Совершенствование организационной структуры

Совершенствование организационной структуры должно:

соответствовать цели и общей стратегии организации;

 предусматривать рациональное распределение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию;

определять оптимальное распределение полномочий и ответственности каждого работника и органа управления;

поддерживать соответствие между функциями и обязанностями персонала торгового предприятия, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью – с другой, так как нарушение этого соответствия приводит к дисфункции системы управления в целом.

Совершенствование организационной структуры не может проводиться внезапно, без глубокой и всесторонней предварительной работы специалистов разного профиля на основе заранее разработанных программ и комплекса обоснованных мероприятий. При этом реализация стратегии совершенствования организационной структуры должна предусматривать:

1. Анализ внешней среды организации. Целью анализа окружающей среды является определение того, какие меры необходимо предпринять в сфере управления, чтобы оно могло своевременно реагировать на внешние и внутренние импульсы или воздействия для увеличения успеха организации.

Иными словами среда выступает как спектр некоторых ограничений, которые необходимо выявить руководству для принятия оптимальных корректирующих мер.

При анализе внешней среды изучается и оценивается степень ее влияния на работу организации в целом. При этом выявляются факторы макро- и микросреды;

2. Диагностика организационной структуры.Диагностические исследования системы управления проводятся с целью оценки текущего состояния организации и выявления проблемных ситуаций. Проблемой будем считать ситуацию, при которой цели, поставленные перед предприятием и системой управления, по какой-либо причине не могут быть достигнуты и появляется необходимость в корректировке системы.

В первую очередь оценивается, насколько структура организации отвечает целям, задачам и выбранной стратегии. Для этого необходимо тщательно изучить существующую формальную структуру организации, определить ее состояние, сильные и слабые стороны, а также возможности по обеспечению эффективной деятельности организации.

При анализе состояния организации следует обратить внимание на такие показатели, как прибыль, сбыт, издержки, производительность, а также на такие социально-психологические признаки, как текучесть кадров, конфликтность в коллективе.

Трудным, но неизбежным моментом в анализе организации является оценка человеческих ресурсов предприятия. Иногда серьезную нехватку работников определенных специальностей невозможно восполнить достаточно оперативной подготовкой работников внутри предприятия или их набором со стороны, чего нельзя не учесть в распределении функций в рамках имеющейся организационной структуры.

Исследователь изучает также основные процессы управления (планирование, распределение ресурсов, оперативный контроль и т.д.) для того, чтобы установить, насколько они способствуют выполнению цели и стратегических программ. Рассматривается вероятность и обоснованность изменения процессов управления.

В заключении делаются выводы, позволяющие поставить окончательный диагноз, выявить проблемы для принятия необходимых мер по исправлению ситуации;

3. Разработка комплекса мероприятий коррекции организационной структуры.Структура больших организаций стала необычайно запутанной из-за многочисленных изменений. Сделать выбор среди них бывает весьма сложно, но еще сложнее преодолеть сопротивление этим изменениям. Скорость изменений настолько повысилась, что ведется поиск не столько специфической, постоянной структуры, сколько временной, которая отражает определенный этап развития организации. И, наконец, структура, зафиксированная в схемах и уставах, занимает все меньше места в проектах организации. Потоки информации, процессы принятия решений, проектные графики или временные предписания становятся все более существенными источниками информации о ролях и распределении прав и ответственности. Организационную структуру можно выбрать только при комплексном подходе к изменениям предприятия и его внешней среды.

К числу мероприятий коррекции организационной структуры можно отнести:

уточнение функциональных обязанностей между должностными лицами;

перераспределение должностных полномочий;

сокращение или введение дополнительных элементов в управленческие подразделения, должностных лиц органов управления;

создание новых функциональных подразделений;

коррекцию методов планирования и принятия решений;

уточнение порядка движения информационных потоков;

коррекция взаимоотношений между функциональными подразделениями и т.д.;

4. Оценка эффективности мероприятий по совершенствованию организационной структуры.Критерием эффективности мероприятий по совершенствованию организационной структуры служит возможность более полного и стабильного достижения установленных целей или сокращения затрат на управление, эффект от реализации которых должен за нормативный срок превысить производственные затраты.

Принципиальное значение для оценок эффективности организационной структуры имеет выбор базы сравнения или определение уровня эффективности, который принимается за нормативный. Здесь можно указать несколько подходов:

сравнение с идеальным эталонным вариантом, принятым в качестве нормативного;

сравнение с эталонным вариантом, определяющим допустимый или достаточный уровень эффективности организационной структуры.

Однако возникают некоторые трудности применения указанных подходов, которые обусловлены необходимостью обеспечения сопоставимости сравниваемых результатов. Поэтому часто вместо них используется экспертная оценка организационно-технического уровня анализируемой и совершенствуемой структуры.

К показателям, используемым при оценке эффективности организационной структуры, можно отнести: звенность системы управления, уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности, уровень специализации и функциональной замкнутости подсистем и др.;

5. Внедрение корректирующих мероприятий по совершенствова-нию организационной структуры.Как показывает опыт, процесс внесения коррективов в организационную структуру управления должен предусматривать:

систематический анализ функционирования организации и ее среды с целью выявления проблемных зон. Анализ может базироваться на сравнении конкурирующих или родственных организаций, представляющих иные сферы экономической деятельности:

разработку генерального плана совершенствования организационной структуры;

гарантию того, что план нововведений содержит максимально простые и конкретные предложения по изменению;

последовательную реализацию планируемых перемен. Введение незначительных изменений имеет большие шансы на успех, чем изменения крупного характера;

повышение уровня информированности сотрудников, что позволит им оценить свою причастность к переменам и, следовательно, усилит их ответственность.