Унифицированная система внешнеторговой документации

§ оперативно-коммерческая документация;

§ товаросопроводительная документация;

§ расчетная внешнеторговая документация;

§ документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;

§ транспортная внешнеторговая документация;

§ экспедиторская внешнеторговая документация.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами. При создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации. Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок. Трафаретизация - это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерная для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией. Под деловой корреспонденцией в делопроизводстве понимается совокупность служебных писем, телеграмм (телефонограмм), которыми обмениваются предприятия.

Деловая корреспонденция разнообразного содержания пересылается по почте, в том числе электронной, и служит средством общения между предприятиями, организациями, частными лицами. Переписка занимает в объеме документации предприятия до 80%. В целях организации более эффективной работы предприятия, создаются сборники трафаретных текстов. При этом нередко многие тексты имеют по несколько запасных вариантов. Чтобы написать, например, письмо, следует подобрать нужный вариант текста, проставить цифры или фамилии и подписать. Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.

Особенности подготовки и оформления отдельных видов организационно-распорядительных документов (ОРД)

Системы и комплексы документации

Один документ – это единичный акт документирования факта или действия.
Система документации – совокупность документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих.
Самая общая, занимающая верхнюю позиции в комплексе систем — общегосударственная система документации, охватывающая все документы, возникающие и обращающиеся в стране. Их классифицируют по разным признакам: функциональному, отраслевому, уровням управления и т.д. Примеры функциональных систем документации: бухгалтерская, кадровая, архивная, организационная и др. Примеры отраслевых систем документации: медицинская, учебная, научно-исследовательская и др.
Однотипность значительного числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили выделить ряд систем документации и сформировать единые требования к этим системам документации.

Государственная система стандартов и технических условий (ГГС)
была разработана в 1965 г., включает государственные стандарты, которыми определяются основные цел и задачи стандартизации; организация и методика проведения работ по стандартизации в стране; порядок разработки и внедрения стандартов; внесения в них изменений; государственного надзора и контроля за внедрением и соблюдением.
Единая система технологической документации (ЕСТД)
установила общие требования, связанные с разработкой форм технологических документов, правила выполнения основных надписей, правила оформления документов с учетом их автоматизированной обработки, комплектность документов, терминологию требования к составу применяемых в документах системы классификаторов технико-экономической информации.
Единая система конструкторской документации (ЕСКД)
Единая система проектной документации на капитальное строительство
Единая система технической подготовки пр-ва
Единая система стандартов автоматизированных систем управления (ЕСС АСУ)
Единая система программной документации (ЕСПД)
Система стандартов по управлению, библиотечному и издательскому делу (СИБИД)
Единая система внешнеторговой документации
Единая система классификации и кодирования технико-экономическойи социальной информации (ЕСККТЭСИ)
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)
Унифицированные системы управленческой документации

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)
Унифицированная система банковской документации
Унифицированная система отчетно-статистической документации
Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия
Унифицированная система документации по труду
Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ
Унифицированная система внешнеторговой документации.
Каждая система включает в себя комплексы документов.

УСОРД включает в себя:

-Организационные документы

-Распорядительные документы

-Информационно-справочные документы

-Документация по личному составу.

Цель создания систем документации – привести к единообразию процессы создания, изготовления, обработки документной информации, использованной на предприятиях и организациях независимо от форм собственности, практикующих как традиционные, так и компьютерные технологии обработки документации, в пределах РФ.