Организация и источники комплектования государственных архивов

Комплектование архивов — это система мероприятий, на­правленная на отбор и передачу документальных материалов на государственное хранение. Комплектование архивов осущест­вляется в соответствии с их профилями, т.е. установленными для архивов определенными составами документов. К процессу комплектования архивов относятся: 1) определение источни­ков пополнения документального состава архивов; 2) распреде­ление документов по архивам; 3) подготовка документального материала к хранению и передача их в архивохранилища.

При работе с организациями архивисты руководствуются «Методическими рекомендациями по составлению и ведению списков учреждений, организаций и предприятий — источ­ников комплектования госархивов» и «Рекомендациями п организации и ведению списков учреждений, организаций предприятий — источников комплектования государственных и муниципальных архивов». В случаях, если речь идет об организациях негосударственной формы собственности методической базой для работы с ними являются рекомендации ВНИИДАД «Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования госархивов» и «Отбор на государственное хранение управленческих документов образующихся в деятельности негосударственных организации (новых хозяйственно-экономических структур)».

Организацией и проведением работы по комплектованию государственных архивов документами занимаются все архивные учреждения — как руководящие архивные органы, так сами государственные архивы.

Комплектование государственных архивов сложнее. Оно включает в себя мероприятия, связанные с определением источников поступления документов в государственные ар­хивы — круга учреждений-фондообразователей, с отбором документов на государственное хранение и распределением их по сети государственных архивов. В процессе отбора воспол­няются утраченные основные документы учреждений; для дуб­летов документов устанавливается количество экземпляров и архивы, в составе которых они должны храниться; осуществля­ется розыск недостающих материалов, относящихся к составу государственных архивов. К системе мероприятий, связанных с комплектованием государственных архивов, относится также прием-передача документов и дел из ведомственных и объ­единенных ведомственных архивов в государственные архивы. Основной задачей комплектования государственных архивов является наиболее полная концентрация документов, отно­сящихся к профилю каждого конкретного государственного архива. Это помогает правильно организовать документы, создать систему научно-справочного аппарата по материа лам архива, обеспечить их всестороннее использование.На государственное хранение документы и дела принимаются в установленные сроки, в полном составе и приведенными в порядок. Распределение документов по сети государственных архивов производится с учетом принципа недробимостиар-хивных фондов и их комплексов, а также основных признаков классификации документов, к числу которых относятся при-надлежность архивных документов к историческим эпохам определенным административно-территориальным единицам, отраслям государственной и общественной деятельности с учетом способа и техники их создания.

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ.

Выделяются следующие группы источников комплектования:

1)учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив; *

2)учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих учреждений и организаций, либо не являются особо ценными; *

3)учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность; *

4)учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

Экспертиза научной и практической ценности документов

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

- дает заключения о характере документов для определения сроков хранения уголовных, гражданских дел, кассационных и надзорных производств по уголовным и гражданским делам, административных дел, нарядов и других документов. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

- рассматривает годовые разделы описей дел (нарядов) постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный и муниципальный архив, описи дел по личному составу;

- выносит решения о представлении описей дел постоянного хранения на утверждение председателем суда и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения;

- выносит решение о представлении описи дел по личному составу на утверждение председателем суда и на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения;

- рассматривает акты о выделении к уничтожению документов и дел (нарядов), не подлежащих дальнейшему хранению;

- рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и акты о необнаружении дел (нарядов), подлежащих передаче на государственное и муниципальное хранение;

- рассматривает проекты номенклатуры дел (нарядов) структурных подразделений и сводной номенклатуры дел (нарядов) суда;

- принимает участие в подготовке к рассмотрению проектов методических пособий по делопроизводству и работе архива.

Организация учета и хранения документов в государственных архивах

·Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

Статья 18. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

1) постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях, включенных в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации;

Временно - в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации, перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти или организациями со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

3. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

1) постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;