Выставочные мероприятия в индустрии туризма и гостеприимства. Этапы участия в выставке, правила оформления стендов, работа персонала

Выставки и ярмарки занимают особое место в арсенале средств рекламного воздействия, так как представляют очень широкие возможности демонстрации рекламируемых изделий для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями.Торговая ярмарка - кратковременное мероприятие, периодически проводимое в одном и том же месте, в рамках которого большое количество предприятий с помощью образцов представляет объективный масштаб товаров (услуг) одной или нескольких отраслей, с тем, чтобы посетитель-коммерсант получил ясное представление об их предпринимательских возможностях, тогда как экспонент при помощи экспонируемых товаров стремится распространить информацию о своей фирме и ее продукции и заключить прямые торговые сделки.Торгово-промышленная выставка - кратковременное мероприятие, периодически проводимое в одном и том же месте, в рамках которого значительное количество предприятий с помощью образцов дают представительную картину предложения товаров / услуг одной или нескольких отраслей, и стремится информировать конечных потребителей о своей фирме и ее продукции с конечной целью содействия продажам. Ярмарки зародились как мероприятие рыночного характера, основной целью которого являлся сбыт. В отличие от них выставки возникли как средство публичной демонстрации тех или иных достижений человечества, вначале они носили сугубо просветительский характер, но по мере развития приобрели ярко выраженную коммерческую направленность.целью ярмарки является предоставление ее участникам-экспонентам возможности выставить образцы своего производства, продемонстрировать новые достижения и технические усовершенствования с целью заключения торговых сделок. В то же время, цель выставки - показать научно-технические достижения одной страны или различных стран в одной или нескольких отраслях производства, науки и техники.По составу участников, месту проведения и экономическому значению различают выставки и ярмарки:региональные;межрегиональные;национальные;международные. По характеру выставляемых экспонентов все выставки и ярмарки делятся на:универсальные;специализированные.Универсальными являются выставки, тематика которых затрагивает несколько отраслей экономики. Специализированные выставки ориентированы на посетителей-специалистов в конкретной области. На них демонстрируют довольно сложные виды товаров и поэтому они имеют скорее маркетинговую, нежели торговую направленность. По срокам и способу проведения выставки и ярмарки можно подразделить на следующие виды: Краткосрочные выставки (соло-выставки, не более 3 недель). Передвижные выставки. Такие выставки устраиваются на борту крупного судна, которое посещает портовые города нескольких государств и осуществляет показ, а также продажу выставленных товаров. Постоянные выставки. Эти выставки организуются чаще всего при дипломатических консульствах и других представительствах своей страны за границей с целью демонстрации возможным иностранным покупателям образцов экспортной продукции для заключения сделок по образцам. По частоте проведения выставки и ярмарки могут быть:периодические (проводящиеся каждые 2,3 года и т.д.);ежегодные; сезонные.

Оформление выставочного стенда.Выставочный стенд – это лицо фирмы, презентационное место экспонента, наиболее полно отражающее его рекламную и имиджевую политику на ближайшее время. Красивый и удобный выставочный стенд играет огромную роль в эффективной работе фирмы на выставке. Вся экспозиция выставочного стенда условно разбивается на несколько зон:Публичная – самая большая по площади зона, где находятся экспонаты, работают стендисты, устанавливаются контакты с посетителями; Рабочая – место для проведения переговоров представителей фирмы с потенциальными партнерами и клиентами; Служебная – вспомогательные помещения для хранения экспонатов, рекламных материалов, одежды, для отдыха сотрудников и приготовления напитков.К стационарным формам относятся:Настенные информационные стенды;Монтируемые выставочные стенды и павильоны;Столы reception – для работы стендиста; Световые, текстовые, электронные панно.

Второй же вид застройки, мобильный– это менее громоздкие конструкции, легко монтируемые и транспортабельные. Кроме внешнего вида выставочного стенда также очень важным моментом является и его наполнение сопутствующей рекламной продукцией. На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде.

Стандартный выставочный стенд содержит определенный стандартный набор оборудования: ковровое покрытие, стены, столы, стулья, электророзетки, освещение и т.д.

Можно заказать дополнительное экспозиционное оборудование для стенда – витрины, подиумы, демонстрационные и информационные стойки, мобильные стенды, а также специальные конструкции, светодинамические решения и другие эксклюзивные элементы оформления.

Работа персонала туристской фирмы во время выставки. Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности принадлежит стендистам - сотрудникам, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы.

На стенде должно работать как минимум два специалиста. Экономия здесь обходится слишком дорого: если на стенде всего один человек, стоит ему отлучиться, и потенциальные клиенты проходят мимо – к конкурентам. При этом важно не впадать и в другую крайность – если от фирмы на выставку приезжают несколько человек, их деятельность должна быть детально спланирована и организована заранее.

Подготовка персонала начинается с общего информирования с акцентом на следующих вопросах:

тематика и значение выставки (ярмарки) и цели участия в ней фирмы;

качественный состав ее потенциальных посетителей;

анализ предлагаемых услуг;

сведения о конкурентах, участвующих в выставке (ярмарке).

Задачи, стоящие перед стендистами (это могут быть: ознакомление с новинками, заключение договоров и т.п.)

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию: это может быть отдельная папка со сведениями, необходимыми стендисту, но не предназначенными для показа посетителям (адрес и расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т.п.). В отдельную папку, в зависимости от организации работы на стенде и личных особенностей стендиста, могут быть собраны все рекламные материалы по направлению, за которое отвечает стендист, или те, в которых он разбирается меньше.

Участие туристского предприятия в выставке можно условно разделить на несколько взаимосвязанных и взаимообусловленных этапов:

1)Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях;

2)Определение целей участия в выставке;

3)Выбор конкретной выставки;

4)Подготовительно-организационный период;

5)Работа в ходе функционирования выставки;

6)Анализ итогов участия фирмы в выставке.