Общая классификация документов.

Понятие и классификация управленческой документации

Общая классификация документов производится по следующим основаниям.

1. По назначению:

-Организационно-правовая документация

а) Учредительные документы (Устав, Положение, Учредительный договор, Инструкция);

б) Организационно-правовая документация действующего предприятия (структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция);

в) Плановая документация (программы, схемы, графики, планы).

-Распорядительная документация:

а) Распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решения (Постановление, Решение);

б) Распорядительные документы, издаваемые на принципах единоначалия (Приказ, Распоряжение, Указ, Указание).

-Информационно-справочная документация:

а) Информационные документы (протокол, докладная, объяснительная записка; переписка (служебное письмо, телеграмма, факс));

б) Справочно-аналитические документы (справка, сводка, акт, заключение, отзыв, список, перечень).

в)Отчетная документация (отчет).

2.По форме текста:

-Индивидуальные документы – текст составляется произвольно, в основном это личные документы;

-Трафаретные документы- унифицированная форма текста, постоянная информация уже занесена, переменная вносится при заполнении;

-Типовые документы – существует текст-образец в соответствии с которым составляются все последующие документы.

3.По происхождению:

-личные (от имени конкретного лица);

-служебные (от имени предприятия).

4.По месту составления:

-внутренние (документооборот внутри организации, т.е. документы не исходят из организации и не входят в нее);

-внешние (входящие и исходящие документы).

5.По стадии создания:

-проект документа (черновик с пометкой ПРОЕКТ);

-подлинник, оригинал (составленный первоначально, в первый раз);

-копия документа (точное воспроизведение всех реквизитов подлинника. Вид копии – выписка – копия части документа);

-дубликат – второй экземпляр подлинника, который выдается в связи с утратой оригинала).

6.По срокам исполнения:

-срочные (указан срок исполнения);

-несрочные – в них срок исполнения не указан (общий срок исполнения документов – 10 дней, но он может быть увеличен нормативно-правовым актом).

7.По юридической силе:

-подлинные документы, составленные в соответствии с установленными ГОСТами и соответственно обладают юридической силой;

-подложные документы, составленные с нарушением правил, или содержащие искажающую информацию, следовательно юридической силой не обладают.

8.По степени обязательности исполнения:

-директивные –их исполнение обязательно);

информационные (принять к сведению).

9.По средствам фиксации:

-письменные (95% всех документов);

-графические (схемы, карты, графики);

-фото-, видео-, кинодокументы (запечатлевают объект в статическом состоянии и в динамике);

-фонодокументы (звуковые – протоколирование с помощью диктофона).

10.По степени гласности:

-обычные (общедоступны);

-секретные (ограничен круг лиц, имеющих доступ).

11.По степени сложности текста:

-простые (содержат один вопрос);

-сложные (рассматривают 2 и более вопроса).

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ.