Согласование цели с ключевыми руководителями предприятия и документирование её.

Анализ текущей ситуации на предприятии

Необходимо поговорить с людьми, которые занимают ключевые места в будущей логистической цепочке и выяснить: виды входных и выходных документов на каждой стадии, кто за что отвечает, основные проблемы.

После такого анализа, например, выясняется, что взгляд исполнителей или средних руководителей на свои обязанности не совпадает с мнением генерального директора.

Формулируются ключевые параметры, по которым будут оцениваться результаты проекта в целом и деятельность подразделений.

Например, сейчас обработка заказа происходит за сутки, а в результате внедрения проекта мы должны обрабатывать заказ за 8 часов и т.д.

Показатели могут быть временные, стоимостные. Можно запланировать ряд этапов для достижения поставленной задачи и ключевые параметры на каждом этапе.

Возможные параметры для оценки результатов проекта:

ü для дистрибуторских компаний важно время от получения заказа до отгрузки (доставки) продукции потребителю

ü для производства – время от закупки сырья и материалов до поступления их в производство

ü соотношение оборота компании и числа служащих в бухгалтерии

ü другие

Формулируется единое видение того, что есть, как должно быть и что следует изменить

Главное, надо отслеживать, насколько улучшается работа и приближается ли поставленная цель. Выявляются проблемы. Готовится отчет. Для утверждения и рассмотрения отчета созывается общее собрание, где многое выясняется и уходит не только ряд проблем, но и часть агрессии, так как становится понятно, почему какой-то отдел нам что-то в срок не выдает, находится решение многих проблем. Люди начинают понимать проблемы не только своего отдела

 Для западного руководителя не составляет труда получить реальную картину предприятия в любой момент, так как там все помешаны на документировании: каждый шаг менеджера сопровождается бумагой, в итоге складывается огромная корпоративная память. Приучить к этому наших работников трудно, но без этого поставить на предприятии логистику невозможно. Для большинства предприятий стоит, прежде всего, непростая задача компьютерного обучения персонала и еще более сложная - принуждение его к каждодневному занесению в компьютер всей необходимой информации.

Постепенно, объясняя цели проекта и ценность, которую он принесет компании, надо превращать людей из противников проекта в сторонников. Саботаж надо ломать. Но лучше если союзники будут появляться естественным образом. Ничего не должно быть навязано одним руководителем или группой высших руководителей. В СП западная сторона часто навязывала что-то российской и все быстро разлаживалось из-за сопротивления персонала.

После того, как проект запущен, схему бизнес-процесса необходимо постоянно менять, она не должна быть догмой. Тем более в быстро меняющихся российских условиях. Меняется документооборот, меняются финансовые потоки, логистика. Но важно чтобы какие – то основные параметры оставались неизменными: время или стоимость или что-то другое.

Максимальную осторожность следует проявлять и в вопросах приобретения технических средств – персонал не может слишком быстро реагировать на изменение ситуации. Если была бумажная бухгалтерия, стоит закупить 1С, а не программу за млн.₤

 2. Виды информационных систем в логистике

информационная система — это определенным образом организованная совокупность взаимо­связанных средств вычислительной техники, различных спра­вочников и необходимых средств  программирования, обеспечи­вающая решение тех или иных функциональных задач (в логи­стике — задач по управлению материальными потоками).

На уровне отдельного предприятия информационные систе­мы подразделяются на три группы: плановые, диспетчерские, оперативные.

Плановые информационные системы -  создают­ся на административном уровне управления и служат для принятия долгосрочных решений стратегического характера:

— создание и оптимизация звеньев логистической цепи;

— управление условно-постоянными малоизменяющи­мися данными;

— планирование производства;

— общее управление запасами;

— управление резервами и другие задачи.

Диспетчерские информационные системысо­здаются на уровне управления складом или цехом и служат для обеспечения отлаженной работы логистических систем. Здесь могут решаться следующие задачи:

— детальное управление запасами (местами складирования);

— распоряжение внутрискладским (или внутризаводским) транспортом;

— отбор грузов по заказам и их комплектование, учет отпра­вляемых грузов и другие задачи.

Оперативные информационные системы работают в реальном масштабе времени, кото­рый позволяет получать необходимую информацию о движении грузов в текущий момент времени и своевременно выдавать со­ответствующие административные и управляющие воздействия на объект управления. Эти системы решают задачи, связанные с контролем материальных по­токов, оперативным управлением обслуживания производства, управлением перемещениями.

В информационной логистике выде­ляют три уровня (рис. 50).

Первый уровень — рабочее место, на котором осуществляет­ся логистическая операция с материальным потоком, т. е. пере­двигается, разгружается, упаковывается грузовая единица.

Второй уровень — участок, цех, склад, где происходят процессы транс­портировки грузов, размещаются рабочие места.

Третий уровень — система транспортирования и перемеще­ния в целом, охватывающая цепь событий, за начало которой можно принять момент отгрузки сырья поставщиком. Оканчи­вается эта цепь при поступлении готовых изделий в конечное потребление. Сквозное планирова­ние в цепи «сбыт—производство—снабжение» позволяет создать эффективную систему организации производства, по­строенную на требованиях рынка.

Информационные си­стемы, относящиеся к различным группам, интегрируются в единую информационную систему. Преимущества интегрированных информационных систем заключаются в следующем:

— возрастает скорость обмена информацией;

— уменьшается количество ошибок в учете;

— уменьшается объем непроизводительной, «бумажной» ра­боты;

— совмещаются ранее разрозненные информационные блоки.

Обработка логистической информации осуществляется в вычислительных центрах или в отделах на рабочих местах специалистов.