Контроль: процесс и поведенческие аспекты контроля.

Процесс контроляреализуется внесколько этапов.

На первомопределяются параметры функционирования и развития организации, которые необходимо контролировать и источники информации о них. Эти параметры на практике принимают вид различного рода стандартов и нормативов, отражающих заложенные в планы задачи. Речь может идти о нормативах расходования материальных ресурсов на единицу продукции или объем работ, нормах денежных затрат, показателях эффективности, программных нормативах (сроках выполнения или продолжительности тех или иных работ и т.п.).

На втором этапе процесса контроля создается модель управления организацией, на которой отражаются потоки ресурсов, информации, места образования промежуточных и конечных результатов, наиболее подходящие места для наблюдений — так называемые «точки контроля».

Третий этап процесса контроля заключается в снятии информации о состоянии и результатах функционирования объекта контроля, сопоставлении ее с нормативами. Это позволяет определить, имеются или нет отклонения от стандартов, насколько они находятся в пределах допустимого и не пора ли осуществлять корректирующие действия.

Четвертый этап процесса контроля состоит в корректировкедеятельности организации: модификации целей, пересмотре планов, перераспределении заданий, совершенствовании технологии производства и управления.

 При проведении процедуры контроля менеджеры не дол­жны упускать из виду человеческий фактор. Контроль осуществляют люди, и направлен он также на деятельность людей. Поэтому без учета особенностей поведения и психологии нельзя строить систему контроля.

С точки зрения поведенческих аспектов можно выделить два типа контроля:

1. Внешний контроль - когда его субъект и объект находятся в разных системах. На предприятии внешний контроль производится администрацией или специальными сотрудниками – контролерами.

Идея внешнего контроля основана на том, что люди лучше выполняют свои обязанности тогда, когда их деятельность находится под контролем руководства, и при этом точно знают, какое поощрение они получат за хорошую работу, и какое наказание – за плохую.

Проблема внешнего контроля заключается в том, что активность направлена не на само дело, а на то, что хотело бы видеть начальство. Ради этого забрасываются другие важные и нужные дела, блокируется информация, которая может поставить под сомнение те достижения, которые хотят показать начальству. Такое поведение называют ориентированным на контроль. Так, например, если ра­бота агента по сбыту оценивается только по объему реализа­ции, то он начнет агрессивно «навязывать» товар потребителям, не задумываясь о том, что так можно быстро насытить рынок, и дальнейшая деятельность организации может просто оста­новиться.

Другой отрицательный момент заключается в том, что сотрудники начинают выдавать искаженную информацию, манипулировать ею в свою пользу и тем самым, обесценивают всю процедуру контроля.

2. Внутренний контроль - когда его субъект и объект находятся в одной системе. Такой контроль предполагает, что исполнители сами следят за результатами своей работы и вносят, по мере необходимости, в нее изменения.Система внутреннего контроля – система самоконтроля. Она основана на коллективном определении целей фирмы или подразделений. Поскольку в условиях самоконтроля внешние оценки используются для выяснения сути проблем и не влияют на заработную плату и доходы, то она направлена на то, чтобы подсказать, как лучше работать.

На практике чаще всего используется смешанный вариант: внешний и внутренний контроль. С одной сторо­ны, присутствие контроля заставляет человека работать более ответственно, но, с другой стороны, могут появляться негативные последствия, особенно если система контроля ставит исполнителя в очень жесткие рамки.

Контроль: характеристики эффективного контроля.

Эффективность контроля определяется следующими требования­ми к его осуществлению.

1. Объяснение персоналу сущности проводимого контроля каккорректирующего процесса. Недопущение чрезмерного контроля, ко­торый воспринимается персоналом как тактика давления и ограничи­тель свободы.

2. Обеспечение гибкости, т.е. выбор наилучшего при данных об­стоятельствах «стиля контроля», в целях избежания неточности и дес­потичности и преодоления сопротивления людей. Не только слабые исполнители противодействуют контролю (чтобы не выявились ре­зультаты их плохой работы), но и добросовестные работники сопро­тивляются контролю, когда оценивают его как неточный, плохо ор­ганизованный, деспотичный. С другой стороны, гибкость означает своевременное включение в процесс контроля новых факторов и при­способление к происходящие изменениям.

Организация взаимосвязей процессов планирования и контро­ля таким образом, чтобы исключить использование непригодной ин­формации. Это явление наблюдается, например, при подаче завышен­ных заявок на ресурсы, при установлении заниженных целей и т.д. Все это может привести к упущению важных возможностей для развития организации в связи с практической невозможностью оценки ее реального потенциала.

4.Обеспечение стратегического характера контроля, основанною
на абсолютном контроле приоритетных направлений деятельности, даже
если они с трудом поддаются измерениям, и специальном механизме
контроля в областях, не имеющих стратегического значения.

5. Ориентация контроля на результаты и задачи, стоящие перед орга­низацией, и оценка эффективности контроля с точки зрения достиже­ния целей и возможности осуществления стратегического планирования.

6. Формирование механизма контроля, соответствующего контро­лируемому виду деятельности и обеспечивающему своевременность. Значение временного интервала определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и их анализ.

7. Контроль должен быть простым и основываться на несложных, но оригинальных методах. Избыточная сложность помимо увеличе­ния затрат ведет к тому, что персонал не понимает и не поддерживает систему контроля.

8. Общие затраты на систему контроля не должны превосходить создаваемые ею преимущества, в противном случае организации сле­дует отказаться от данной системы. Обязательно следует учитывать, что затраты на контроль состоят не только из затрат времени, расходуемого менеджерами и всеми работниками на сбор, передачу и анализ информации, на все виды используемого при этом оборудования и т.п. В контроле скрыто много побочных затрат, например рабочего времени и ресурсов, которые можно направить на решение других задач. Следовательно, контроль экономически оправдан, если отношение затрат к возможной прибыли остается достаточно низким.

Бюджетирование и финансовое планирование как инструменты конроллинга.

Планирование и бюджетирование на предприятии относятся к числу наиболее сложных и ответственных функций менеджмента. Закладываемые в плане мероприятия и бюджетные средства на их реализацию служат базой для достижения намеченных целей.

Вначале, как известно, идет стратегическое планирование, в процессе которого вырабатываются цели, задачи и стратегии для предприятия в целом и его сфер бизнеса. Затем оперативное планирование предназначенное формулировать на базе стратегических целей соответствующие годовые (оперативные) планы, с тем чтобы показать путь развития предприятия на короткий промежуток времени.

Бюджетирование – инструмент оперативного контроллинга. Бюджетирование наиболее эффективно при финансовой структуре предприятия, организованной в виде центров финансовой ответственности (ЦФО) (которые выделяются, основываясь на организационной структуре предприятия). Как правило, выделяют четыре типа ЦФО (в зависимости от того, на какие показатели может влиять непосредственно этот центр ответственности и его руководитель): центр прибыли, центр выручки, центр затрат, центр инвестиций.

Основные задачи бюджетирования:

- сформулировать главные финансовые и нефинансовые цели;

- выявить, с помощью каких показателей можно контролировать достижение этих целей;

- определить задачи, обеспечивающие достижение главных целей, которые могут быть решены с помощью планирования;

- представить миссию строительной организации в конкретных показателях, которые можно рассчитать, а затем контролировать ход их выполнения.

Бюджетирование организаций проводится по общепринятой схеме, начиная с формулировки целей и задач и заканчивая установкой специального программного обеспечения.

Бюджет составляется в рамках формального процесса планирования - бюджетирования, в основе которого лежат пять основных принципов:

1) Принцип целесогласования (процесс бюджетирования начинается "снизу вверх").

2) принцип приоритетности в отношении задачи координации бюджетирования (использование дефицитных средств в наиболее выгодном направлении).

3) Принцип причинности (каждая плановая единица может планировать и отвечать только за те величины, на которые она может оказывать влияние).

4) Принцип ответственности (передача каждому подразделению ответственности за исполнение его части бюджета вместе с полномочиями вмешиваться в случае необходимости).

5) принцип постоянства целей (установленные базовые величины не должны быть принципиально изменены в течение продолжающегося контрольного периода).

Основными элементами финансового контроллинга являются кратко-, средне- и долгосрочное планирование.

В случае долгосрочного финансового планирования речь идет об относительно грубом планировании, информационная точность ко­торого тем меньше, чем удаленнее плановый момент времени. Дол­госрочное финансовое планирование тесно связано с инвестицион­ным планированием. При этом большое внимание уделяется плани­рованию структуры капитала и его связанности. Инструментами долгосрочного планирования являются план-баланс - планирование структуры баланса с учетом определяемых финансовыми показате­лями норм - и брутто-анализ движения баланса - согласование ис­точников происхождения и использования средств.

Долгосрочное финансовое планирование является инструментом структурного поддержания ликвидности. Оно обеспечивает финансовый обзор на период от одного года - показы­вает, находится ли предприятие в долгосрочном структурном равно­весии. Это позволяет при возникновении дисбаланса принять свое­временные меры. Долгосрочное финансовое планирование базирует­ся на стратегических и оперативных частичных планах - на планах оборота, глобального результата и инвестиций.

Долгосрочное финансовое планирование дополняется средне­срочным, которое предусматривает уточнение планируемых выплат и поступлений, их объемов и сроков. Здесь подходящим плановым инструментом становится ретроспективный расчет финансовых по­токов. А точное планирование выполняется в рамках краткосрочного подробного финансового плана с плановым периодом 3-12 меся­цев. Если плановый период равен одному году, то планирование может осуществляться в форме скользящего помесячного планиро­вания.

Среднесрочное финансовое планирование позволяет своевремен­но распознавать недостаток либо избыток финансовых средств. Фи­нансовый контроллинг проверяет при этом, можно ли ликвидиро­вать дефицит без изменения оперативных планов, например за счет использования финансовых резервов.