Системы контроля за фактическим состоянием запасов

Управление запасами, наряду с нормированием, предусма­тривает организацию контроля за их фактическим состоянием.

Контроль за состоянием запасов — это изучение и ре­гулирование уровня запасов продукции с целью выявления отклонений от норм запасов и принятие оперативных мер к ликвидации отклонений.

Необходимость контроля за состоянием запасов обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запаса.

На практике наиболее часто применяются два метода контроля.

Система с фиксированной периодичностью заказа - период, через который пред­приятие направляет заказ поставщику, не меняется. Контроль состояния запасов по этой системе осуществляется через равные промежутки времени по­средством проведения инвентаризации остатков. По результа­там проверки составляется заказ на поставку новой партии то­вара.

 Например, каждый по­недельник менеджер фирмы просматривает остатки товаров и заказывает их до заранее определенной максимальной нормы.

Размер заказываемой па.ртии товара определяется разностью между нормой максимального товарного запаса и фактического запаса. Поскольку для исполнения заказа требу­ется определенный период времени, то величина, заказываемой партии увеличивается на размер ожидаемого расхода за этот период.

Графически модель системы контроля за состоянием запаса фиксированной периодичностью заказа, представлена, на рис. 57.

Рис. 57. Система контроля за состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа

Рис. 58. Система контроля за состоянием запасов с фиксированным размером заказа

Рис. 59. Двухбункерная система контроля за состоянием запасов

Интенсивность спроса, характеризуемая углом наклона участ­ков линии, описывающей изменение запасов, в этой модели явля­ется величиной переменной. А поскольку заказ осуществляется че­рез равные промежутки времени, то величина заказываемой пар­тии в разных периодах также будет различна.

Естественно, применять эту систему можно тогда,

§ когда есть возможность заказывать партии различные по величине (например, в слу­чае применения контейнерной доставки заказываемого товара эта система неприменима).

§ Кроме того, систему не применяют, если доставка или размещение заказа обходится дорого. Например, если спрос за прошедший период был незначителен, то заказ также будет незначителен, что допустимо лишь при условии несущественности расходов, связанных с выполнением заказа.

§ Особенностью системы является то, что она допускает возникновение дефицита. Если спрос резко усилится  (то есть график круто уйдет вниз — участок Л), то запас закончится до наступления сро­ка подачи заказа.. Это означает, что система применима, когда возможные потери от дефицита для предприятия также несуще­ственны.

На практике по данной системе можно заказывать один из многих товаров, закупаемых у одного и того же поставщика, товары, на которые уровень спроса относительно постоянен, ма­лоценные товары и т. д.

Система с фикси­рованным размером заказа -  товар заказывается, как только его запас достигнет заранее определенного ми­нимального значения. При этом размер заказываемой партии все время один и тот же. Интервалы времени, через которые производится разме­щение заказа, в этом случае могут быть разные (рис. 58).

Нормируемыми величинами в этой системе являются вели­чина заказа, размер запаса в момент размещения заказа (так называемая точка заказа) и величина страхового запаса. Заказ на поставку размещается при уменьшении наличного запаса до точки заказа. Как следует из чертежа, после размещения заказа, запас продолжает уменьшаться, так как заказанный товар при­возят не сразу, а через какой-то промежуток времени t. Величина запаса в точке заказа, выбираются такой, чтобы в нормальной, ра­бочей ситуации за время t запас не опустился ниже страхового. Если же спрос непредвиденно увеличится (линия графика, рез­ко пойдет вниз участок А графика), или же будет нарушен срок поставки (участок В графика), то начнет работать страховой запас (причины 2 и 3 образования страхового запаса). Коммерческая служба предприятия в этом слу­чае должна принять меры, обеспечивающие дополнительную по­ставку. Как видим, данная система контроля предусматривает защиту предприятия от образования дефицита.

На практике система контроля за состоянием запаса с фик­сированным количеством заказа применяется преимущественно в следующих случаях:

— большие потери в результате отсутствия запаса;

— высокие издержки по хранению запасов;

— высокая стоимость заказываемого товара;

 — высокая степень неопределенности спроса;

— наличие скидки с цены в зависимости от заказываемого количества.

Система с фиксированным размером заказа предполагает не­прерывный учет остатков для определения точки заказа. При на­личии широкой номенклатуры материалов (или ассортимента — для торгового предприятия) необходимым условием применения системы является использование технологии автоматизирован­ной идентификации штриховых кодов.

Рассматриваемую систему иногда называют «двухбункер­ной», так как запас хранится как бы в двух складах-бункерах (на рис. 59 бункеры 1 и 2). Вначале удовле­творение спроса осуществляется из первого бункера (рис. 59а). Окончание запасов в этом бункере является точкой заказа. В этот момент для снабжения потребителя открывается второй бункер, одновременно поставщику направляется заказ (рис. 596). В момент прибытия заказанного товара во втором бункере дол­жен оставаться запас не ниже страхового (рис. 59в). При распре­делении поступившего от поставщика, заказа вначале полностью заполняется второй бункер. Оставшееся количество использует­ся для заполнения первого.

Данная модель позволяет наглядно представить себе теку­щий запас, так как здесь — это то количество запаса, которое физически вытекает из обоих бункеров, обеспечивая непрерыв­ность производственного или торгового процессов между очеред­ными поставками.