Первичные учетные документы учета труда и его оплаты

В СПК «Солодча» все финансово-хозяйственные операции, в том числе и начисление заработной платы, документально оформлены и обоснованы. Перечень первичных документов по учёту использования рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда и формы этих документов утверждены Приказом Минфина РФ от 24.12.2010 N 186н.

Первичный учёт численности персонала СПК «Солодча» осуществляется на основании следующих документов:

Приказ (распоряжение) о приёме работника (ов) на работу (ф. № Т-1) , применяется для оформления и учета, применяемых на работу по трудовому договору. Составляется лицом, ответственным за приём, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приёма на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определённой работы и др.).

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приёме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счёт работника.

Личная карточка работника (ф. № Т-2), заполняется на лиц, принятых на работу на основании приказа о приёме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщённых о себе работником.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. № Т – 5)  и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (ф. № Т – 5а), используется для оформления и учёта перевода работника (работников) на другую работу в организации. Заполняется работником кадровой службы с учётом письменного согласия работника, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счёте, вносится запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. № Т-6) , применяются для оформления и учёта отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами, организации, трудовым договором. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписывается руководителем СПК «Солодча» или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счёте и производится расчёт заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков (ф. № Т – 7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков всех работников структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков – сводный график. При его составлении учитывается действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника.

График отпусков, подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносят соответствующие изменения.

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (ами) (увольнении) (ф. № Т-8), применяется для оформления и учёта увольнения работника. Заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку.

На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счёте, трудовой книжке, производится расчёт с работником по форме № 61 «Записка-расчёт при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Приказ (распоряжение) о направлении работника (ов) в командировку (ф. № Т-9а), применяется для оформления и учёта направлений работника (ов) в командировку. Заполняется работниками кадровой службы, подписывается руководителем или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и места командировок.

Табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда (ф. № Т-12) , применяют для осуществления табельного учёта, контроля трудовой дисциплины и составления статистической отчётности по труду. Форма № Т-12 предназначена для учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы.

Табель учёта охватывает всех работников СПК «Солодча». Каждому из них присваивается определённый табельный номер, который указывается во всех документах по учёту труда и заработной платы. Сущность табельного учёта заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

Отметку о неявках или опозданиях в СПК «Солодча» делают в табеле на основании соответствующих документов – справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоя устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы – по спискам мастеров.

 Путевой лист грузового автомобиля (типовая форма №4-С), применяется для первичного учета работы грузового автотранспорта и начисления оплаты труда шоферам. Выписывается в одном экземпляре руководителем предприятия или же уполномоченным его приказом лицом. Также при выезде и возвращении путевой лист машины должны подписывать диспетчер-нарядчик, механик и водитель.

Невыход работника на работу в связи с болезнью оформляется листком о временной нетрудоспособности, то есть больничным листом. Лицевую сторону заполняет врач после осмотра больного, куда заносит дату составления, диагноз, фамилию, имя, отчество больного, режим и др.

Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т. п.), производятся по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку «Разовый расчёт по заработной плате.

Записка-расчёт при прекращении (распоряжении) трудового договора с работником (увольнении) (ф. № Т – 61), применяется для учёта и расчёта причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным им лицом. Расчёт причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

В целом первичный учёт в СПК «Солодча» соответствует требованиям нормативных актов по бухгалтерскому учету, однако имеют место недостатки:

1) заполняются не все строки и графы, предусмотренные бланками документов (например, путевой лист легкового автомобиля). Это может привести к отсутствию полной информации о хозяйственных операциях, что приведет к искажениям данных при их учете.

2) отсутствуют необходимые подписи, подтверждающие достоверность документа (например, расчетная ведомость, платежная ведомость). Такие документы и совершаемые на их основании операции могут быть признаны недействительными.

3) не прочеркнуты пустые строки и графы, вследствие чего в такие документы могут быть внесены записи, искажающие сущность операции (например, платежная ведомость, расчетная ведомость).