Правила проведения совещания

Начну с краткой характеристики задач и функций председательствующего. От действий того, кто ведет совещание, в значительной степени зависит его успех.

Главная цель председательствующего — по всем вопросам повестки дня найти оптимальное решение за минимальное время. Исходя из этой цели, он должен обеспечить:

а) отдачу от каждого участника;

б) конструктивный характер обсуждения.

Вот несколько рекомендаций, позволяющих решить эту задачу:

1)Порядок выступлений должен быть таким, при котором их очередность будет обратной служебному положению выступающего. В этом случае над участниками с более низким статусом не будут довлеть мнения вышестоящих коллег.

2)Каждый участник должен быть поставлен перед необходимостью высказаться.

3)Председательствующий обязан регулировать направленность и деловитость выступлений, не допуская отклонений в сторону, затягиваний, бессмысленных пререканий. Если в ходе обсуждения выясняется, что вопрос не подготовлен, то необходимо решительно снимать его с обсуждения. Само собой разумеется, что все проявления некорректности, грубости, безапелляционности не должны оставаться без внимания.

4) Установлено, что при прочих равных условиях чаще конфликтуют люди, сидящие напротив друг друга, и реже — те, что сидят рядом. Председательствующий, зная характеры участников совещания, может (конечно, не привлекая к этому внимания) рассадить участников так, чтобы напротив друг друга не оказались те, кто может «взорваться».

5) Соблюдение процедурных моментов (регламента) является обязанностью председательствующего. Для ограничения времени выступлений можно использовать песочные или шахматные часы.

6) Через 40—50 минут работы следует делать перерывы. Они нужны, во-первых, для отдыха, а во-вторых, во время перерывов, в иной, непринужденной обстановке, в частных «кулуарных» беседах работа над темой совещания продолжается.

7) Решение по каждому вопросу следует доводить до согласованной письменной формулировки, включающей в себя:

а) содержание решения;

б) сроки его выполнения;

в) ответственного за выполнение решения.

III.Как бы хорошо совещание не было подготовлено и организовано, остается опасность возникновения блокирующих ситуаций. Причин, приводящих к неуспеху (или даже к провалу), слишком много, и предусмотреть появление неприятностей практически невозможно. Но тем не менее устранять барьеры и преграды нужно уметь, и этому можно научиться. Управлять совещанием, как говорит Н. Власова, — это все равно что управлять оркестром. «Если оркестр играет правильно, слаженно, то дирижер ведет его. Но как только кто-то из музыкантов допустил сбой, дирижер останавливает игру и делает замечание, и так до тех пор, пока не прозвучит нужная мелодия» (Власова Н. «... и проснешься боссом». — М., 1994. — Т. 2. — С. 138). Я мог бы согласиться с этой аллегорией, но при одном условии: совещание — это не репетиция оркестра, которую можно остановить; это скорее концертное выступление.

Совещания бывают удачные и неудачные. Источниками неудач (и удач!) могут служить:

1.Личностные особенности участников.

2.Отношения участников между собой.

3.Организация самого процесса совещания.

Как видите, все причины — чисто психологические, и вместе они могут блокировать обсуждение поставленных вопросов. Блокирующие ситуации, как я уже сказал, весьма разнообразны, непредсказуемы и неожиданны. Однако некоторые из них, так сказать, «типичные», выявлены и исследованы с точки зрения возможностей их нейтрализации. О них мы сейчас и поговорим.

Способы нейтрализации участников, играющих

Блокирующие роли

Общий принцип, о котором здесь следует помнить, заключается в том, что блокирующие роли не являются результатом осознанного желания «завалить» совещание (это, конечно, случается, но крайне редко). Они зависят от личностных особенностей участников. Изменить эти особенности мы не в силах (по крайней мере в ходе совещания), но нейтрализовать участников, играющих блокирующие роли, можем. Рассмотрим эти роли и способы нейтрализации.

Агрессор.Этот участник совещания критикует всех подряд, не особенно церемонясь с выбором выражений. Он принижает статус участников, не соглашается с тем, что предлагается.

Способы нейтрализации:

1. На любое критически-агрессивное высказывание или опровержение немедленно реагировать вопросом: «А вы что предлагаете?»

2. Напоминать о том, что излишняя критика гасит конструктивные идеи.

3. В крайнем случае пообещать, что, если данный участник совещания не изменит своего поведения, вы лишите его слова.

Выпавший.Не участвует в обсуждении, рассеян, отвлекается, разговаривает с соседями наличные темы. Способы нейтрализации:

1. Предложить высказаться по существу обсуждаемого вопроса в одном из вариантов: либо в жестком («А вы что думаете по поводу...»; «А какие предложения у вас есть?»), либо в мягком («После выступления Ивана Ивановича мы дадим слово вам...»).

2. Поручить вести протокол в качестве «шутливого» наказания за рассеянность.

Ищущий признания.Этот участник совещания хвастается, много говорит, утверждает свой статус. Участие в совещании для него — только повод для самоутверждения.

Способы нейтрализации:

1. Задавать вопросы, показывающие, что высказывания этого участника совещания — высказывания о себе, а не о деле. («Можно ли использовать для решения обсуждаемого вопроса то, что вы нам сейчас сообщили?»)

2. Возвращать к теме обсуждения вопросом: «Какие конкретные предложения вытекают из сказанного вами? Пожалуйста, сформулируйте их...»

Прыгающий с темы на тему.Этот участник совещания постоянно меняет тему разговора, возвращаясь к обсуждению тех вопросов, которые уже обсудили, и т. д.

Способы нейтрализации:

1.Останавливать его вопросами типа: «А разве мы уже закончили обсуждение проблемы?» или: «Этот вопрос мы уже обсудили, не так ли?»

2.«Поддержать» его, отреагировав примерно так: «Это очень интересная тема, но она не относится к нашей повестке дня».

Доминирующий.Вы, конечно, помните, что потребность в доминировании есть одна из потребностей общения. Так вот, удовлетворяя ее, участник совещания, стремящийся к доминированию, постоянно пытается захватить власть (инициативу) и манипулировать присутствующими в своих интересах.

Способы нейтрализации:

1. Спокойно, но уверенно останавливать высказывания встречными репликами типа: «Ваше предложение - только один из возможных вариантов. Давайте послушаем и другие мнения».

2. Использовать поддерживающий прием: «Вы взяли на себя инициативу в обсуждении проблемы. Как видно, вы к ней неравнодушны. Вот вам мы и поручим отвечать за выполнение принятого решения, а теперь дадим высказаться другим».

Разрушитель.Иногда сотрудника, играющего эту роль, называют «адвокатом дьявола». Он специально задает острые вопросы, ведущие в тупик, к провалу совещания.

Способы нейтрализации:

1.Оценивайте остроту вопросов: «Ваш новый вопрос не обостряет анализируемую проблему, а уводит нас от нее».

2.Обращайте внимание на провокационность вопросов, говоря на языке «Я-сообщений».

3.Переадресовывайте вопрос тому, кто его задал: «Мы хотели бы получить ваш вариант ответа на заданный вами вопрос».

Чем раньше вы выявите участников совещания, играющих блокирующие  роли, тем легче будет их нейтрализовать.

Как видите, во время выступления участников совещания председательствующему есть чем заняться: он наблюдает и действительно дирижирует совещанием.

Поговорим теперь о некоторых типичных ситуациях, связанных с самим ходом обсуждения.