Документальное оформление и учет поступления товаров и продукции общественного питания

1. Документальное оформление поступления и приемки товаров в организациях общественного питания

2. Документальное оформление отпуска товаров, предназначенных для изготовления продукции общественного питания, и товаров для последующей реализации без кулинарной обработки

3. Организация аналитического учета товаров в местах хранения и отчетность материально-ответственного лица в организациях общественного питания

4. Синтетический учет поступления товаров в организации общественного питания

1. Документальное оформление поступления и приемке товарных запасовзависит от способа их доставки и расчета. Чаще всего товарные запасы поступают автомобильным транспортом на основании товарно-транспортной накладной. Если при поступление товарных запасов транспорт не используется оформляется товарная накладная.

Закупка сельскохозяйственной продукции у населения оформляется закупочным актом. В закупочных актах обязательно указывается номер и дата документа выданного санитарно-гигиенической лабораторией, подтверждающего доброкачественность реализуемой продукции. При оприходование на склад товаров, приобретенных на основание выданных в подотчет денежных средств подотчетное лицо к закупочному акту – обязано приложить отчет об израсходованных суммах. При закупке продукции у населения в организации выписывается товарная накладная один экземпляр которой прикладывается к авансовому отчету, а второй экземпляр остается у материально-ответственного лица под чью ответственность товары переданы.

Если товары поступают из-за рубежа составляются следующие документы: международная товарно-транспортная накладная, счет-фактура с отметкой налогового органа Российской Федерации на поступившие товары, сертификаты происхождения, таможенные декларации, инвойсы и другие, при получение документов работники общественного питания проверяют наличие и правильность заполнения всех реквизитов, а также подписи ответственных лиц. Если при приемке обнаружено расхождение, то лицо, принимающее товары, должно составить акт о выявленных расхождениях. Если расхождений не выявлено, то в товаросопроводительных документах – ставится штамп организации и подпись о приемке товарно-материальных ценностей. Если организация общественного питания отказывается принимать товары, они принимаются на ответственное хранение на основании акта и отражаются по 002 счету. Товарные потери в пределах норм выявленные при приемке актируются, и претензия поставщику за недостачу не предъявляется. На недостачу сверх норм естественной убыли поставщику выставляется претензия.

2. Из кладовой сырье и товарыотпускаются на производство на основание требований в кладовую, форма которого рекомендована в приказе Министерства торговли Республики Беларусь №74 «Методические рекомендации по документальному оформлению и учету товарных операций в розничной торговли и общественном питание». Из кладовой сырье отпускается на производство в пределах суточной потребности исходя из плана меню и имеющихся запасов на начало дня.

План меню ежедневно накануне приготовления блюд составляется заведующим производства. В нем указываются наименования и номера блюд по сборнику рецептур (или по технологическим картам), их количество (при необходимости дается краткая характеристика блюд и гарниров). План меню подписывается заведующим производством. На основании плана меню заведующий производства рассчитывает количество продуктов, необходимых для приготовления запланированного ассортимента блюд. Именно на основании этого расчета заведующий производства выписывает требование в кладовую (в одном экземпляре). Требование в кладовую также утверждается руководителем организации, и является основанием для выписки товарной накладной на отпуск сырья из кладовой (в двух экземплярах). Один экземпляр товарной накладной – служит основанием для списания сырья со склада. Он подписывается заведующим производства и заведующим склада. Второй экземпляр товарной накладной служит основанием для оприходования продуктов на производстве. Кроме товарной накладной может заполняться и товарно-транспортная накладная. В указанных накладных оценка отпущенного сырья осуществляется по ценам кладовой.

Отчетностью материально-ответственного лица о движении товарных запасов является товарный отчет. Содержание товарного отчета аналогично розничной торговле. В том случае, если на производство продукты поступают миную кладовую, то их оприходование осуществляется на основании товарно-сопроводительных документов. Отпуск готовых изделий из производство в другие структурные подразделения оформляется «дневным заборным листом». Форма его рекомендована приказом №74 Министерством торговли Республики Беларусь. Дневной заборный лист выписывается в двух экземплярах на каждое материально-ответственное лицо, получающее продукцию из производства, подписывается главным бухгалтером и руководителем, а также регистрируется в специальном журнале и под роспись в этом журнале передается заведующим производством. При фактическом отпуске продукции из кухни заведующим производством проставляет в отдельной графе заборного листа время отпуска и количество переданных блюд. По окончании рабочего дня (смены) дневной заборный лист «закрывается», то есть в нем проставляется количество возвращенных (нереализованных блюд и изделий), подсчитывается итоговое количество отпущенных блюд и изделий, определяется их стоимость по учетным ценам производства и по ценам фактической реализации. И стоимость отпущенной продукции по продажным ценам – фиксируется прописью. Первый экземпляр дневного заборного листа – передается лицу, получившему изделие кухни, второй остается у заведующего производством.

В конце дня на основание дневных заборных листов на фактически отпущенную продукцию выписывается товарная накладная. Если отпуск изделий в другие структурные подразделения осуществляется только один раз в день или смену, то нецелесообразно оформлять дневной заборный лист.

Отпуск питания собственным работникам производится по акту. Итоговые данные по данному акту отражаются в акте (отчете) о продажи и отпуске изделий кухни. Также этот документ в некоторых организациях называют отчетом о движение продуктов и тары на кухне. В данном отчете материально-ответственное лицо (заведующий производством) указывает номер и дату каждого первичного документа, отражающего поступление сырья и продуктов на производство, возврат их в кладовую, передачу готовых изделий другим материально-ответственным лицам, стоимость питания персонала и актируемые товарные потери. При передачи в бухгалтерию данного отчета к нему также прикладывается экземпляр меню и при необходимости обеденного меню.

3. Аналитический учет товарныхзапасов в местах хранения осуществляется в разрезе материально-ответственных лиц. Так же учет может вестись по количественно суммовому признаку, по наименованию товарных запасов, по поставщикам и местам расходования. Аналитический учет осуществляется в карточках складского учета или в оборотно-сальдовых ведомостях в разрезе вышеназванных аналитических признаков.

В бухгалтерии при наличие системы автоматизированного учета товарных запасов также может использоваться карточка движения товарных запасов по наименованию.

Отчетность материально-ответственного лица на складе и производстве (смотри предыдущий вопрос).

При наличии пяти и более дневных заборных листов на отпуск продукции из кухни заведующим производством – должен составить их опись и в отчет вносить итоговые суммы отпуска готовых изделий с кухни. При передаче в бухгалтерию отчета бухгалтер подписывает экземпляр отчета материально-ответственного лица и осуществляет формальную проверку и проверку по существу данного товарного отчета. Этот механизм аналогичен проверке и обработке отчета о движении товаров в розничной торговле.

4. Методика учета поступления товаровв общественном питании зависит от их учетной оценки:

1) при учете товаров в кладовых по ценам приобретения:

Д41.1 К60

Д18 К60

При оприходование сельскохозяйственной продукции

Д41.1 К71

Если продукция поступает из цехов полуфабрикатов

Д41. К20

2) если учет товаров ведется по розничным ценам без НДС

Может использоваться счет 41.1(чаще всего) так и 41.2

Д41.1 К60

Д18 К60

Д41.1 К42.2

3) оценка товаров по розничным ценам с НДС

Аналогично предыдущему варианту, но в бухгалтерском учете добавляется Д41.1 К42.3

В том случае, если товар (сырье) приходуется непосредственно на производство (при отсутствие склада, или кладовой) их оценка как правило осуществляется по продажной (розничной) цене с наценкой общественного питания. В этом случае используется счет 20.