ТЕМА № 2.Бланки и формуляры документа. Основные реквизиты служебного документа. Согласование и утверждение документов.

ВОПРОСЫ:

1.Понятие бланка, реквизитов документа.

2.Характеристика реквизитов управленческой документации

3.Требования, предъявляемые к составлению документов.

4.Общая характеристика бланков гербовых документов.

Как было отмечено в теме № 1 делопроизводство предполагает создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование –регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными нормативными правовыми актами или выработанными традицией

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов –обязательных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и т.д.

Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, а частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-2003г. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Бланк – белый лист бумаги с частично напечатанных текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный бланк, бланк постановления следователя).

Бланки могут быть 3-х видов: бланк для писем, бланк конкретного вида документа и общий бланк. Установлены основные  форматы бланков: А3, А4, А5, которые изготавливаются на основе углового или продольного расположения реквизитов.

Формуляр документа- совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.д.).

Как было отмечено выше вседокументыпо отражаемым в них видам деятельности делятся на две группы:

1.документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью;

2.документы по функциям управления, которые составляют работники финансовых органов, бухгалтерии и других функциональных подразделений

Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами.Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

От полноты и качества оформления документов зависит их доказательственная (юридическая) сила, т.к. они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

 Построение формуляра – образца организационно-распорядительных документов.

Важная задача, связанная с совершенствованием управления, - упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления . Ее решению в значительной степени способствует создание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации – ГОСТ 6.33 – 72 и ГОС 6.39 – 72, ГОСТ Р 6.30-03г.. Они представляют собой свод единых научно обоснованных правил подготовки и оформления документов. Внедрение этих стандартов создает необходимые предпосылки для более полной унификации документов, что, в свою очередь, позволит их обрабатывать в автоматизированных системах управления.

Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, а также машинописного оформления отдельных реквизитов. Длительное время организационно-распорядительная документация развивалась стихийно, что привело к возникновению множества видов и разновидностей служебных документов, различных способов оформления отдельных реквизитов

ГОСТ 6.39 – 72распространяется на организационно-распорядительную документацию, применяемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности центральных и местных органов государственного управления РФ, а также подведомственных предприятий, организаций и учреждений, и устанавливает общие требования к ее оформлению, устанавливает порядок расположения и границы реквизитов в формуляре – образце требования к бланкам документов.

Формуляр – образец документа, модель унифицированной формы документа, в котором четко определены площади для размещения различных реквизитов документа, как постоянных, так и переменных, установлена длина реквизитов на рабочем поле, а также в служебном поле документа.

Постоянный реквизит –это реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа.

Переменный реквизит –это реквизит документа, наносимый при составлении документа.

Под длиной реквизита понимается число знаков необходимых для его записи на документе.

Площадь унифицированной формы документа или бланка, предназначенная для заполнения реквизитами, является рабочим полем документа, а площадь, предназначенная для закрепления документа в технических средствах хранения, для нанесения специальных изображений, является служебным полем документа.

ГОСТ 6.39 – 72устанавливает два формата бумаги для создания документов – А4 (210х297 мм) и А5 (147-210 мм) по ГОСТ 9327 – 60 - «Бумага. Потребительские форматы». Для каждого формата устанавливаются два варианта расположения реквизитов – угловое и продольное.

Стандарт устанавливает следующие размеры полей формуляра – образца:

-левое - 35 мм,

-правое - 8 мм,

-верхнее – 20 мм,

-нижнее – не менее 19 мм (на листе формата А4) и не менее 16 мм на листе формата А5.

Левое поле предназначено для подшива документов, правое – резерв бумаги для износа (с целью сохранности текста), нижнее поле – для служебных отметок о поступлении или исполнении документа, переносе данных с него на машинный носитель. При печатании документа на обороте листа (на обеих сторонах листа разрешается печатать документы со сроком хранения до 3-х лет) нужно, чтобы размер левого поля был 8 мм, правого 35 мм, а нижнее и верхнее поля оставались без изменения.

В документах, изготовленных на бумаге формата А4 и включающих содержательную часть, представленную в виде таблицы, допускается располагать реквизиты параллельно длинной стороне листа.

На чертежах штриховыми линиями отмечены границы реквизитов, перемещаемых в предусмотренных стандартом случаях, 6омера реквизитов обозначаются цифрами в кружочках.

Постановлением Госстандарта РФ от 03 марта 2003 г. № 65-ст принят и введен в действие с 01.07.2003 г. ГОСТ Р 6.30 – 03 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

Этот ГОСТ определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведение Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ.

В данном ГОСТ определено 30 реквизитов:

01 –Государственный герб Российской Федерации;

02 -герб субъекта РФ;

–эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

02 –код организации;

03 –основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

04 –идентификационный номер налогоплательщика (код, причины постановки на учет (ИНН/КПП);

05 – код формы документа;

06 – наименование организации;

07 – справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 – место составления или издания документа;

13 – адресат;

14 – гриф утверждения документа;

15 – резолюции;

16 – заголовки по тексту;

17 – отметка о контроле;

18 – текст документа;

19 – отметка о наличии приложения;

20 – подпись;

21 – гриф согласования документа;

22 – визы согласования документа;

23 – оттиск печати;

24 – отметка о заверении копии;

25 – отметка об исполнителе

26 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

27 – отметка о поступлении документа в организацию;

28 – идентификатор электронной копии документа.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма – наименование организации, почтовый адрес, наименование адресата, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если этого требуют: назначение документа, его обработка и т.д.

Изготавливаются документы на бумаге формата А4 (219х297мм). Допускаются бланки форматов А3, А5, А6

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.