Тема 4.2 Организация и нормирование труда

Баланс рабочего времени. Планирование численности

Каждый руководитель стремится оптимизировать простои, для чего пытается использовать различные методики, позволяющие контролировать использование рабочего времени.

Для выявления резервов, способных максимально увеличить производительность труда, специалисты, по поручению дирекции, составляют баланс использования времени (рабочего).

Баланс рабочего времени на предприятии– это система показателей, отражающая использование рабочего времени за определенный календарный период (как правило, 1 год). Он представляет собой систему показателей, способных дать максимально точную характеристику ресурсов времени (рабочего) штатных сотрудников. Также эти показатели позволяют контролировать процесс распределения временных ресурсов по затратам, в частности, их рациональное использование.

Баланс рабочего времени может быть рассчитан как в целом по предприятию, так и по цеху, участку или даже группе рабочих, но, как правило, на промышленных предприятиях баланс рабочего времени рассчитывается на одного среднесписочного рабочего.

Основная цель составления баланса рабочего времени – это повышение эффективности использования фонда рабочего времени. Также данную систему показателей используют для определения плановой численности рабочих.

Баланс использования времени (рабочего) составляется как в человеко-часах, так и в человеко-днях.

При его составлении специалисты используют следующие элементы анализа:

Показатели, которые используются при составлении отчета, анализируются не только в коэффициентах, но и в абсолютных величинах:

· Время (фактическое) / Время (максимально возможное).

· Явочное время / Максимально возможное время.

· Неявки / Табельное время (максимально возможное).

Баланс рабочего времени составляется при планировании труда в коммерческих и государственных организациях.

Многие руководители, изучив данные из отчета принимают решение об изменении численности работников, из-за того что рабочий коллектив физически не справляется с поставленными задачами.

Баланс рабочего времени обычно составляют для каждого структурного подразделения частной или государственной компании. После завершения всех необходимых исчислений специалисты сравнивают значение фактического времени с плановым.

В результате можно утверждать, что перед таким балансом ставятся следующие задачи:

· Определить численность специалистов (плановую).

· Максимально повысить эффективность и продуктивность фонда времени (рабочего).

Баланс, который составляют для учета рабочего времени, состоит из 2-х разделов:

· Ресурсы времени (рабочего). В эту категорию включаются следующие показатели: табельный, календарный и максимально возможный фонд времени; неявки на работу из-за праздников или отпусков.

· Использование времени (рабочего). В этот раздел включаются показатели, которые позволяют охарактеризовать структуру фонда (максимально возможного) времени.

Виды

Баланс учета времени (рабочего) имеет вид таблицы, в которую специалисты вносят соответствующие показатели.

Такие отчеты могут создаваться как в условиях одного работника, так и целого коллектива, в масштабах глобального производства. Показатели рассчитываются не только за календарный год или отчетный месяц. При необходимости специалисты могут сводить отчет за неделю или за один рабочий день.

Балансы бывают нескольких видов: нормативные, плановые и фактические.

Фактический. При составлении фактического отчета субъектам предпринимательской деятельности удается с максимальной точностью определять все показатели использования времени работы. Параллельно специалисты могут получить полное представление о возможном росте производительности труда, за счет устранения некоторых показателей.

Плановый. При составлении планового отчета специалисты учитывают только некоторые элементы. От этого отчета субъект предпринимательской деятельности может получить представление о среднем числе отработанных часов за год в разрезе одного штатного сотрудника. Благодаря плановому балансу руководство имеет возможность бронировать необходимое количество рабочих мест, для более эффективной деятельности компании.

Нормативный. Для составления этого вида отчета специалисты используют специальные временные нормативы не только на подготовку к выполнению работниками своих профессиональных обязанностей (в том числе на обслуживание рабочего места, личные надобности, обед и отдых), но и на заключительный этап производства.

При планировании времени (рабочего) штатных сотрудников каждый субъект предпринимательской деятельности должен оперировать такими понятиями:

· «фактическое»;

· «явочное»;

· «календарное»;

· «максимально возможное»;

· «табельное время».

При составлении отчета специалисту понадобятся данные из следующих документов:

· штатное расписание;

· правила трудового (внутреннего) распорядка;

· календарь (производственный);

· табель учета времени (рабочего).

Баланс рабочего времени должен состоять из нескольких разделов:

· Потери времени (рабочего).

· Время, которое было использовано штатными сотрудниками на выполнение своих профессиональных обязанностей.

· Рабочее время, которое не было использовано по прямому назначению сотрудниками вследствие уважительных причин.

Составлять отчет специалист должен в определенной последовательности:

· Составляется прогнозируемый баланс времени (рабочего). В первом разделе должны быть указаны все периоды, в течение которых штатный сотрудник фактически работал. Второй раздел предназначается для отражения данных по отпускам (не включаются прогулы и простои).

· В плановый баланс нужно включить периоды временной нетрудоспособности, которые ожидаются руководством.

· Средняя продолжительность рабочего дня должна определяться методом умножения фактической продолжительности рабочего дня на число рабочих дней в отчетном периоде.

· Составляется отчетный баланс, в котором должны быть все те разделы, которые присутствуют в прогнозируемом отчете. К ним следует добавить еще один раздел – простои и прогулы.

· Сравниваются балансы и выявляются отклонения от плана и факта.

Годовой плановый. Годовой баланс рабочего времени должен составляться субъектами предпринимательской деятельности для каждой группы работников, для которых организуются специальные условия труда. В нем отражаются данные за один год, учитываются планируемые невыходы на работу и специальные коэффициенты.

Фактический одного среднесписочного рабочего. Фактический баланс времени (рабочего) на одного среднесписочного сотрудника представляет собой отчет, при помощи которого руководителю удастся определить предпосылки к росту производительности труда. При проведении исчислений специалистами учитывается количество часов, которые должен отработать один штатный сотрудник в течение отчетного периода, используемого для расчета.

Пример расчета

Баланс рабочего времени на предприятии составляется в три этапа:

1. Расчет числа рабочих дней. От общего календарного фонда времени вычитаются нерабочие (праздничные, выходные) дни, неявки на работу (по уважительным причинам) и целодневные простои.

2. Определение продолжительности рабочего дня. От номинальной продолжительности рабочего дня вычитаются потери времени, связанные с сокращением длительности рабочего дня.

3. Расчет полезного (эффективного) фонда времени одного рабочего.

Пример составления баланса рабочего времени приведен в следующей таблице 1.

Таблица 1 – Баланс рабочего времени

Используя формулы и коэффициенты, специалисты смогут определить, будет в следующем году недоиспользование или перерасход рабочего времени. Полученная информация позволит принять действенные меры для организации рабочего процесса и привлечения к нему интереса сотрудников.