Проектирование экранных форм.

Экранными формами называют настраиваемые диалоговые окна. При работе с БД формы обычно используются для ввода и редактирования данных. Формы Access сохраняются в БД в виде объектов специального типа. Формами можно управлять программно с помощью процедур на VBA.

Форма позволяет объединить поля в группы по определенным признакам, сделать отображение данных более наглядным.

Форма содержит так называемые элементы управления (интерфейсные объекты), с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах. Элементами управления являются поля ввода и редактирования данных, управляющие кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи, инструменты для отображения графических и OLE объектов.

Подчиненной называют форму, вставленную в другую форму. Главная форма называется основной, а форма, вложенная в нее, — подчиненной. Комбинацию формы и подчиненной формы иногда также называют иерархической формой, сочетанием основной формы и формы подробностей или комбинацией родительской и дочерней форм.

Подчиненные формы особенно удобны для отображения данных из таблиц или запросов с отношением "один-ко-многим". Отношение "один-ко-многим" представляет собой связь между двумя таблицами, при которой значение первичного ключа каждой записи в главной таблице соответствует значению в соответствующем поле или полях нескольких записей в связанной таблице. Например, можно создать форму, в которой отображаются сведения о сотрудниках, и которая содержит подчиненную форму с заказами каждого сотрудника. Данные в таблице "Сотрудники" являются в отношении стороной "один". Данные в таблице "Заказы" являются в отношении стороной "многие" — для каждого сотрудника может быть несколько заказов.

В базе данных представлено 6 форм:

- форма «Договор»;

- форма «Счет»;

- форма «Платежное поручение»;

- форма «Справочник плательщиков»;

- форма «Справочник товаров».

При создании форм был выбран способ создания – режим конструктора формы. В этом случае разработчик располагает набором компонентов, которые свободно размещает на форме и задает их параметры.

Форма «Договор» была создана на основе таблицы «Договор». В форму были добавлены поля из таблиц «Договор» и «Справочник плательщиков» и включает в себя подчиненную внедренную форму «Спецификация договора». Шрифт Calibri, размер шрифта у заголовка формы22, у всех остальных полей 11. Цвет текста черный. Цвет заливки фона#EFD3D2, добавлены 4 кнопки: кнопка предыдущей записи, кнопка добавления записи, кнопка следующей записи, кнопка выхода из формы (приложение А, рисунок А.1 – Экранная форма для таблицы «Договор»).

Форма «Счет» была создана на основе таблицы «Счет». В форму были добавлены поля из таблиц «Счет» и «Справочник плательщиков» и включает в себя подчиненную внедренную форму «Спецификация счета». Шрифт Algerian, размер шрифта у заголовка формы 24, у всех остальных полей 12. Цвет текста черный. Цвет заливки фона #A4D5E2, добавлены 4 кнопки: кнопка предыдущей записи, кнопка добавления записи, кнопка следующей записи, кнопка выхода из формы, (приложение А, рисунок А.5 – Экранная форма для таблицы «Счет»).

Форма «Платежное поручение» была создана на основе таблицы «Платежное поручение». В форму были добавлены поля из таблиц «Платежное поручение» и «Справочник плательщиков» и включает в себя подчиненную внедренную форму «Спецификация Платежного поручения». Шрифт Algerian,размер шрифта у заголовка формы 22, у всех остальных полей 12. Цвет текста черный. Цвет заливки фона #EFD3D2, добавлены 4 кнопки: кнопка предыдущей записи, кнопка добавления записи, кнопка следующейзаписи, кнопка выхода из формы, (приложение А, рисунок А.2 – Экранная форма для таблицы «Платежное поручение»).

Форма «Справочник плательщиков» была создана на основе таблицы «Справочник плательщиков». В форму были добавлены поля из таблицы «Справочник плательщиков». Шрифт Algerian,размер шрифта у заголовка формы 20, у всех остальных полей 13. Цвет текста черный. Цвет заливки фона #EFD3D2, добавлены 4 кнопки: кнопка предыдущей записи, кнопка добавления записи, кнопка следующей записи, кнопка выхода из формы, (приложение А, рисунок А.3 – Экранная форма для таблицы «Справочник плательщиков»).

Форма «Справочник товаров» была создана на основе таблицы «Справочник товаров». В форму были добавлены поля из таблицы «Справочник товаров». Шрифт Algerian и Calibri,размер шрифта у заголовка формы 20, у всех остальных полей 14. Цвет текста черный. Цвет заливки фона #E6EDD7, добавлены 4 кнопки: кнопка предыдущей записи, кнопка добавления записи, кнопка следующей записи, кнопка выхода из формы, (приложение А, рисунок А.4 – Экранная форма для таблицы «Справочник товаров»).

Проектирование транзакций

Проектирование запросов

Запросы – это объект базы данных, который служит для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную таблицу. Применение запросов позволяет избежать дублирования данных в таблицах и обеспечивает максимальную гибкость при поиске и отображении данных в базе данных.

В данной работе используется «Запрос на выборку» с доработкой в режиме конструктора. Запросы на выборку возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновить (с некоторыми ограничениями). Эти запросы можно использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений и других типов итоговых значений. В данной запросе используются таблицы: «Платежное поручение», «Счет», «Справочник товаров», «Спецификация счета», «Спецификация платежного поручения».

В данной работе создан запрос с помощью «Конструктор запросов».

Из таблицы «Справочник плательщиков» выбираем поле «Наименование плательщика», из таблицы «Счёт»: «№ договора», групповая операция: группировка. В следующем поле мы создаём вычисляемое поле с помощью «Построитель» и пишем выражение «Сумма по счету: (Sum([справочник товаров]![Цена товара за единицу измерения]*[спецификация счета]![Количество]))», групповая операция: выражение.Ещё одно поле также делаем с помощью «Построитель» и записываем в него такое выражение, как «Сумма по ПП: (Sum([справочник товаров]![Цена товара за единицу измерения]*[спецификация платежного поручения]![Количество]))», групповая операция: выражение. Следующее поле создаем вычисляемым с помощью «Построитель» и пишем выражение «Недоплата: (Sum([справочник товаров]![Цена товара за единицу измерения]*[спецификация счета]![Количество]))-(Sum([справочник товаров]![Цена товара за единицу измерения]*[спецификация платежного поручения]![Количество]))», групповая операция: выражение. Из таблицы «Справочник товаров» выбрано поле «Наименование товара» это поле с параметром: [Введите товар], но при этом галочку «Вывод на экран» убираем, групповая операция: группировка. (Приложение Г, рисунок Г1).

Проектирование отчетов

Отчет – это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации.Отчет выводит на печать информацию из базовых таблиц, полученную по результатам работы запроса. Базовой называется исходная таблица базы данных, в ячейках которой хранится информация. Как и формы, отчеты состоят из разделов (заголовка отчета, области данных, верхнего и нижнего колонтитулов, примечания), а разделы содержат соответствующие элементы управления.Записи отчета можно группировать по отдельным критериям.

В данном отчете при создании используется шрифт Calibri, размер шрифта 14. Цвет фона в заголовке отчёта голубой Акцент 2, Светлее 40%, а во всех остальных областях белый. Цвет текста черный. Отчет можно посмотреть в приложении Г (рисунок Г.2).

Отчёт создан на основании запроса «Анализ предоплаты по заданному товару». В заголовок отчёта создана надпись: «Анализ предоплаты по заданному товару». В верхний колонтитул записываем такие надписи, как: «№договора», «Наименование плательщика», «Сумма по счету», «Сумма по ПП» и «Недоплата». В заголовке группы «Наименование плательщика»создается поле «Наименование плательщика». В заголовке группы «№ договора» создается поле«№ договора». В области данных создаются поля «Сумма по счету», «Сумма по ПП», «Недоплата». Созданы поля с помощью «Итог» для подсчета суммы: «Сумма по счёту», «Сумма по ПП» и «Недоплата», которые находится в «Примечание отчета», также в примечании отчета создана метка «Дата выдачи отчета». В нижнем колонтитуле записывается номер страницы и дата.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Результатом выполнения курсовой работы на тему «Разработка информационной системы автоматизации учёта оплаты готовой продукции приборостроительного предприятия» стала разработанная информационная система, позволяющая автоматизировать анализ предоплаты заданного товара и выдать отчет в разрезе договоров и номеров счетов, содержащий суммы, подлежащие получению за заказанные покупателем товары, оплаченные суммы и недоплату. Разработанная информационная система отвечает всем требованиям предметной области, таблицы созданной базы данных отвечают требованиям нормализации, что позволяет обеспечить целостность и непротиворечивость информации.

Средствами СУБД MicrosoftAccess создан удобный пользовательский интерфейс. Информационная система позволяет решать все задачи, сформулированные в задании на курсовую работу. Это позволяет сделать вывод, что задание выполнено полностью.

Таким образом, значительно уменьшилось количество допускаемых ошибок при проведении стандартных операций.