Тема 2. Организационно-правовые документы.

Организационно-правовые документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работ, права и обязанности, ответственность руководства и специалистов предприятия.
Устав– правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.
Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).
Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.
Штатное расписание - документ, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, утверждаемый руководителем или вышестоящим органом. Штатное расписание применяется:
Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.
Договор(контракт)– документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.
Правила внутреннего трудового распорядка – документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудового кодекса РФ, действующего с 02.02.2002.

Распорядительные документы

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Приказы предприятия делятся на две основные группы:
-Приказы по основной деятельности (производственным вопросам);

-Приказы по личному составу (персоналу предприятия).

Распоряжение— правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.
Решение — документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.
Решения могут приниматься по разнообразным вопросам, входящим в компетенцию коллегиальных органов (собрания акционеров, совета директоров, научно-технического совета и др.),

 Информационно-справочные документы

Справочно-информационные документы предназначены для передачи информации от одного адресата к другому либо для фиксации каких-то информационных сведений. Эти документы могут не требовать исполнения, информации, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.
В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.
Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.
Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д.
При ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товаров акт составляет одно должностное лицо.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Виды докладных записок: инициативная, информационная, отчетная, внешняя, внутренняя.
Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (не содержит выводов и предложений).
Разновидностью является документ, который составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках (составляется рукописным способом).
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.Служебная переписка
Письмо (служебное письмо, деловое письмо, деловая корреспонденция)
– обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.
Основной признак, по которому письма выделяются в особую группу документов, — пересылка их по почте, с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Классификация переписки

По тематическому признаку:
1.деловое письмо (экономические, правовые, коммерческие и др. формы деятельности);

2.коммерческое письмо (заключение и выполнение коммерческих сделок, вопросы сбыта и снабжения)

По функциональному признаку:
1.требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение)

2.не требующие ответа (сопроводительное письмо)
По признаку адресата:
1.обычные

2.циркулярные (в несколько адресов, обобщенный адресат)

Виды писем
1.Сопроводительное письмо (выполняет функцию этикетки, прикладываемой к отправляемым документам для фиксирования факта отправки), письмо-подтверждение, письмо-напоминание, письмо-извещение, письмо-заявление,

2.Письмо-просьба, запрос;

3.Информационное письмо (сообщение о каком-то факте или мероприятии или пропаганда деятельности организации или различной продукции)

4.Письмо-извещение (Ставим Вас в известность; Сообщаем Вам...)

5.Рекламное письмо (описание рекламируемых товаров и услуг)

6.Письмо-напоминание (Напоминаем; просим ускорить)

7.Гарантийное письмо (2 части; просьба + подтверждение гарантий). (Просим изготовить... Оплату гарантируем)

8.Письмо-рекламация (претензия) (О возмещении ущерба).

9.Письмо-ответ.

10.Письмо-предложение (оферта) – предложение одного лица (оферента) о заключении договора с другим лицом (акцептантом) с указанием срока действия

11.Этикетные письма (поздравления; приветствия, приглашения, извинения, прощания, благодарственные письма, соболезнования) (рекомендуется оформлять рукописным способом).

Требования к тексту служебного письма: ясность,простота изложения,полнота информации,грамотность,уважительный тон изложения, четкость,краткость изложения, обоснованность аргументов.Письмо оформляют в 2-х экземплярах (1-й экз. на бланке отправляется адресату; 2-й подшивается в дело);

Нормы этикета деловой переписки
1.Бумага требуется хорошего качества, чистая, аккуратно обрезанная

2.Бланки для письма должны быть правильно оформлены

3.Листы нумеруют, кроме первых, только на лицевой стороне

4.Текст через полтора интервала

5.Желательно избегать переноса слов.

6.Письмо складывается текстом внутрь или не сгибая (посылаются в больших плотных конвертах)

7.На письмо следует дать ответ в течение 10 дней (в крайнем случае 30 дней)

8.Подпись от руки (факсимиле не допускается)

Телеграмма (телетайпограмма) — обобщенное название различных документов выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу.
Текст телеграммы отличается телеграфическим стилем, составляется в предельно сжатой форме.
Телефонограмма– обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (устно по каналам телефонной связи и записывается от руки)
Телефакс(факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи.