Делопроизводство в структурном подразделении конкретной организации (крупной, средней).

Структурное подразделение представляет собой орган управления внутри организации, обладающий определенным набором функций. Количество и штатный состав структурных подразделений закреплены в организационных и кадровых документах компании. Структурные подразделения можно разделить на внешние (их также называют обособленными – это филиалы и представительства) и внутренние, к которым относятся отделы, службы, управления и т.п. Ниже, говоря об организации делопроизводства в структурных подразделениях, мы будем иметь в виду последние, не обладающие признаками самостоятельной организации и территориально расположенные близко к аппарату управления компанией. Именно в близости к руководству организации и таится основная сложность постановки делопроизводства в структурных подразделениях: руководители отделов считают, что если в организации имеется служба, отдел или рабочая группа, которые отвечают за работу с документами, то их отдел может этим не заниматься – «у него и без того достаточно функций». Такая позиция верна лишь отчасти. Действительно, если в организации действует канцелярия, служба ДОУ, общий отдел или секретариат, документационное обеспечение управления считается их прямой обязанностью. Но без помощи подразделений им не обойтись, поскольку документироваться должна вся деятельность компании. Участие структурных подразделений в ДОУ организации обязательно. Тому, как наладить работу с отделами, и посвящена эта статья. Традиционно выделяют три формы организации делопроизводства в компании: централизованную, децентрализованную и смешанную. 1. Централизованная форма предполагает, что делопроизводством занимается специальный отдел организации – канцелярия, служба ДОУ или общий отдел. 2. Децентрализованная форма – полная противоположность первой: здесь каждое подразделение разрабатывает собственную систему работы с документами. 3. Смешанная форма, как следует из названия, представляет собой разделение функций по работе с документами между канцелярией и подразделениями. Подобная форма организации делопроизводства встречается чаще всего.

Шаг 1: назначение ответственных за делопроизводство Независимо от того, какая из форм организации делопроизводства практикуется в компании, в каждом структурном подразделении должен быть работник, ответственный за делопроизводство. Круг его обязанностей определяется исходя из тех функций, что передаются подразделениям канцелярией. Работник, ответственный за делопроизводство, назначается приказом руководителя организации. В его должностную инструкцию вносятся соответствующие изменения. Целесообразно также отправить ответственных на краткие курсы по делопроизводству или же обучить самостоятельно. При грамотном распределении функций работники, ответственные за делопроизводство, становятся незаменимыми помощниками сотрудников службы ДОУ. Приказ о назначении ответственных рекомендуется пересматривать хотя бы раз в год. В случае если работник продвинется по служебной лестнице, уволится или уйдет в долгосрочный отпуск, издается новый приказ на того, к кому перешли обязанности ответственного за делопроизводство. Не стоит забывать и о замене сотрудника на время ежегодного отпуска или больничного: начальник отдела должен точно знать, кто будет заниматься документами в эти периоды. Поправки в должностную инструкцию работника можно внести, например, опираясь на Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (утв. приказом ФТС России от 18.10.2004 № 160).

Шаг 2: распределение обязанностей Ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях передается часть обязанностей по работе с документами, которые выполняются под общим и методическим руководством службы ДОУ. Создание и учет документов Рассмотрим виды документов, создание и учет которых могут быть переданы в ведение ответственных за делопроизводство. В каждом конкретном случае приведенный перечень может изменяться.

Система технической документации.

Единая Система Технологической Документации (ЕСТД) — комплекс стандартов и руководящих нормативных документов, устанавливающих взаимосвязанные правила и положения по порядку разработки, комплектации, оформлению и обращению технологической документации, применяемой при изготовлении и ремонте изделий.

Допускается распространение требований и правил Единой системы технологической документации на технологическую документацию, разрабатываемую и применяемую организациями и предприятиями других отраслей промышленности.

Назначение комплекса документов ЕСТД:

1. Установление единых унифицированных машинно-ориентированных форм документов, обеспечивающих совместимость информации, независимо от применяемых методов проектирования документов (без применения средств механизации, с применением средств механизации или автоматизации);

2. Создание единой информационной базы для внедрения средств механизации и автоматизации, применяемых при проектировании технологических документов и решении инженерно-технических задач;

3. Установление единых требований и правил по оформлению документов на единичные, типовые и групповые технологические процессы (операции), в зависимости от степени детализации описания технологических процессов;

4. Обеспечение оптимальных условий при передаче технологической документации на другое предприятие (другие предприятия) с минимальным переоформлением;

5. Создание предпосылок по снижению трудоёмкости инженерно-технических работ, выполняемых в сфере технологической подготовки производства и в управлении производством;

6. Обеспечение взаимосвязи с системами общетехнических и организационно-методических стандартов.

Основные технологические документы содержат различную информацию:

· о комплектующих составных частях изделия и применяемых материалах;

· о действиях, выполняемых исполнителями при проведении технологических процессов и операций;

· о средствах технологического оснащения производства;

· о наладке средств технологического оснащения и применяемых данных по технологическим режимам;

· о расчете трудозатрат, материалов и средств технологического оснащения;

· о технологическом маршруте изготовления и ремонта.

Эволюция материальных носителей информации.

Перфокарты и перфоленты

С развитием машиностроения и автоматизации производства стало необходимо программирование станков и машин – задание последовательного набора операций для рационализации производства. Для этого был создан двоичный язык (0/1 – выкл/вкл), а первым носителем информации на двоичном языке стала перфокарта. Лист из плотной бумаги разбивался на определенное количество ячеек, одни из них пробивались, другие оставались целыми. Стандартная перфокарта несла на себе информацию в 80 символов.

Позднее по тому же принципу работы стала использоваться перфолента – рулон бумажной или нитроцеллюлозной ленты с пробитыми отверстиями. Плюсом перфоленты была относительно высокая скорость чтения (до 1500 Б\сек), но низкая прочность ленты и невозможность ручного редактирования информации (к примеру, перфокарту можно было вытащить из колоды и вручную пробить необходимые биты).

Магнитная лента

На смену бумажным носителям пришли магнитные. Сначала это была особым образом намагниченная проволока (такой носитель и сейчас используется в черных ящиках самолетов), затем ее сменила гибкая магнитная лента, которая наматывалась в бобины или компакт-кассеты. Принцип записи в чем-то схож с перфорированием. Магнитная лента разделяется по ширине на несколько независимых дорожек; проходя через магнитную записывающую головку, необходимый участок ленты намагничивается (аналогично пробитому участку перфоленты), впоследствии намагниченный участок будет считываться вычислительной техникой как 1, не намагниченный – как 0.

Гибкие магнитные диски

Вслед за магнитной лентой был изобретен гибкий магнитный диск – круг из плотного гибкого пластика с нанесенным на поверхность магнитным слоем. Первые гибкие диски были восьмидюймовыми, позднее им на смену пришли уже более нам привычные 5,25-дюймовые и 3,5-дюймовые. Последние продержались на рынке носителей информации вплоть до середины 2000-х годов.