Організація служби контролінгу в корпорації (холдингу). Структура і склад служби контролінгу.

Організація контролінгової роботи здійснюється за такою схемою:

Президент – Вице-президент –Фінансовий директор– Служба контролінгу

„Мозковий центр” контролінгової роботи в корпорації знаходиться в керуючій компанії, де повинна бути зібрана найбільш сильна команда аналітиків. Окремі фахівці служби контролінгу корпорацій повинні контролювати підприємства (персональні куратори підприємств) і відповідати за організацію контролінгової роботи на підприємствах і своєчасне одержання зведених аналітичних форм по підприємству керівництвом корпорації. У той же час концентрація сильних фахівців в одному місці (у службі контролінгу корпорації) дає простір для командної роботи й обміну досвідом, спільного розв’язання складних методичних проблем. Кожен фахівець має можливість застосувати на своєму підприємстві всі кращі набутки інших підприємств корпорації. Служба контролінгу корпорації забезпечує також єдність у підходах і методиці контролінгу, з’являється деякий стандарт контролінгу в корпорації, що містить у собі перелік аналітичних таблиць, методів аналізу, кількості, якості і термінів аналітичних звітів, і якщо рівень цього стандарту досить високий, варто зобов’язати служби контролінгу всіх підприємств дотримувати його в роботі.

Як відомо, корпорації, як і окремі підприємства, розвиваються. Тому через якийсь час кількість підприємств і фірм в об’єднанні може досягти вже не декількох одиниць, а декількох десятків, і тоді для збереження керованості буде потрібне додаткове угруповання підприємств і, відповідно, зміна організаційної структури корпоративного об’єднання. Така зміна звичайно відбувається через децентралізацію функцій керування корпорацією і перехід до дивізіонної організаційної структури.

Принципи виділення дивізіонів у корпорації:

– продуктивний;

– географічний;

– по клієнтах.

Вибір принципу розподілу на дивізіони залежить від галузі діяльності корпорації, специфіки ринків, на яких вона працює, нарешті, від особистих якостей вищих менеджерів корпорації.

У службі контролінгу, що складається з трьох-чотирьох співробітників (контролерів), у кожного є свої посадові обов’язки, і кожен повинен дотримуватися командного принципу роботи. Велике аналітичне завдання співробітники служби контролінгу виконують усі разом, допомагаючи, один одному.

Досвід упровадження контролінгу на ряді великих підприємств показує, що раціональним є такий склад служби контролінгу:

Начальник служби контролінгу – найбільш кваліфікований фахівець з достатнім досвідом роботи на підприємстві, що „зсередини” знає, як організована бухгалтерія і плановий відділ на підприємстві.

Контролер – фахівець з управлінського обліку – фахівець, здатний до аналітичного мислення, що володіє теорією й інструментами контролінгу, що володіє високим рівнем ерудиції.

Контролер – куратор цехів – кваліфікований фахівець, знайомий з організацією роботи і проблемами всіх цехів підприємства, що розуміє суть роботи і технологічні аспекти роботи кожного цеху.

Контролер – фахівець з інформаційних систем – кваліфікований фахівець з відділу автоматизації, детально знаючий документообіг на підприємстві і здатний поставити задачу автоматизації контролінгової роботи.

Обов’язки начальника служби контролінгу:

– повинен знати бухгалтерський облік і розбиратися в технологічних питаннях роботи свого підприємства;

– несе відповідальність за вихідні документи, аналітичні розрахунки і прогнози перед своїм безпосереднім начальником – заступником директора з економіки (фінансовим директором), а також перед генеральним директором.

Обов’язки контролера – куратора цехів:

– розробка форм збору аналітичної інформації по цехах підприємства;

– збір аналітичної (планової і фактичної) інформації від цехів (центрів відповідальності);

– обробка й аналіз отриманих даних, розробка нормативів витрат по цехах і підтримка їхньої актуальності;

– розрахунок аналітичних показників роботи цехів і підприємств в цілому;

– прогнозування виторгу, витрат і прибутку за допомогою методики контролінгу;

– аналіз відхилень фактичних даних від планових, виявлення причин відхилення і установлення винних;

– складання аналітичних звітів для заступника генерального директора з економіки (фінансового директора).

Інформаційні потоки на підприємстві в системі контролінгу

Інформаційні потоки – це фізичне переміщення інформації від одного співробітника підприємства до іншого чи від одного підрозділу до іншого.

Система інформаційних потоків – сукупність фізичних переміщень інформації, що дає можливість здійснити будь-який процес, реалізувати певне рішення. Найбільш загальна система інформаційних потоків – це сума потоків інформації, що дозволяє підприємству вести фінансово-господарську діяльність.

Інформація, що збирається в системі контролінгу для обробки й аналізу, повинна відповідати таким вимогам:

– своєчасність, тобто інформація з витрат, виторгу, прибутку повинна надходити тоді, коли ще мається сенс її аналізувати;

– вірогідність (щоб не витрачати додаткові зусилля і час на перевірку інформації);

– елегантність (істотність), тобто інформація повинна допомагати приймати рішення;

– корисність (ефект від використання інформації повинен перекривати витрати на її одержання);

– повнота, тобто не повинно бути недоглядів;

– зрозумілість, тобто інформація не повинна вимагати значних зусиль для „розшифровки”;

– регулярність надходження.

Основні елементи витрат, з яких потрібно збирати інформацію:

– матеріали і малоцінні швидкозношувані предмети (МШП);

– заробітна плата;

– електроенергія, газ, вода;

– амортизація;

– послуги сторонніх організацій;

– послуги цехів один одному.