Описи,их место в системе научно-справочного аппарата

Архивная опись – это архивный справочник, в котором содержится систематизированный перечень дел архивного фонда, коллекции. Архивная опись предназначена для учёта единиц хранения и раскрытия их содержания.

Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним в первую очередь обращаются исследователи, придя в архив.

Архивная опись служит основой для создания остальных справочников архива – указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В связи с этим при создании описиопределяющим фактором является её качественное составление.

В процессе работы учреждения образуется различная документация, на каждый её вид составляются отдельные описи:

• Дел постоянного срока хранения;
• Дел временного срока хранения
• Дел по личному составу;
• Дел, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации (следственные, судебные дела, научные отчёты по темам и т.д.).

Состав архивной описи:

• описательные статьи (включают порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле);
• итоговая запись (учётный элемент, в котором указывается количество находящихся на хранении дел, не всегда совпадает с количеством включённых в опись дел);
• лист-заверитель (учётный элемент для учета количества листов в описи);
• справочный аппарат к описи.

Справочный аппарат к описи включает:

• титульный лист;
• содержание (оглавление);
• предисловие;
• список сокращённых слов;
• переводная таблица (в случае переработки);
• указатели.

Справочный аппарат к архивной описи выполняет функцию первого ознакомления с документами (титульный лист, оглавление), способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров).

Описи дел составляются строго по установленным формам. Все реквизиты архивной описи располагаются на определённых для них местах.

Значение описи определяется тем, что опись, будучи учётным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку.

От качества подготовки описи зависит эффективность поиска архивной документной информации.

Каталоги,их место в системе научно-справочного аппарата

Архивный каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппи­рована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соот­ветствии с принятой для данного каталога схемой классифика­ции документной информации.

В отличие от архивной описи каталог:

· во-первых, как правило, охватывает подавляющее большин­ство фондов архива, потому что его структура не зависит от сис­темы хранения документов, а отражает классификацию докумен­тной информации по темам, отраслям и т.д., опись же составля­ется на документы одного архивного фонда или его части;

· во-вторых, гораздо подробнее описи, так как может содержать информацию не только одной единицы хранения, но и части до­кумента, одного документа, группы документов, группы единиц хранения;

· в-третьих, в отличие от описи не является учетным справоч­ником, т.е. он не служит для подсчета количества единиц хране­ния и документов; единственная его функция — информацион­ный поиск;

· в-четвертых, если каждая опись строится на основе собствен­ной схемы систематизации материалов данного фонда, то ката­ложные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответ­ствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.

Совокупность различных каталогов составляет систему катало­гов архива.

Процесс подготовки, составления и ведения архивных ка­талогов называется каталогизацией архивных документов, который складывается из следующих видов работ:

1. определение вида каталога;

2. разработка схемы классификации документной информации в каталоге;

3. выявление и отбор документной информации для каталогизации;

4. описание документной информации на каталожных карточках;

5. индексирование каталожных карточек;

6. систематизация карточек и ведение каталога.

Основные цели и формы использования архивных документов

Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

Использование документов, хранящихся в архивах, является одной из основных задач архивных учреждений.

Цели (или направления) использования документов, хранящихся как в государственных, так и в ведомственных архивах: политические, организационно-управленческие, научные, экономические, культурно-просветительные и агитационно-пропагандистские, учебные, удовлетворение социально-правовых и имущественных интересов граждан.

Формы использования архивных документов многообразны:

1. Создание и распространение информационных документов о составе и содержании архивных документов.

2. Публикация документов в виде сборников, тематических подборок документов в журналах, газетах, в хрестоматиях.

3. Подготовка выставок документов, радио- и телепередач.

4. Выдача дел для изучения в читальный зал.

5. Выдача дел во временное пользование вне помещения архива.

6. Проведение экскурсий по архиву (студенческих и иных групп).

7. Проведение встреч с общественностью, где архивисты выступают с лекциями и докладами по определенной теме.

8. Изучение документов по тематическим запросам учреждений и подготовка ответов.

9. Наведение биографических справок социально-правового характера.

Основными формами использования документов ведомственного архива являются: информирование руководства и структурных подразделений организации (в структуре которой функционирует архив), а также других организаций и исполнение их запросов; культурно-просветительская и работа архива; исполнение запросов социально-правового характера; предоставление документов для изучения в читальном зале архива.