Анализ требований к оформлению различных видов писем в зарубежной практике и отечественном делопроизводстве.

В первой главе исследования рассмотрим наиболее часто встречаемый в мировой деловой переписке вид писем – письма в англоязычных странах мира (как правило, Великобритания и ее бывшие колонии). Как уже отмечалось, отдельными учеными правила оформления данных деловых писем считаются универсальными правилами оформления международной деловой корреспонденции, однако автор работы не согласен с подобной точкой зрения.

В сравнении с Россией специфика англоязычных писем прежде всего – в формуляре документа и составе реквизитов.

На приложении 1 к работе приведен формуляр делового письма, составляемого на английском языке с указанием двенадцати зон размещения реквизитов делового письма, используемого в англоязычных странах.

Можно выделить следующий типовой состав зон деловых писем, составляемых на английском языке:

1. Заголовок письма (Issuer Field).

2. Ссылка на данные получателя и отправителя (ReferenceLine).

3 Дата (Date).

4. Адресат (Address).

5. Указание на конкретное лицо (Attention Line).

6. Обращение (Salution).

7. Общее содержание письма (Subject Line).

8. Текст письма (Body of the Letter).

9. Завершающая формула вежливости (Complimentary Close).

10. Подпись (Signature).

11. Приложения (Enclosure).

12. Указание на рассылку копий (СС Notation).

Анализ правил оформления реквизитов международных деловых писем на английском языке подробно приведены во втором параграфе первой части работы.

Приветствия и заключительные формулы вежливости в письмах иностранным партнерам различаются в зависимости от адресата.

Рассмотрим отдельные правила, предъявляемые к составлению некоторых видов англоязычной деловой корреспонденции.

Письмо-запрос информации (Inquiry Letter) отправляются, когда необходимо получить более подробную информацию о интересующем вас товаре или услуге.

Оформление оттиска печати на документе. Методика проверки подлинности оттиска печати.

На документах, содержащих наиболее важную информацию и подписанных должностным лицом, ставится оттиск печати. Тем самым заверяется подлинность подписи и подтверждается достоверность документа.

В государственных учреждениях используют гербовую печать (с изображением герба РФ) и

простую печать данной организации.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (ставится на документах, удостоверяющих права предприятия или должностных лиц, фиксирующих расходование денежных средств, а также предусмотренных государственными правовыми актами).

Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную и треугольную. Герб на ней не изображается.

Простые печати (без изображения государственной символики) ставятся на справках, пропусках, копиях документов и пр.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица и был хорошо читаемым.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать:

1. Акты (приема выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.).

2. Архивные справки.

3. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей и т.д.)

4. Договоры (о поставках, подрядах, аренде и т.д.)

5. Командировочные удостоверения.

6. Положение об организации.

7. Письма гарантийные.

8. Сметы расходов.

9. Удостоверения.

10. Устав организации.

11. Штатные расписания

12 Приказы по основной деятельности и выписки из них

13 Приказы по личному составу и выписки из них

14 Приказы по отпускам и командировкам и выписки из них

В современных условиях использование печатей и штампов рас­пространено повсюду, особенно в сфере официального общения, делопроизводства. Основная их функция — противодействие под­делкам, подлогам в дополнение к подписям, бланкам, регистра­ционным номерам и т. п.

Печать и штамп являются механическим приспособлением (ус­тройством), содержащим клише, при помощи которого с исполь­зованием штемпельной краски или иных средств наносятся от­тиски клише на бумагу или иной материал. ГОСТ Р 51511 — 2001 определяет печать как «устройство, содержащее клише печа­ти для нанесения оттисков на бумагу»; оттиск — «изображение клише печати на бумаге». Печать, имеющая в центре клише зер­кальное изображение Государственного герба Российской Феде­рации или субъекта Российской Федерации, называется гербовой печатью. Форма, размеры и технические требования к гербовой печати установлены названным стандартом. Термины «печати и штампы», как правило, употребляют вместе, не конкретизируя их сходство и различия.

Печать и штамп различаются по контуру устройства: печать — вырезанная на твердом предмете матрица круглой или треуголь­ной формы; штамп — то же, но прямоугольной формы. Предло­женное разделение понятия печати и штампа соответствует сло­жившейся практике, удобно в употреблении. При помощи печати и штампа проставляются соответствующие оттиски на бумаге в процессе делопроизводства. Оттиск печати является реквизитом оформления организационно-распорядительных документов, пра­вила его оформления регулируются.

ГСДОУ (ЕГСД) официально введены два варианта печа­тей: гербовая печать и печать, воспроизводящая наименование соответствующего учреждения или его структурного подразделе­ния (не гербовая); даны некоторые основания их использования.

ГСДОУ устанавливает, что печать ставится на документах, тре­бующих особого удостоверения их подлинности. Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение ее оттиска специ­ально предусматривается нормативным актом. Кроме того, при­менение гербовой печати необходимо во всех случаях удостовере­ния прав физических и юридических лиц; установления фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных цен­ностей, а также на уставах (положениях) учреждений, организа­ций и предприятий, доверенностях, договорах, удостоверениях.

Печать без изображения Государственного герба можно ста­вить на копиях документов, направляемых в другие учреждения; размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке; справках, подтверждающих факты, связанные с трудо­вой деятельностью граждан.

Перечень других документов, на которых проставляется печать, в соответствии с ГСДОУ определяется самим учреждением на основании действующих нормативных актов.

Управленческие ситуации, при которых требуется заверение подписи в документе проставлением оттиска печати, определены в.

ГК РФ [49] устанавливает: «Оттиск печати заверяет подлин­ность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми сред­ствами, а также на иных документах, предусматривающих завере­ние подлинной подписи».

Таким образом, оттиск печати заверяет только подлинность подписи документа, но не достоверность сведений, содержащих­ся в его тексте.