Порядок учета рабочего времени. Порядок оформления табеля учета рабочего времена

Ситуации, когда сотрудникам для выполнения всех своих обязанностей приходится трудиться за пределами 40 часов в неделю, установленных ТК РФ, неизбежны.

В трудовом законодательстве есть две модели организации работы за рамками нормативной продолжительности времени работы. Это сверхурочная работа и ненормированный рабочий день.

Сверхурочная работа производится работником по инициативе работодателя свыше положенной продолжительности рабочего времени для работника с его письменного согласия. В случае ненормированного рабочего дня некоторые служащие, профессии которых определены внутренним распорядительным документом или трудовым договором, по распоряжению работодателя могут периодически привлекаться к выполнению своих обязанностей за пределами учрежденной продолжительности времени работы.

В статье 99 ТК РФ подробно описаны все ограничения по поводу возможностей работодателя по привлечению персонала к сверхурочной работе. В статье 152 ТК РФ указаны повышенные ставки оплаты труда, если служащий работал сверхурочно, статья 119 ТК РФ предусматривает увеличенный оплачиваемый отпуск для работников, у которых рабочий день не нормирован.

Наиболее популярные методы организации учета рабочего времени описаны ниже.

Самый архаичный – ведение табеля или другой формы учета времени прихода на работу и ухода с работы сотрудника. Заполняется специалистом отдела кадров в присутствии работника, заверяется его подписью. Этот метод технически более простой и рациональный с точки зрения снижения количества споров. Но рационален он только в малом и среднем бизнесе, в больших же компаниях обработка ежедневных данных на каждого работника в бумажном виде увеличивает нагрузку на отдел кадров, а также велика вероятность ошибки при подсчете рабочего времени.

Самый популярный и современный метод в иностранных организациях – учет данных электронной системы пропуска. Он наиболее точен, так как учитывается не только время прихода и ухода с работы сотрудника, но и время его выхода из кабинета, тем самым предоставляются данные присутствия человека на рабочем месте. В отечественных компаниях присутствует взаимное желание работодателя и работника «смухлевать» и при ручной обработке данных, и при электронном подсчете. Поэтому есть смысл обеспечить и руководителям, и всем сотрудникам доступ к ознакомлению с данными учета рабочего времени (например, на сайте компании).

Следующий способ, имеющий достоинства и первого, и второго метода – учет рабочего времени, используя электронную почту или другую систему обмена данными, которая доступна только на рабочем месте. Приходя на работу и перед уходом, сотрудник отправляет сообщение на определенный адрес или ресурс с указанием о начале и конце своего рабочего времени. Этот способ не требует дополнительных затрат, позволяет автоматизировать обработку данных и процесс аккумуляции, минимизирует споры относительно результатов учета рабочего времени.

При любом порядке учета рабочего времени по итогам месяца относительно отдельного работника, лучше распечатывать результаты и заверять подписями представителя работодателя и самого работника.

Порядок учета использования рабочего времени

Табель – утвержденная форма документа, содержащая информацию об учете использования рабочего времени с указанием Ф. И.О. сотрудника, должности, табельного номера и количества отработанных часов. Отдельно в табеле отмечается время сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни.

Табелирование– процесс формирования, сверки и подтверждения табеля

Рабочее время – норма времени, на протяжении которого работник согласно распорядку рабочего дня и графика сменности должен выполнять обязанности, возложенные должностной инструкцией.

Прогул – отсутствие работника без уважительных причин на работе более 3-х часов, а также отсутствие по причине болезни, неподтвержденной больничным листом.

Корректировка табеля – внесение изменений в табель прошлого периода, по которому рассчитана заработная плата.

Ответственный за ведение табеля – работник подразделения, на которого возложена обязанность ведения табеля в подразделении.

Учет использования рабочего времени – важная функция системы контроля дисциплины и координации деятельность коллектива, формирования исходных данных для начисления заработной платы.

Табель учета рабочего времени формируется по каждому подразделению на основании графиков сменности, приказов о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и учета всех существующих видов отработанного времени (ночные, праздничные, сверхурочные и т.д.).

Учет использования рабочего времени производиться методом регистрации отклонений (прогулов, изменения графика сменности, больничных листов и т. п.)

Сроки сдачи табелей подразделений устанавливаются ежемесячно отдельным распоряжением службы управления персоналом.

Отметки об отклонениях – невыходе на работу (прогуле, болезни) или других отклонениях от нормальных условий работы делаются только на основании оформленных должным образом документов:

- распоряжения об изменении графика работы, которое направляется ответственным лицом закрепленному за подразделением табельщику каждого 1-го числа текущего месяца;

- служебной записки об отсутствии сотрудника на работе – прогуле, которая направляется табельщику ежедневно до 12-00 текущего дня;

- больничных листов, заполненных согласно инструкции, которые передаются табельщику по мере поступления.

Ответственный за ведение табеля:

- направляет табельщику распоряжение об изменении работникам графика сменности каждого 1-го числа текущего месяца;

- направляет ежедневно до 12-00 текущего дня, на основании данных «Журнала выхода на работу», закрепленному табельщику служебную записку об отсутствии работников на работе – прогуле илиоб отсутствии прогулов.

- передает заполненные, согласно инструкции, больничные листы табельщикам по мере их поступления, но до 27 числа каждого месяца;

- дни болезни, неподтвержденные документом (больничным листом) отражаются в табеле как прогул.

Ответственность за достоверность и своевременность предоставляемых данных по учету использования рабочего времени лежит на руководителе подразделения. Наложение дисциплинарных и административных взысканий за нарушение порядка учета рабочего времени проводится на основании приказа Генерального директора предприятия.

Табель является одним из документов, подтверждающих правомерность увольнения сотрудника за прогул (ТК РФ ст. 81, п.6 а), и используется как доказательство при трудовых спорах, в том числе и в суде.

Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск.

Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:

· ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;

· получать данные об отработанном времени;

· рассчитывать зарплату;

· составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.

Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы – Т-12 (см. рисунок 1) и Т-13. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.

Документы, составленные на этих бланках, согласно рекомендациям Федерального архивного агентства, имеют срок хранения 1 год.

При заполнении табеля учёта рабочего времени по форме Т-12 указываются следующие реквизиты:

· название организации (на основании учредительных документов), наименование структурного подразделения;

· номер табеля;

· дата заполнения (как правило, последний рабочий день месяца);

· период учёта (календарный месяц, с первого по последнее число).

Раздел 1 представляет собой табличную форму, в которой фиксируются:

· номер п/п (графа 1);

· ФИО работника, должность (на основании данных личных карточек персонала) – графа 2;

· табельный номер – графа 3;

· графы 4 и 6 – разбивка рабочего времени по кодам и фактически отработанным часам (за 1-ю и 2-ю половину месяца соответственно);

· графы 5 и 7 – число отработанных дней и часов на середину месяца и с середины до конца;

· графы 8-13 предназначены для подсчёта итоговых значений по отработанным дням и часам, включая ночные, сверхурочные, выходные;

· 14–16 – неявки по кодам и числу пропущенных дней;

· 17 – общее число нерабочих дней за месяц.

Раздел 2 формы Т-12 табельщиком не заполняется, расчёты по оплате труда производит бухгалтерия. В конце месяца ответственное лицо подписывает табель, утверждает его у руководителя и в службе персонала, а затем передаёт в отдел начисления заработной платы.

Табель по форме Т-13 имеет схожую структуру за исключением отдельных полей.

Вносить данные в табель допускается двумя способами: сплошным (ежедневная фиксация всех явок и отсутствия на рабочем месте) и выборочным (отметки только по неявкам, опозданиям, переработкам и т.д.).

Рисунок 1 – Форма Т-12 табеля учета рабочего времени