. Для управления движением электронных документов используются система электронного документооборота (СЭД).

Актуальность выбранной темы заключается в том, что перед тем, как внедрить подобную систему необходимо её выбрать. На текущий момент не существует единой методологии выбора и внедрения СЭД. Оценка применимости СЭД осуществляется путем анализа функциональности или при помощи экспертных оценок. Однако, функциональность не отражает, насколько СЭД соответствует процессам организации, а при экспертной оценке всегда существует субъективный фактор.

Анализ СЭД занимает значительное время, сложно представить структуру программы в целом.

Проблемой выбранной темы работы является то, что при осуществлении проектов по внедрению СЭД следует учитывать, что внутри компании существуют группы заинтересованных лиц, которые имеют различающиеся цели. Например, участники документооборота предприятия нуждаются в адекватной системе электронного документооборота, которая позволит быстро и просто выполнять их ежедневные обязанности.

Менеджеры предприятий целями внедрения могут выбрать повышение контроля исполнительской дисциплины и оптимизацию процессов компании. Для достижения целей важно сделать правильный выбор СЭД.

Объектом исследования в работе выступает СЭД.

Предметом исследования является система автоматизации электронного документооборота и бизнес-процессов на предприятии ООО «ПРОКДИ»

Цель курсовой работы заключается в том, чтобы правильно составить и внедрить проект системы автоматизации электронного документооборота и бизнес-процессов на предприятии ООО «ПРОКДИ».

Основными задачами курсовой работы выступают:

1) Анализ использования систем электронного документооборота;

2) Выяснение предметной области «делопроизводства»;

3) Проведение анализа системы электронного документооборота «DocsVision»;

Программа, разрабатываемая в рамках данного курсового проекта предназначена для автоматизации документооборота, осуществляемого внутри предприятия.

Актуальность выбранной темы обусловлена необходимостью повышения эффективности работы предприятия, посредством уменьшения времени, необходимого для заполнения всей учетной и учебной документации, используемой ООО в процессе его работы.

Также разработка и внедрение систем электронного документооборота является перспективным и актуальным в свете последних инициатив президента РФ.

В рамках данной курсовой работы было проведено предпроектное обследование объекта информатизации, цель которого сводилась к исследованию специфики информационных потоков, а также документационного обеспечения предприятия. В ходе предпроектного обследования должно быть обеспечено решение следующих задач:

1) исследование предметную область (ПО);

2)  разработка концептуальной и логической модели системы управления документооборотом;

3) разработать логическую модель системы управления документооборотом;

4) разработка модели предметного воплощения системы управления документооборотом;

5) разработка отдельной подсистемы системы управления документооборотом;

6) выполнить анализ выполненной работы, выявив достоинства и недостатки разработанных моделей и программы, а также возможность совершенствования разработанного проекта.

Разработка Информационной Системы Управления Документооборотом ведется с использованием DocsVision средств. На её основе построены структурные модели в соответствии с нотацией UML.

При внедрении разрабатываемой системы по предварительным оценкам произойдут следующие изменения:

1. сокращение объема документации;

2. увеличение скорости внесения, изменения и поиска информации и подготовки отчетов, что приведет к повышению эффективности работы предприятия в целом.

Курсовая работа состоит из введения, трех глав, нескольких подглав, заключения, списка использованных источников и приложения.

Глава 1. Использование систем электронного документооборота

Проблема выбора систем электронного документооборота

Сложность выбора СЭД заключается в большом количестве альтернатив и большом количестве критериев. Последствиями неудачного выбора являются не только материальные, временные и организационные потери, но и недостижение организацией поставленных целей и отставание в развитии. Перед окончательным выбором СЭД необходимо провести анализ альтернатив, представленных на рыке. Для этого существуют различные методы, например, метод анализа иерархий, который позволяет сравнить и выполнить оценку многовариантных решений. При его использовании следует выделить основные критерии, важные для организации, например, стоимость лицензии, возможность маршрутизации документов, использование цифровой подписи, параметры поиска документов. Строится иерархическая структура, содержащая цель, альтернативные варианты её достижения, критерии для оценки. Далее определяются приоритеты методом парных сравнений, которые определяют относительную предпочтительность элементов. Приоритеты представляют собой безразмерные величины, что позволяет сравнивать разнородные факторы. После синтеза глобальных приоритетов мы получаем решение, которое наилучшим образом согласуется с пониманием сути проблемы лица, принимающего решение. Для реализации данного метода обычно используются программные средства, что упрощает задачу[2, c. 45-46].

Другой метод для выбора СЭД это сравнительный анализ функционального наполнения СЭД на основе количественных показателей. Составляется полный список функций систем документооборота, то есть, описывается эталонная СЭД для организации. Далее вычисляется интегральная количественная оценка функционального наполнения конкретной системы. Для этого определенное администрирование, идентификация объектов, ввод и регистрация документов, сроки хранения, требования к метаданным.

Наличие конкурентного рынка СЭД стимулирует производителей постоянно развивать свой продукт и выпускать новые версии. Важно, чтобы функциональность соответствовала потребностям именно вашей компании. Современные системы, лидирующие на рынке, декларируют практически одинаковую функциональность, что усложняет выбор. Однако, одинаковые функции в разных системах реализованы по-разному, что отражается на эксплуатации системы. Поэтому выбор нельзя основывать только на анализе функциональности. При выборе СЭД компании обычно ориентируются на следующее:

· наличие требуемой функциональности;

· цена;

· удобство интерфейса, простота использования;

· возможность интеграции с функционирующими в организации информационными системами и приложениями;

· возможность внесения изменений в систему;

· соответствие СЭД стандартам;

· репутация производителя СЭД на рыке.

Также важно учесть соответствие структуры СЭД структуре процессов предприятия, иначе в ходе эксплуатации системы могут возникнуть сложности: системой будет неудобно пользоваться, может возникнуть необходимость её доработки. Для выявления соответствия предлагается использовать сравнение структурных моделей. Задача данной работы выявить ключевые принципы системы Docsvision, выявить особенности понятийной структуры и представить их в виде структурной схемы, удобной для анализа. На основе структурной схемы будут разработаны обоснование применимости СЭД DocsVision и рекомендации по внедрению.

В основе любой программы лежит некая база понятий, которая может соответствовать или не соответствовать понятийной базе делопроизводства. Основные понятия области делопроизводства представлены в стандарте РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Поэтому он был принят в качестве основы для разработки модели данной предметной области. Понятийная база системы Docsvision будет сопоставлена с понятийной базой стандарта РФ ГОСТ Р 51141-98 посредством сравнения разработанных моделей.

В качестве инструмента планирования и управления проектом был выбран логико-структурный подход. Для того, чтобы учесть реальные потребности участников проекта и отобразить общее представление о текущей ситуации были составлены анализ заинтересованных сторон (таблица 1.1.) и дерево проблем (рисунок 1.1.)

Таблица 1.1. «Матрица заинтересованных сторон»

Продолжение таблицы № 1.1

Рисунок 1.1. Дерево проблем

На основе дерева проблем сформулированы цели и представлены в виде иерархии (рисунок 1.2.) На нижнем уровне представлены задачи, реализуемые в ходе проекта. Общей целью проекта является внедрение СЭД.

Рис. 1.2. Дерево целей

Краткое содержание проекта заложено в логико-структурной матрице (таблица 1.2.)

Таблица 1.2. Логико-структурная матрица проекта

Продолжение таблицы № 1.2