Документация по личному составу.

Трудовые правоотношения любой организации или предприятия с работником регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), действующим с 1 февраля 2002 года.
На основании статей Трудового кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называетсядокументацией по личному составу (кадрам, персоналу).

К таким документам относятся:

1.Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

2.Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудников);

3.Трудовые книжки;

4.Личные карточки формы Т-2;

5.Личные дела;

6.Лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока, так как эти документы отражают трудовую деятельность работника и подтверждают трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях, обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г) относит к категории конфиденциальной информации.
Руководители предприятий и организаций несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия.
Резюме и анкета составляются по требованию отделов кадров (департаментов по персоналу). Анкета является обязательной при трудоустройстве на государственное предприятие.

Трудовой договор (контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.
Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.
Личная карточка — документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).
Трудовая книжка является в РФ основным документом о трудовой деятельности человека. Нормативные документы, регламентирующие работу с трудовыми книжками:

1.Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;

2.Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 (вводится в действие в 01.01.2004).

Личное дело — совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже (заводится на руководителей, специалистов и материально ответственных лиц). Личные дела сотрудников хранятся 75 лет, руководителей – постоянно, в сейфе или металлическом закрытом шкафу.
Характеристика — документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.
Автобиография — документ, где от руки должны быть отражены в хронологическом порядке представления человека о его собственном жизненном пути, профессионализме и общественной активности.
Резюме — краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место (самореклама).

 Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ)

Организационные формы работы с документами

Существует три формы организации работы с документами в управленческом аппарате – централизованная, децентрализованная и смешанная.
Службой ДОУ называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т.п.).
При создании службы ДОУ нужно учитывать технический, юридический и организационный аспекты.

Типовые организационные структуры службы ДОУ

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли.
В управление делами входят следующие структурные подразделения: секретариат (в состав которого входят приемная комиссия); инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов; канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро учета, отдел писем.
Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях.
Общий отдел – это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитет) местного самоуправления.
Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях.
Цели службы ДОУ:

- руководство документопотоком;
- координация видов работ с документами;
- контроль за работой с документами;
- организация работ по ДОУ.

Задачи службы ДОУ:

- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования;
- обеспечение единого порядка работ с документами;
- контроль за исполнением документов;
- хранение документов;
- унификация форм документов;
- сокращение по возможности документооборота;
- методическая работа по совершенствованию ДОУ;
- внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы ДОУ:

- разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации;
- обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;
- доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись;
- контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные строки;
- изготовление и размножение документов;
- разработка номенклатуры дел, хранение дел;
- организация работы архива;
- повышение классификации работников службы ДОУ;
- контроль за работой с документами в структурных подразделениях.

Нормативные документы, регламентирующие работу службы ДОУ:

- положение о службе ДОУ;
- должностные инструкции работников службы ДОУ;
- инструкция по делопроизводству;

Должностной и численный состав службы ДОУ:

Руководители: заведующие службой и структурными подразделениями.
Специалисты: документовед, референт, редактор, секретарь.
Технические исполнители: машинистка, оператор организационной техники, технический секретарь, стенографистка.
Численность работников службы ДОУ зависит от объема документооборота.