Краткие теоретические сведения

Сразу после запуска Access на экране появляется окно, в котором можно установить флажок Новая база данных и затем нажать кнопку OK. После этого на экране появится окно Файл новой базы данных, в котором надо ввести название новой базы данных, выбрать папку, где она будет храниться и затем нажать кнопку Создать. После этого на экране появится окно базы данных, в котором перечислены объекты базы данных: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули.

Планирование баз данных.

Перед созданием новой базы данных обязательно необходимо хорошо продумать следующие вопросы:

1 Какие данные будут храниться в БД и как их организовать наилучшим образом? - Это позволит определить, какие потребуются таблицы и какие связи необходимо организовать между ними.

2 Какие действия с данными необходимо будет производить в процессе эксплуатации БД? - это позволит определить, какие потребуются формы.

3 Какие документы необходимо будет выводить на печать? - Это позволит определить, какие потребуются отчеты.

Таблицы и связи между ними представляют собой так называемую модель данных, которая является основой любой БД. В теории БД существуют так называемые правила нормализации данных, которые позволяют устранить избыточность, противоречивость и непоследовательность модели данных.

При проектировании таблиц базы данных рекомендуется:

1 Избегать повторения информации

Если информация повторяется то логичнее разбить информацию в две таблицы, задать ключевые поля и связать таблицы по ключевым полям.

2 Избегать повторяющихся групп

Повторяющаяся группа - это столбцы, которые повторяются в пределах одной и той же строки для хранения нескольких значений данных одного вида.

Например, мы храним таблицу со списком зарегистрированных фирм, и в ней 10 столбцов с наименованиями фирм-учредителей. Но количество учредителей чаще всего меньше 10-ти и поэтому многие поля в этой таблице будут пустыми.

С другой стороны, если когда-нибудь придется зарегистрировать фирму с количеством учредителей больше 10-ти, то придется заводить новый столбец. Если наша таблица связана с другими, и мы уже разработали много форм и отчетов, то такая ситуация повлечет за собой переделку всей базы данных.

3 Каждая таблица должна описывать одну сущность реального мира

Не следует смешивать, например, в одной таблице сведения о сотрудниках фирмы и заключенных ими договорах.

4 Там, где это возможно, следует использовать коды (первичные ключи)

Первичные ключи помогают связывать таблицы.

5 Справочную информацию следует помещать в отдельные таблицы.

Создание таблиц в Access.

Для создания новой таблицы в базе данных необходимо в окне базы данных выбрать объект Таблица, а затем нажать кнопку Создать. В появившемся окне будет предложено выбрать один из следующих способов создания:

6 Режим таблицы

7 Конструктор

8 Мастер таблиц

9 Импорт таблиц

10 Связь с таблицами

Конструктор таблиц.

Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы в режиме конструктора следует ввести имя поля и определить его тип.

Имя поля должно содержать не более 64 символов и может включать любые комбинации букв, цифр и пробелов, а также специальных символов, за исключением точки, восклицательного знака, надстрочного символа и прямых скобок. Имя не должно начинаться с пробела и содержать управляющие символы.

Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле.

Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись.

Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Чтобы определить ключ, необходимо выделить строку с описанием нужного поля и нажать пиктограмму Ключ.

Для задания свойства поля надо выбрать его в верхней части окна конструктора таблиц и в нижней части окна ввести значения этого свойства или выбрать его из списка.

По окончании описания полей таблицы, необходимо закрыть окно конструктора.

Для наполнения таблицы данными откройте ее в режиме таблицы (двойной щелчок по значку таблицы в окне база данных) и внесите информацию, соответственно типам данных каждого поля.

Связывание таблиц

От того, как новая таблица связана с остальными, зависит, какое из ее полей следует назначить первичным ключом. В теории баз данных известны 4 варианта связей между двумя таблицами, называемых обычно отношениями.

Связь Один-к-одному. Каждой записи первой таблицы соответствует не больше одной записи второй таблицы и наоборот. Соответствие записей устанавливается в результате поиска в поле, являющегося первичным ключом одной из таблиц, значения поля, называемого внешним ключом второй таблицы.

Связь Многие-к-одному. Любой записи второй таблицы может соответствовать любое количество записей первой таблицы, но не наоборот. В этом случае ключевое поле первой таблицы будет внешним ключом, и повторяющиеся значения в нем допускаются.

Связь Один-ко-многим. Первичный ключ первой таблицы (поле, содержащее уникальные значения), связывается с внешним ключом второй таблицы (значения поля могут повторяться). При этом каждой записи первой таблицы может соответствовать несколько записей второй. Можно сказать, что «один-ко-многим» - это «многие-к-одному» наоборот.

Связь Многие-ко-многим. Каждой записи одной таблицы может соответствовать любое количество записей другой таблицы и наоборот. Соответственно, поля обеих таблиц, по которым осуществляется связь, являются внешними ключами и могут содержать повторяющиеся значения.

Создание межтабличных связей.

Для создания межтабличных связей в СУБД MS Access существует команда Сервис – Схема данных, а также на панели инструментов расположена одноименная пиктограмма  Схема данных.

В окне схемы данных связи можно создавать путем перетаскивания полей из одной таблицы в другую.

При создании межтабличной связи очень важно, из какой таблицы в какую перетаскивается поле. Поля надо перетаскивать из таблицы со стороны «один» в таблицу со стороны «многие». При этом в окне Изменение связей главная таблица (со стороны «один») окажется слева под заголовком Таблица/запрос, а таблица со стороны «многие» - справа под заголовком Связанная таблица/запрос. При попытке сделать наоборот мы получим сообщение об ошибке.

На созданной в схеме связи следует щелкнуть правой кнопкой мыши, чтобы установить дополнительные параметры:

в окне Изменение связей щелкнуть на кнопке Объединение. Появится окно Параметры объединения. Если необходимо, например, чтобы в дальнейшем при объединении данных таблиц отображались все записи таблицы «Пациенты», независимо от того, имеется ли соответствующая запись в таблице «Посещения», надо выбрать 2-й тип объединения.

В диалоговом окне Изменение связей есть очень полезный флажок – Обеспечение целостности данных. Следует установить его, чтобы Access отказывалась сохранять в подчиненной таблице записи, относящиеся к несуществующей записи в главной таблице.

Щелкните на кнопке Создать, чтобы новая связь появилась в окне Схема данных.

1. Связи между таблицами в Access можно создавать разными способами. На первых порах удобнее всего использовать команду Вставка - Поле подстановки в режиме конструктора для вызова мастера создания связей.