Задачи и функции государственных архивов

Основными задачами архива организации являются:

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

- учет и обеспечение сохранности документов;

- создание научно-справочного аппарата к документам архива;

- использование хранящихся в архиве документов;

- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;

принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Организационное устройство государственных архивов

Организационную структуру государственного архива составляют:

1) архивохранилища — они осуществляют основные меро­приятия по обеспечению сохранности документов и выдают их для пользования;

2) отдел научно-справочного аппарата— учитывает, усовер­шенствует научно-техническую обработку документов, создает и развивает систему научно-справочного аппарата, к которому относятся описи, каталоги, указатели фондов, путеводители, научно-справочные пособия, обзоры;

3) отдел организации использования архивных материа­лов — занимается организацией использования и пропагандой документов. Организация использования документальных материалов архивов заключается в следующих формах:

• предоставление информации заинтересованным учрежде­ниям и организациям о документальных материалах (непосред­ственно или путем издания разного рода научно-справочных пособий);

• публикация документальных материалов;

• популяризация документальных материалов;

• предоставление архивных документов посетителям чи­тальных залов;

• наведение и выдача архивных справок, копий документов и выписок из них.

4) научно-публикационный отдел — осуществляет подготовку и публикацию сборников архивных документов;

5)научно-справочная библиотека — приобретает, учитывает, классифицирует, систематизирует, хранит книги, журналы, газеты; организует использование печатных материалов для сотрудников архивов и исследователей; ведет справочно-библиографическую работу и организует популяризацию книжного фонда; изучает запросы сотрудников архива и исследователей, оказывает им помощь в подборе имеющейся и полученной по межбиблиотечному абонементу литературы.