Виды и этапы контроля. Количественные и качественные показатели, применяемые при контроле.

Контроль является последней из основных функций менеджмента, после планирования, организации и мотивации. Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение фирмой поставленных целей. Контроль – это управленческая деятельность, в задачи которой входит качественная оценка, учет результатов работы организации.

Контроль на предприятии должен быть направлен на выявление, предупреждение отклонений и недостатков, а также на их оперативное устранение. Главными инструментами выполнения этой функции являются наблюдение, проверка всех сторон деятельности предприятия, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов.

В управленческой практике различают несколько видов контроля:

общий – это контроль управляемой системы в целом;

функциональный – контроль отдельной функции или участка;

предварительный – контроль на начальной стадии выполнения задания. Предварительный контроль имеет две разновидности: диагностический – это контроль, включающий такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т. п.; терапевтический – это контроль, позволяющий не только выявить отклонение от нормативов, но и принять исправительные меры;

текущий (оперативный) контроль – это своевременный, полный и точный учет различного рода отклонений и изменений в ходе работы, корректировка и регулирование этих отклонений;

промежуточный – контроль в середине выполнения задачи или работы;

заключительный (финальный) – контроль, осуществляемый по окончании выполнения задания. Цель заключительного контроля – предотвращение ошибок в будущем. Недостатком этого вида контроля является его меньшая оперативность по сравнению с текущим контролем;

плановый – контроль, осуществляемый в плановом порядке;

внезапный – контроль, осуществляемый при поступлении негативных сигналов из внутренней среды предприятия;

внешний – контроль, осуществляемый специалистами со стороны или сторонними организациями.

Любая процедура контроля состоит из трех этапов:

- выработка или установление стандартов и критериев, показывает, насколько близки функции контроля и планирования.

- сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям.

- принятие необходимых корректирующих действий. Вступает в силу после того, как менеджер вынесет оценку создавшейся ситуации. На этом этапе менеджер выбирает одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарты.

Количественные показатели применяют в контроле, если контролируемые характеристики имеют количественные показатели (штуки, рубли, тонны и т.д.), качественные показатели (уровень брака, рекламации, соответствие техническим параметрам и т.д.).

Групповая динамика: причины возникновения неформальных организаций, характеристики неформальных организаций.

Неформальная организация – это спонтанно образованная группа людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенной цели. В большой организации существует множество неформальных групп. У неформальных организаций, так же как и у формальных, есть иерархия, лидеры, задачи, нормы поведения.

Основными причинами возникновения неформальных групп являются: 1) неудовлетворенные социальные потребности в причастности, принадлежности (многие формальные организации лишают людей социальных контактов. Поэтому работники обращаются к неформальным организациям. (; 2) потребность во взаимопомощи; 3) потребность во взаимозащите; 4) тесное общение и симпатия; 5) сходный образ мышления.

Необходимо знать основные характеристики неформальных групп, которые оказывают большое влияние на эффективность формальной организации и которые необходимо учитывать в управлении. Такими характеристиками являются:

Социальный контроль. Неформальные группы устанавливают и укрепляют нормы приемлемого и неприемлемого поведения в группе. Это может касаться как одежды, манер поведения, так и приемлемых видов работы, отношения к ней, интенсивности труда. Кто нарушает эти нормы, подвергается отчуждению, другим санкциям. Данные нормы могут соответствовать или не соответствовать нормам и ценностям формальной организации.

Сопротивление переменам. Это явление свойственно и формальным группам, так как перемены нарушают привычный, устоявшийся ритм работы, распределение ролей, стабильность, уверенность в завтрашнем дне. Перемены могут нести угрозу дальнейшему существованию неформальной группы. Реорганизация, внедрение новой технологии, расширение производства, ликвидация традиционных производств могут привести к распаду неформальных групп или сокращению возможностей удовлетворения социальных потребностей, реализации общих интересов.

Руководство должно ослабить сопротивление переменам, используя разные методы, в том числе и партисипативное управление.

Неформальные лидеры. Неформальные организации, так же как и формальные, имеют своих лидеров. Для оказания воздействия на членов группы они применяют по отношению к ним те же методы, что и формальные лидеры. Этих двух лидеров отличает лишь то, что лидер формальной организации имеет поддержку в виде делегированных ему официальных полномочий и обычно действует в отведенной ему конкретной функциональной области. Опора неформального лидера – признание его группой. В своих действиях он делает ставку на людей и их взаимоотношения. Сфера влияния неформального лидера может выходить за административные рамки формальной организации.

Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие между формальной и неформальной группами, можно использовать следующие методы: 1) признать существование неформальной организации, отказаться от ее уничтожения, осознать необходимость работы с ней; 2) выявить лидеров в каждой неформальной группе, привлекать к процессу принятия решений и учитывать их мнения, поощрять тех, кто участвует в решении производственных проблем; 3) проверять все управленческие действия на их возможное отрицательное влияние на неформальную группу; 4) для ослабления сопротивления переменам привлекать членов группы к принятию управленческих решений; 5) быстро обеспечивать точной информацией, чтобы препятствовать распространению ложных слухов.

На эффективность работы групп, кроме общеорганизационных факторов, влияют и специфические факторы. Их можно разделить на две группы: 1) характеристики группы; 2) групповые процессы.