Тема 1. Информация в контексте современной экономики

1. Информационное пространство как среда анализа.

2. Понятие информационного пространства.

3. Структура информационного пространства

4. Элементы структуры информационного пространства. Понятие показателя.

5. Пространственная интерпретация понятия показатель.

6. Единое информационное пространство предприятия.

1. Информационное пространство как среда анализа

Деятельность предприятия, любого объекта или даже самой маленькой системы неразрывно связана с информацией, которая окружает их повсюду. Она может быть представлена в различных формах – от информации, хранящейся в виде последовательных соединений различных атомов в простейшей молекуле ДНК, до более привычных нам в повседневной жизни бумажных документов, радио и телевидения и, конечно же, сети Интернет, с её необозримыми информационными просторами.

На каждом из уровней функционирования какого-либо объекта можно выделить источники информации различной природы, непосредственно влияющие на выполнение того или иного действия. Простым примером может быть процесс принятия решения о выдаче кредита в банке. Здесь задействована информация, представленная:

· в явном виде - в виде документов, которые клиент банка передаёт вместе с заявкой на выдачу кредита;

· в виде описания аналогичных ситуаций - накопленная информация в записях в базе данных кредитного бюро, описывающая кредитную историю данного конкретного клиента. Из неё сотрудник кредитного отдела формирует представление о качестве клиента и качестве выполнения бравшихся им до этого обязательств;

· информация, для получения которой необходимо выполнить набор операций по приданию фактической информации качественной характеристики - информация, скрытая в отчётных документах клиента, характеризующая его финансовое положение;

· внешняя по отношению к клиенту и сотруднику кредитного отдела информация, в виде законов, инструкций, ограничений, связанных с выдачей кредитов вообще;

· информация, хранящаяся в голове сотрудника кредитного отдела и представляющая его опыт и интуицию.

Так, даже в такой небольшой по меркам банка операции по принятию первичного решения о выдаче или не выдаче кредита сотруднику банка приходится обрабатывать гигантские объёмы информации, к которым до появления электронно-вычислительных систем просто невозможно было получить оперативного доступа и, как следствие, аналогичный процесс мог достаточно сильно растягиваться во времени.

Но что же такое информация, о которой все постоянно говорят, употребляя такие привычные слова как средства массовой информации, информационные технологии, информационные системы?

Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Получается, что под информацией можно понимать представленные в любой форме прошлые или будущие значения конкретных характеристик того или иного объекта. Тогда что такое, например, интуиция – что она характеризует. Или другой пример – обычный бухгалтерский баланс – в нём явно представлена информация о фактической структуре активов и пассивов, но в явном виде нет информации об их качестве, но которую можно получить, выполнив ряд операций.

В качестве альтернатив существуют и другие трактовки термина информация.

Шеннон отражает количественно-информационный подход, определяет информацию как меру неопределённости (энтропию) события. Количество информации в том или ином сообщении зависит от вероятности его получения: чем более вероятным является сообщение, тем меньшее количество информации содержится в нём. Этот подход учитывает такую сторону информации, как новизна, неожиданность сообщения.

Глушков рассматривает информацию как свойство материи. Его теория основана на утверждении, что информацию содержат любые сообщения, воспринимаемые человеком или приборами. Иными словами, информация как свойство материи создаёт представление о её природе и структуре, упорядоченности, разнообразии и т.д.

Афанасьев основывает свою концепцию на логико-семантическом подходе, при котором информация трактуется как часть знания, которая используется для активного действия (полезная, "работающая" часть знания).

А в советском энциклопедическом словаре даётся следующее определение информации: «Информация — это общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире; передачу признаков от клетки к клетке, от организма к организму».

Если рассматривать современное предприятие как целостную сложную и открытую систему, то между его элементами идёт постоянный обмен информацией, которая на самом верхнем уровне представлена в виде человеческой речи, бумажных документов, данных в информационных системах.

Эта информация чаще всего используется для принятия решений на различных уровнях управления в организационной структуре от самого низшего (например, обычного корпоративного секретаря) – до высшего руководителя (председателя правления банка). При этом, ввиду достаточно больших потоков информации, которые необходимо обработать для принятия решения, требуется сначала преобразовать этот поток в его качественную или количественную характеристику, которую может адекватно воспринять человек, а уже затем принимать то или иное решение.

Такие потоки информации, этапы обработки этой информации и те, кто участвует в обработке информации входят в общее понятие информационного пространства предприятия, а деятельность по преобразованию потока информации в его сжатую характеристику представляет собой аналитическую деятельность и является неотъемлемым элементом совокупного информационного пространства.

Сначала более детально остановимся на самом понятии информационного пространства.

2. Понятие информационного пространства.

Предприятие, корпорация, любой хозяйственный комплекс является системой. Систему можно представить с одной стороны объектом как единым целым, с другой стороны как совокупность (множество) связанных между собой и взаимодействующих составных частей - объектов, но меньшего масштаба. Информационное отображение физических объектов или процессов называют информационным объектом (или информационным ресурсом).

Помимо информационных объектов также стоит остановиться и на таком понятии, как информационная культура, которое непосредственно связано с работой над информационными объектами. Информационная культура - это область корпоративной культуры, определяющая качество обмена информацией и знаниями в организации. Формирование информационной культуры как культуры работы с информацией, охватывающей все процессы: сбор, обработку, хранение, использование, является основой для построения системы управления знаниями в компании.

Информационная культура является cистемообразующим фактором, акселератором процессов управления знаниями, поскольку:

· позволяет осуществлять обмен знаниями;

· обмен возможен только при наличии единого информационного языка;

· благодаря единому языку формируется коммуникативная среда, ориентированная на совместную деятельность, совместный результат, сотрудничество;

· осуществляется личностный рост, в частности, в аспекте информационных компетенций сотрудников.

· Для того, чтобы создавать новые знания, работники должны быть способны использовать информацию и знания, полученные из разных источников.

Единый информационный язык является необходимым условием успешных корпоративных коммуникаций (информационного обмена в компании), поскольку эффективные коммуникации и обмен знаниями невозможны без общего языка.

Формирование информационной культуры - это процесс, в контексте которого рождаются также информационные компетенции специалистов, то есть, знания, умения и навыки, позволяющие ориентироваться в информационной среде, участвовать в её формировании и способствовать информационным коммуникациям.

Информационная культура, понимаемая нами как совокупность вышеперечисленных компонентов, формирует единую информационную систему компании, которая является:

· открытой, т.е. информация рассматривается как свободный, открытый для всех ресурс, не ограниченный никакими барьерами внутри корпорации;

· самодостаточной, т.е. система способна как формировать информационный ресурс, так и сама быть ресурсом;

· саморегулирующейся, т.е. осуществляется взаимное влияние всех ее компонентов;

· саморазвивающейся, т.е. внешние информационные ресурсы система способна сделать своим достоянием, так же и внутренние информационные ресурсы системы доступны внешним пользователям.

Информационная система, обладающая всеми этими свойствами, а также единым информационным языком, формирует единое информационное пространство, реализуя высокий уровень информационной культуры.

Иными словами можно сказать, что информационное пространство - совокупность банков и баз данных, технологий их сопровождения и использования, информационных телекоммуникационных систем, функционирующих на основе общих принципов и обеспечивающих информационное взаимодействие организаций и граждан и удовлетворение их информационных потребностей.

Оно состоит из различных квантов или массивов информации в виде разного рода письменных (знаковых) и фиксированных на носителях информации кодограмм, буквенно-цифровых на естественном языке, устных и визуальных сообщений. Все виды сообщений передаются непосредственно потребителям информации или по каналам связи, могут быть сохранены в различном виде с помощью современных технических средств и по мере необходимости могут неоднократно воспроизводиться.

Подавляющая часть сообщений, как правило, "загружается" в информационную систему и становится основой её информационного обеспечения.

Сообщения могут содержать оперативную информацию о технологических процессах, хозяйственных операциях; экономическую, техническую, организационно-распорядительную, отчётную документацию и т.д. Рассмотрим более детально структуру типового информационного пространства.

3. Структура информационного пространства

Основными компонентами информационного пространства являются:

1) информационные ресурсы;

2) средства и технологии информационного взаимодействия;

3) информационная инфраструктура.

Под информационным ресурсом в широком смысле понимается - совокупность данных, организованных для эффективного получения достоверной информации. Закон же устанавливает следующее определение «информационные ресурсы - это отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах: библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем».

Все информационные ресурсы можно классифицировать по различным признакам. Так различают:

по отношению к предприятию

· Внутренние;

· Внешние;

по способу хранения (передачи)

· Бездокументарные;

· Документарные;

· Электронные;

по типу источника (пользователя)

· Персональные;

· Коллективные (группа, структурное подразделение);

· Обще-корпоративные;

по доступности

· Общедоступные;

· Частично закрытые (только для группы лиц);

· Закрытые (для нескольких лиц).

Если же рассматривать информационные ресурсы, в рамках информационных систем, то можно выделить 2 типа ИР по содержанию:

· Фактуальные:

o «Учётная информация» в информационных системах (в базах или хранилищах данных, файлах);

o Электронные документы («текстовые» документы, хранящиеся в электронном виде);

· Субъективные:

o Знания - вид информации, отражающей опыт специалиста (эксперта) в определенной предметной области, его понимание множества текущих ситуаций и способы перехода от одного описания объекта к другому.

Все информационные ресурсы имеют различную степень своей структурированности, т.е. возможности разделения на информационные элементы и фиксации их позиции в конкретном информационном ресурсе. Для примера рассмотрим часть информационного пространства, компании занимающейся продажами какого-либо товара (рис. 1):

Рисунок 1. Пример части информационного пространства предприятия

Здесь информационные ресурсы присутствуют в различных формах:

· Звонок клиента менеджеру по продажам по телефону;

· База данных, в которой хранится прайс-лист;

· Счёт, который бухгалтер выставляет в своей бухгалтерской ИС, печатает и отправляет клиенту;

· Отчёт о продажах.

Все эти информационные ресурсы имеют различную структуру и степень, с которой можно охарактеризовать наличие этой структуры. Соответственно, в зависимости от того, с какой степенью структурированности обрабатываются в рамках информационного пространства информационные ресурсы и различают степень структурированности самого пространства.

Свойство структурированности обеспечивает возможность представления информации в виде документов и манипулирования данными с помощью программно-технических средств информационных систем.

Различает пять степеней структурированности ИП:

· неструктурированное ИП (НИЦ); (пример - человеческая речь)

· слабо структурированное (ССИП); (пример - естественный письменный язык)

· структурированное (СИП); (пример - информация отличается преобладанием структурированных компонентов, подготовленная к загрузке в информационную систему)

· формализованно - структурированное (ФСИП); (пример - имеются алгоритмы получения любых значений элементов данных; обеспечиваются операции по управлению данными)

· машинно-структурированное (МСИП), (пример - представлены в формализованном виде все информационные объекты и их взаимосвязи, процессы преобразования информации описаны на языках программирования, обеспечивается взаимодействие пользователя и ЭИС на естественном языке.)

4. Элементы структуры информационного пространства. Понятие показателя.

В теории экономических ИС рассматривается понятие единицы информации, под которой понимают набор символов, которому придаётся определенный смысл. Выделяют несколько уровней единиц информации в зависимости от смыслового (семантического) значения, и его наполненности.

По возрастанию содержательности понятия определены следующие единицы информации:

· Реквизит;

· Составная единица информации (СЕИ);

· Показатель;

· База данных;

· Хранилище данных.

Реквизит - это информационное отображение свойства объекта, какого-либо процесса или явления. Сообщения состоят из определений свойств объектов, предметов, явлений, складывающихся некоторым образом из соответствующих реквизитов. Следует заметить, что синонимом понятия реквизит является атрибут, термин, широко используемый в литературе по базам данных.

Составная единица информации собирается из набора соответствующих определению данного объекта реквизитов и представляет собой информационное отображение объекта или его части.

Разновидностью составной единицы информации является показатель. Это сложное понятие. Имеются его различные определения. Одни авторы подчёркивают сущностный смысл или характер, привязанный к предметной области, в частности экономической. Другие исходят из формально-структурного подхода, ориентированного на структуризацию содержащейся в показателе информации в целях приспособления его структуры для эффективного использования в информационной системе. Результаты такой структуризации используются в информационно – аналитических системах.

Показатель представляет высказывание с законченным смыслом, включающее как название переменной величины, так и её конкретное количественное значение со всеми качественными признаками, необходимыми для идентификации последнего.

Показатель образуется из набора реквизитов или терминов.

Реквизиты составляют две группы:

· реквизиты-признаки, выражающие качественные отличия показателя, его смысловое содержание, в частности экономическое;

· реквизиты - основания, содержащие количественные значения показателя.

Показатель теряет смысл без какого-либо из названных реквизитов. В совокупности они образуют высказывание (сообщение), имеющее законченный предметный смысл, что позволяет утверждать, что показатель является наименьшей составной единицей информации, которая достаточна для документообразования, передачи, хранения и восприятия сообщений,

При структуризации информационного пространства разрабатывается система показателей, анализируется их собственная структура, В ходе этой работы необходимо исследовать общие закономерности, выявить категории показателей - члены общей структурной формулы описания показателей.

В общем виде структура показателя выглядит следующим образом:

РÞ(И, Х), где

Р - показатель (может быть экономическим);

И - набор реквизитов (терминов), идентифицирующих смысловое значение показателя;

Х - количественное значение показателя.

Например, для фирмы, торгующей автомобилями, этот показатель может иметь следующий вид:

Объем продаж Þ (автомобиль, значение объема продаж)

Идентификатор в свою очередь можно представить в виде двух частей:

ИÞ(S, Q), где:

S - составленное из реквизитов наименование показателя, выявляющее его предметный смысл;

Q — дополнительные признаки показателя, составленные также из реквизитов и уточняющие его количественное значение.

Например:

ИÞ (модель автомобиля, время)

Выделенные реквизиты могут быть в свою очередь составными. Для уточнения связей между ними строятся схемы, детализирующие объект до такой степени, что дальнейшая детализация невозможна.

Реквизиты самого нижнего уровня называются единичными. Другие, расположенные на более верхних уровнях - множественными.

Дальнейший анализ проведем, начав с дополнительных признаков. Они могут состоять из единиц измерения Е, уровня показателя У, времени В, субъекта С. Представим эту структуру в виде соотношения:

Q Þ (Е, С, В, У)

Таким образом, И Þ (S (Е, С, В, У))

Например:

И Þ (модель автомобиля (менеджер, регион, год, покупатель))

Наименование показателя может быть слитным (определенным одним реквизитом) или иметь свою структуру и, в свою очередь, состоять из реквизитов, таких как формальная (вычисляемая) характеристика показателя - Ф; обозначение отображаемого технологического или бизнес - процесса - П; объект измерения, подсчета – О. Тогда

S Þ (Ф, П, О)

Например:

S Þ (модель автомобиля, фирма изготовитель, год выпуска)

Таким образом, общая структурная формула показателя примет вид:

ИÞ(S, Q)

S Þ (Ф, П, 0)

Q Þ (Е, С, В,У)

И Þ ((Ф, П, 0) (Е, С, В, У))

Р Þ ((Ф, П, 0) (Е, С, В, У)Х)

Данная структура может отображать документ вида:

5. Пространственная интерпретация понятия показатель.

Для образного восприятия сложных понятий удобна их пространственная или геометрическая интерпретация. Представим пространство признаков показателя на системе координат (рис. 2). Число измерений признаков этого пространства равно числу осей его системы координат, на которых откладывают отрезки, соответствующие реквизитам-признакам.

Рисунок 2. Система координат многомерного информационного пространства показателя.

Множественность значений реквизита выражается в длине отрезка. Тогда составляющие его единичные реквизиты укладываются на этом отрезке. Для трёхмерного пространства это будет куб. В свою очередь можно построить пространство системы взаимоувязанных показателей в виде набора соприкасающихся трёхмерных кубов.

Как правило, на осях откладываются реквизиты-признаки в виде отрезков равной длины, а их количественное наполнение содержится в реквизитах-основаниях, которые не отображаются геометрически.

Пример такого пространства показателей приведён на рисунке 3.

Рисунок 3. Трёхмерный гиперкуб информационного пространства показателя "Объем продаж"

Широко распространена также геометрическая интерпретация системы показателей в виде пирамиды, в основании которой лежат единичные признаки. Пирамида делится по высоте на "этажи", которые соответствуют иерархии признаков или системы показателей (рис. 4).

Рисунок 4. Пирамида показателей

Соответствующие структуры представляют также в виде перевёрнутого дерева или рыбьего скелета" - диаграммы Ишикава (рис. 5).

Рисунок 5. Диаграмма Ишикава

6. Единое информационное пространство предприятия.

Комплексная автоматизация функции управления требует создания единого информационного пространства на любом современном предприятии, в котором обычные сотрудники и руководство смогут осуществлять свою деятельность, руководствуясь едиными правилами доступа, представления и обработки информации.

Начальным этапом создания такой системы является построение модели предметной области или другими словами модели информационного пространства для конкретного бизнеса и позиционирование в ней своего предприятия (рис. 6).

Рисунок 6. Информационное пространство предприятия

Исходя из составных элементов ИП, выделенных ранее можно выделить 3 измерения любого полноценного информационного пространства.

Первая ось (F) характеризует уровень организации хранения фактографической информации, которая привязана к специфике конкретного рода деятельности компании или организации, а также баз знаний, которые требуются информационным системам и сотрудникам для работы с информацией.

Вторая ось (D) - полнотекстовые документы, отражает необходимость организации взаимодействия как внутри корпорации, так и вне ее. В этих документах наряду с фактографической информацией содержится слабо и неструктурированная информация, не подлежащая автоматизированной аналитической обработке. Все взаимоотношения между субъектами бизнеса сопровождаются документами, которые становятся осязаемым отражением результата взаимодействия.

Третья ось (R) вносит в информационное пространство третье измерение - регламент процессов прохождения информации, а именно: описание того какие процедуры, когда и как должны выполняться.

Рассмотренная модель информационного пространства не является застывшим образованием, данным нам в ощущениях - прежде чем сформировалось современное представление о контурах этой модели, она претерпела три основные фазы своей эволюции.

Фаза первая - фактографическая. Начало любой деятельности знаменуется обычно периодом накопления первичной информации, имеющей жесткую структуру и атрибутику. Условно эту фазу можно представить в виде одной единственной оси (рис. 7).

Рисунок 7. Эволюция модели информационного пространства

Точка на этой оси - это текущее состояние информационной системы организации. Движение по оси вверх характеризует накопление фактографической информации и, начиная с определенного момента можно отметить второй этап первой фазы - возникновение понятия "операция". Информация теперь представляется как некоторый привязанный к бизнес - процессам предприятия агрегат из имеющихся характеристик (атрибутов). После возникновения привязки к конкретным бизнес - процессам дальнейшая эволюция в одномерном пространстве уже невозможна - необходим новый качественный скачок к новой фазе.

Фаза вторая - полнотекстовая. Расширение организации и увеличение круга решаемых задач требуют использования полнотекстовых документов, включающих уже не только тексты, но и любые другие способы представления: графики, таблицы, видео и т.п. виды конструкторско-технологической документации. Возникает новая ось - полнотекстовые или, лучше, мультимедийные документы, а точка в новом, уже двумерном, пространстве характеризует информационную систему предприятия, где кроме фактографической базы документов имеются уже хранилища и архивы информации.

Хранилища позволяют накапливать информацию в различных форматах, предполагают наличие ее структуризации и возможностей поиска. Если на предприятии уже используется автоматизация, то хранилище - это не что иное, как электронный архив.

На данной оси также имеются свои этапы - с определенного момента развития хранилища можно уже говорить не об индивидуальном, а о корпоративном архиве, обслуживающем деятельность рабочих групп. Точка на плоскости эволюции, достигнутой во второй фазе, характеризует информационную систему, позволяющую отображать фактографическую информацию в виде полнотекстовых документов, имеющих необходимое количество атрибутов. Однако, как только речь пошла о корпорации, двумерного пространства для соответствующей ей системы опять становится недостаточно - необходим новый скачок к очередной фазе.

Фаза третья - регламентирующая. Информационная система в масштабах корпорации невозможна без решения вопросов обмена информацией, согласования или соблюдения регламента работы с информацией.

Третья ось в информационном пространстве предприятия, как и две другие имеет свое деление на этапы. Первоначальный этап движения по оси характеризуется наличием упрощенного регламента работы с информацией. Количественное накопление атрибутов и расширение возможностей различной работы с информацией сопровождается постепенным переходом ко второму этапу, отличительная черта которого - появление системы аналитической обработки информации. При дальнейшем движении вдоль этой оси можно говорить о появлении единой информационной системы предприятия.

Оси "F" и "D" определяют специфику деятельности организации, регламентируемую положением третьей координаты (R) пространства модели. При этом модель не зависит от технологии обработки информации, принятой на предприятии - все решает только цель деятельности, будь то государственная организация, торговая компания или промышленная фирма.

В результате такой эволюции информационное пространство современного предприятия часто состоит из интегрированных в различной степени компонентов:

· телефонная связь и телефонные станции от простейших АТС, до программных АТС, функционирующих на базе сетевого протокола IP, принимающие и передающие звонки через обычную компьютерную сеть. Такие станции позволяют программировать логику обработки вызовов и распределять поступающие информационные потоки на соответствующих сотрудников и (или) аудио хранилища, хранить и передавать детальную информацию о звонках (CDR – Call Detail Record) и содержание разговора во внешние информационные системы;

· факс сервера;

· SMS сервера;

· корпоративная электронная почта, сайт, хранилище файлов;

· набор баз данных и (или) одно или несколько хранилищ данных;

· корпоративные информационные системы, такие как ERP, CRM, SCM, PLM, MRP, MRPII и другие, обеспечивающие сбор и первичную обработку информации;

· аналитические системы, обеспечивающие всесторонний анализ хранимой информации;

· специализированные учётные системы, такие как бухгалтерские, складские, банковские и др.

· электронные базы знаний;

· системы поддержки принятия решений, которые оказывают поддержку в принятии решений, но его не принимают;

· другие информационные системы;

· и, конечно же – все традиционные формы и каналы поступления, обработки информационных ресурсов.